¿Qué es un análisis coste-beneficio?
En resumen, un análisis coste-beneficio es una forma de determinar cuáles son los costes de la propuesta de proyecto que estás estudiando en comparación con los beneficios. Parece sencillo, pero en realidad puede llevar bastante tiempo. Sólo tienes que asegurarte de que sabes en qué te estás metiendo y cómo va a funcionar todo a largo plazo. De este modo, se asegurará de tomar una decisión acertada tanto para el presente como para el futuro de su empresa.
Tendrás que hacer una lista de todos los gastos asociados al proyecto y de los beneficios que obtendrías si lo llevaras a cabo (cobrar es un beneficio). A continuación, puedes determinar cuatro cosas:
- Retorno de la inversión
- Tasa interna de rendimiento
- Valor actual neto
- Periodo de amortización
Cuando hayas seguido todos los pasos y hayas hecho todos los cálculos, tendrás una buena idea de lo que debes hacer y de si debes aceptar el proyecto o no.
¿Por qué hacer un análisis coste-beneficio?
Es posible que quieras hacer un análisis coste-beneficio si eres un gestor de proyectos que se está preparando para asumir cualquier tipo de proyecto. Después de todo, querrás saber en qué te estás metiendo y si estás tomando o no una decisión empresarial acertada. Tienes que comprobar toda la información y los datos para asegurarte de que es exactamente lo que vas a tener y de que no tienes que preocuparte por los riesgos potenciales. Al menos, no tendrás que preocuparte tanto por ellos.
Con un análisis coste-beneficio, vas a evaluar todos los datos que puedas obtener sobre un proyecto, tarea o responsabilidad concretos. A partir de ahí, puedes ver si la tarea realmente va a valer la pena por la cantidad de tiempo y dinero que se necesita para completarla. Compare cuánto le costará en tiempo, esfuerzo, mano de obra, etc. ejecutar esa tarea. A continuación, calcule cuánto dinero ganará o ahorrará después de haberla puesto en marcha. ¿Ese coste te compensará o te dará algún tipo de bonificación si lo haces?
Si es así, lo más probable es que lo estés haciendo bien y que te beneficies de la tarea o el proyecto. Tu empresa saldrá al menos igual de bien que antes y, potencialmente, incluso por delante en una pequeña (o gran) cantidad. Pero no lo sabrías si no hubieras hecho primero el análisis coste-beneficio. Tienes que saber cuál es el bien potencial que se deriva de este tipo de trabajo. Pero, ¿cómo vas a realizar este tipo de análisis? ¿Y cómo asegurarse de que se dispone de toda la información necesaria para hacerlo correctamente?
Pasos para un análisis coste-beneficio
¿Está listo para realizar un análisis coste-beneficio de un proyecto que debe llevarse a cabo en su empresa? ¿Estás pensando en emprender un proyecto pero no estás seguro de si realmente va a ser una buena idea? Pues bien, es el momento perfecto para repasar cada uno de estos 10 pasos para averiguar lo que necesitas saber y asegurarte de que cualquier decisión que tomes te va a encaminar a ti y a tu empresa en la dirección correcta, hacia ganar dinero en lugar de perderlo.
1. Conocer las metas y los objetivos.
El primer paso es asegurarse de que sabe exactamente lo que quiere conseguir con el proyecto. ¿Estás plenamente informado de lo que implicará exactamente este proyecto? Eso significa que tienes que conocer todos los detalles de lo que tu jefe, tu cliente o cualquier otra persona espera que hagas para poder presupuestar el proyecto con precisión y determinar si realmente va a merecer la pena la inversión que vas a hacer. Si no lo sabes todo, puedes calcular mal tu análisis y tomar una decisión equivocada sobre un proyecto.
2. Conocer las alternativas.
¿Qué podrías hacer si no hicieras este proyecto? ¿Hay alguna otra forma de realizar el mismo proceso u obtener el mismo resultado? ¿Cómo sería? Si no aceptaras este proyecto de este cliente, ¿podrías aceptar otro proyecto de otro cliente? ¿Cómo sería? Asegúrate de que entiendes perfectamente a qué estás renunciando o contra qué estás decidiendo al elegir este proyecto en lugar de algo diferente o un método distinto.
3. Conocer a las partes interesadas.
Tienes que saber quién tiene realmente un interés o un papel en este proyecto. No querrás tomar una decisión basándote en información errónea. ¿Para quién está haciendo este proyecto? ¿Quién lo necesita? ¿Por qué es importante para ellos? Asegúrate de que conoces a todas las personas que van a participar en el resultado o que se verán potencialmente afectadas por él. Eso te hará sentir mucho mejor y sin duda mejorará tu comprensión del proyecto en general. Haz una lista de todas esas personas y comprueba que está completa.
4. Saber cómo se mide.
¿Cómo vas a medir cada una de las diferentes partes del proceso? ¿Cómo va a controlar aspectos como el coste de los materiales o la mano de obra? Tienes que saber exactamente cómo controlar y mantener los informes de tu proyecto y asegurarte de que los vas a presentar correctamente. Si se establecen las cosas desde el principio, se puede medir todo como se quiera, pero tiene que estar bien establecido y entendido desde el principio, para que no haya malentendidos sobre los resultados.
5. Conocer el resultado.
Echa un vistazo a los costes asociados al proyecto y asegúrate de tenerlo todo en cuenta. Hay que asegurarse de que incluso las cosas más pequeñas se suman a los costes totales. A continuación, hay que analizar todos los beneficios asociados al proyecto. Una vez más, no importa lo pequeños que sean esos beneficios. Hay que tener en cuenta cada uno de ellos para comprender mejor en qué nos estamos metiendo.
6. Conocer la moneda común.
A continuación, tienes que presentar los costes y los beneficios de forma que tengan sentido cuando los compares entre sí. Eso significa que tienes que ponerlos en un formato que facilite mostrar las similitudes. ¿El coste va a ser de 10 horas de su tiempo? Es probable que tenga que convertirlo en valor monetario para que pueda ver cómo se compara con el valor monetario que va a obtener a cambio. Si se comparan 10 horas de tiempo con 10.000 dólares, es difícil obtener una representación exacta.
7. Conozca su tipo de descuento.
Tienes que echar un vistazo a la tasa de descuento del proyecto, que va a ser un porcentaje del saldo que tienes mientras haces tus cálculos. Si no conoces la tasa de descuento podrías representar de forma inexacta algunos de tus números y eso podría afectar al resultado que encuentres con tu análisis coste-beneficio. Este va a ser tu interés, así que querrás saber a cuánto asciende cuando estés haciendo el balance de todo lo demás que necesitas.
8. Conozca el valor actual neto de las opciones del proyecto.
Cuando calcules esta cifra, vas a restar las salidas de caja actuales de las entradas de caja actuales durante un periodo de tiempo determinado. Tu valor actual neto será la cifra que quede. Esto te ayudará a determinar si estás tomando una decisión acertada en términos financieros. Puedes ver lo que entra y lo que sale y luego calcular lo que te sobra en general, y compararlo durante un periodo de tiempo determinado. Esto te ayudará a crear una base.
9. Conozca su análisis de sensibilidad.
¿Hasta qué punto es seguro o incierto el resultado que vas a obtener de este proyecto o proceso? Con este gráfico vas a ver la incertidumbre de los resultados en función de la incertidumbre de los insumos. Te ayudará a comprender mejor si tienes garantizado un determinado resultado o beneficio si llevas a cabo el proyecto o la tarea o si todavía hay un nivel de incertidumbre en los resultados que vas a obtener. Esto puede influir en si merece la pena arriesgarse o si, al final, prefieres dejarlo pasar.
10. Conozca su decisión.
Una vez que hayas analizado todos estos aspectos, tendrás que tomar una decisión sobre lo que quieres hacer. Al fin y al cabo, quieres asegurarte de que estás tomando la decisión correcta y eso va a requerir un poco de investigación y tiempo. Míralo todo. Haz todos tus cálculos. Luego tome la decisión que le parezca más adecuada para usted y su empresa. Puede que para otros no tenga sentido. Pero si tiene sentido para usted, entonces será la opción correcta. Decidas lo que decidas.
Evaluar aún más
A la hora de seguir evaluando, es posible que también quieras fijarte en hechos como cuáles serán los efectos para los usuarios, los no usuarios, los que participan en el proyecto, etc. Fíjate en los posibles beneficios sociales, emocionales, monetarios y de otro tipo. Analice el tiempo invertido y cómo se recuperará en el futuro. Si el proyecto no va a tener un beneficio inmediato, también tendrá que pensar en cuánto tiempo va a tardar en cosechar los beneficios asociados al proyecto.
¿Funciona?
En general, el proceso de análisis coste-beneficio tiene muchas ventajas. Y si lo haces correctamente, puedes obtener una representación muy precisa de todo lo relacionado con tu proyecto. Sólo tienes que asegurarte de que sigues el proceso y de que introduces toda la información que necesitas. Si no pones números inexactos o no añades todos los números podrías encontrarte luchando para tomar la decisión correcta y más luchando para obtener una comprensión exacta. Eso podría conducir a malas decisiones.
Si estás pensando en utilizar el análisis coste-beneficio, asegúrate de que lo haces bien. Y asegúrate de utilizar diagramas de Gantt, como los disponibles en Instagantt, para ayudarte a hacerlo. Podrás registrar todas las partes de tus proyectos de una forma mucho más fácil de entender y que te ayudará a ti y a todo tu equipo a estar al tanto de los detalles.
