Qué es la gestión de la carga de trabajo para una dirección eficaz del equipo

Si algunos miembros del equipo tienen demasiada carga de trabajo, no serán tan productivos como antes, y algunos empleados siguen buscando una oportunidad para compartir sus ideas innovadoras, pero no la encuentran.

Así pues, un gestor de proyectos debe saber qué es la gestión de la carga de trabajo y por qué es necesaria.

¿Qué es la gestión de la carga de trabajo?

La gestión de la carga de trabajo no es más que la distribución equitativa del trabajo entre los miembros del equipo con una asignación adecuada del tiempo. Antes de iniciar cualquier proyecto, hay que saber si el equipo tiene capacidad para llevarlo a cabo o no. Todo gestor de proyectos debe aprender qué es la gestión de la carga de trabajo y cómo puede gestionar la carga de trabajo entre los miembros del equipo para que sean más productivos e innovadores.

A veces, cuando un empleado que da lo mejor de sí mismo tiene demasiada carga de trabajo, no puede mostrar su mejor rendimiento. Una mayor carga de trabajo no sólo afecta a la capacidad de trabajo, sino también a la salud de esa persona.

La gestión de la carga de trabajo incluye los siguientes aspectos que debe gestionar un gestor de proyectos.

Considerar la categorización y la organización como clave del éxito

Para completar cualquier trabajo, hay que buscar la estrategia adecuada, como convertir el trabajo en pequeños trozos y organizarlos según su importancia. Cuando un gestor de proyectos divide el trabajo en trozos, debe clasificarlos como más importantes y urgentes. Sería fácil elegir primero la primera tarea y luego la siguiente.

Gestión proactiva del equipo.

En segundo lugar, es importante desarrollar buenas relaciones con los miembros del equipo para hacerles sentir que estás aquí para guiarles y apoyarles en el trabajo, no para dictarles. Como gestor de proyectos, eres responsable de animar a tu equipo para que aumente su energía.

Programar las tareas con una fecha límite

Tener en cuenta los plazos es algo fundamental en la gestión de la carga de trabajo. Si defines plazos para cada empleado, serán más responsables y productivos.

Seguimiento de los progresos

El seguimiento del progreso de un proyecto permite saber si cada miembro del equipo va por buen camino o no. Si no es así, averigua el motivo. Puedes discutir la carga de trabajo y el plazo. Suele ser un obstáculo superar los plazos.

Uso eficaz de los recursos

Sin duda, ha contratado empleados para trabajar, pero las máquinas están aquí para ayudarles en esta era de la tecnología. Por lo tanto, asegúrese de proporcionar todos los recursos que su empleado necesita para completar la tarea.

¿Cómo puede un gestor de proyectos gestionar proactivamente la carga de trabajo?

Un gestor de proyectos debe trabajar de forma proactiva gestionando el tiempo, el equipo y las tareas para que su empresa sea más productiva. La gestión de la carga de trabajo es posible cuando los gestores siguen algunos consejos y trucos.

- Identificación de la carga de trabajo exacta

Cuando sepas qué es la gestión de la carga de trabajo, podrás identificar mejor la carga de trabajo del proyecto. Puedes dividir la carga de trabajo del proyecto entre los empleados de los distintos departamentos. Los ingenieros desarrollarán el plano de un edificio, la mano de obra lo construirá, el responsable financiero se ocupará de los gastos y el departamento de transporte importará y exportará los recursos.

- Seguimiento de los miembros del equipo con más y menos trabajo

Cuando no se planifican y desarrollan estrategias para hacer frente a la carga de trabajo, no se está seguro de la distribución de la misma. Debido a ello, sobrecargas a algunos empleados y dejas a otros con una carga de trabajo demasiado baja. Tienes que averiguar cuáles son los miembros del equipo con más trabajo e intentar equilibrarlo para que puedan mostrar su extraordinario rendimiento.

- Visualización y gestión de la carga de trabajo con Instagantt

Con la ayuda de la vista de carga de trabajo de Instagantt, los gestores de proyectos pueden distribuir fácilmente las tareas de forma equitativa entre los miembros del equipo, de modo que nadie tenga un rendimiento excesivo o insuficiente. Le ayudará a gestionar las tareas de forma más eficiente y obtendrá una mayor productividad. Con la opción de vista de todos los proyectos en Instagantt, puede ver fácilmente el progreso y cómo podría gestionar mejor los proyectos en el futuro.

- Dividir la carga de trabajo en pequeñas tareas

Para reconocer la carga de trabajo real, debe dividir el trabajo en los departamentos pertinentes y, a continuación, asignarlo a los miembros del equipo correspondientes.

- Organización de las tareas y del equipo

Es necesario que tu equipo esté organizado, y esto es posible cuando las tareas están organizadas. Si tienes una lista de tareas y miembros del equipo frente a cada tarea específica, puedes encontrar la frecuencia y equilibrar la carga de trabajo si hay algún problema.

- Categorización de tareas y búsqueda de las grandes piedras

Al dirigir un equipo de respuesta mientras trabaja en un proyecto, debe conocer la importancia de cada tarea y discutirla con su equipo. Así pues, clasifique las tareas en 4 cuadrantes:

- Urgente, importante

- Urgente, no importante

- Importante, no urgente

- No es importante, no es urgente

Cuando tu equipo aprenda a clasificar sus tareas diarias en estos cuatro cuadrantes, no se sentirá abrumado y podrá completar fácilmente su tarea cumpliendo el plazo establecido.

- Planificar pensando en las consecuencias

La gestión de la carga de trabajo es complicada y hay que manejarla con tacto. Si tienes las cosas claras antes de asignar las tareas a los miembros de tu equipo, aumentarás las posibilidades de éxito.

- Desarrollar estrategias para gestionar el estrés

Cuando hay más trabajo en el lugar de trabajo, hay más estrés alrededor. Es imposible seguir trabajando con la misma estrategia y agotando la energía. Así que la gestión del estrés es necesaria para mantener un entorno laboral saludable.

- Mantener a su equipo motivado y fresco

No dejes que baje la moral de tu equipo por una distribución desigual de la carga de trabajo. Si la carga de trabajo de algún miembro del equipo es superior a su capacidad, distribúyala entre otros que tengan poca carga de trabajo.

- Tener en cuenta las necesidades de los empleados cuando están en el trabajo

Para la gestión de la carga de trabajo, puede hacer algo más para que sus empleados satisfagan sus necesidades, por ejemplo, si necesitan un software o una máquina para realizar sus tareas con facilidad, debe proporcionárselos. Les ayudará a gestionar su trabajo.

- Gestión de la salud de los empleados

Otra cosa para la gestión de la carga de trabajo es conceder algunos permisos retribuidos, algunos viajes, comidas o cenas para que puedan quemar el estrés con el que han llenado todo el mes o la semana.

¿Por qué necesitan los gestores de proyectos gestionar la carga de trabajo?

¿Sigue pensando por qué un gestor de proyectos debe saber qué es la gestión de la carga de trabajo y cuál es su utilidad? A continuación le ofrecemos algunos puntos alentadores.

Desarrollar un entorno saludable en el lugar de trabajo.

Si un gestor de proyectos gestiona adecuadamente la carga de trabajo, los empleados tendrán un ambiente saludable en el lugar de trabajo porque no habrá conflictos sobre favoritismos o relajación para algunos miembros.

Equilibrar la carga de trabajo de cada empleado.

Cada empleado tendría la misma carga de trabajo, por lo que estaría más satisfecho y tranquilo. 

Para evitar faroles

Cuando la carga de trabajo esté equilibrada entre los miembros del equipo y nadie esté demasiado agotado, no habrá faroles.

Para obtener ideas innovadoras.

Las mentes frescas aportan ideas creativas e innovadoras, y esto es posible cuando un gestor de proyectos gestiona adecuadamente la carga de trabajo. Una mente agotada no puede pensar de forma creativa, sino que encuentra formas de deshacerse de montones de trabajo.

Mantener la energía de los empleados.

Una carga de trabajo equilibrada no permite que ningún empleado pierda su energía gestionando tareas que no están bajo su control pero que tiene que hacer. Ayudará al empleado a mantenerse fresco y con energía hasta el final del día.

Mejorar el volumen de negocio de la empresa.

Cuando los empleados gozan de buena salud y son innovadores, la empresa seguramente mejorará su facturación anual lanzando muchos proyectos de éxito.

Aspectos a tener en cuenta al planificar la gestión de la carga de trabajo

Las dotes de liderazgo son necesarias para cualquier directivo, ya que dirige un equipo y sirve de ejemplo a sus empleados. Por lo tanto, debe pensar en el fin antes de tomar cualquier iniciativa. Del mismo modo, cuando un gestor de proyectos sabe qué es la gestión de la carga de trabajo y quiere adoptar esta estrategia, debe tener en cuenta algunos aspectos importantes.

Necesidades de la empresa

La prioridad deben ser las necesidades de la empresa. Un gestor de proyectos debe conocer las expectativas de una empresa para este proyecto. Debe conocer el lema y el objetivo de la empresa al iniciar el proyecto. Por lo tanto, debe desarrollar las estrategias en consecuencia.

Necesidades de los trabajadores

En segundo lugar, lo más importante es que los empleados se sientan cómodos y frescos en el trabajo. Por eso, el jefe de proyecto debe comprender las necesidades de los empleados para que se sientan cómodos en el lugar de trabajo. De este modo, les hace un favor y los fideliza a la empresa.

Índice de productividad

Una empresa espera hacerlo mejor que la última vez, por lo que elabora nuevas estrategias para ser más productiva. Un gestor de proyectos se encarga de calcular el índice de productividad con diferentes cargas de trabajo.

Coordinación con el equipo

Cuando se es gestor de proyectos, lo que se busca es la gestión de la carga de trabajo. Debe tener en cuenta la coordinación con su equipo. Si le falta algo, debe salvar esta distancia para poder conocer el problema en el lugar de trabajo relacionado con la carga de trabajo.

Las diferencias entre demasiado y demasiado poco

No hay que descuidar la diferencia entre los empleados con demasiada carga de trabajo y los que no la tienen. Puede crear graves conflictos y arruinar el decoro del lugar de trabajo.

Conclusión

Para hacer del lugar de trabajo un lugar productivo, hay que saber qué es la gestión de la carga de trabajo y cómo es útil para que un proyecto tenga éxito.