Todo lo que necesita saber sobre la Matriz de Gestión del Tiempo

Todos realizamos algunas tareas en nuestra vida profesional y personal. En nuestra vida personal, no tenemos que rendir cuentas a nadie, pero en la vida profesional, tenemos que rendir cuentas a nuestra organización o jefe. Tenemos que pensar de forma práctica y organizarnos para cumplir nuestras tareas.

Cuando hablamos de proyectos, seguimos un calendario durante el cual tenemos que completar una determinada tarea o trabajo. El gestor de proyectos debe conocer la matriz de gestión del tiempo. Adoptando una matriz de gestión del tiempo, no sólo puede hacer su trabajo a tiempo, sino que puede adoptar el hábito de ser organizado.

Matriz de gestión del tiempo: Una forma de gestionar las tareas sin problemas

Muchas empresas de éxito siguen los siete hábitos de Stephen Covey y adoptan la matriz de gestión del tiempo para conseguir una fórmula de éxito. La gestión del tiempo no consiste únicamente en anotar la hora de inicio y la de finalización. Se trata de decidir el tiempo y luego utilizarlo de forma productiva para completar las tareas en su tiempo.

 La matriz de gestión del tiempo te ayuda a organizar las tareas, categorizarlas y luego hacerlas según su importancia y urgencia. Si empiezas un proyecto, no lo dividas en pequeños trozos y empieces a trabajar sobre la materia prima. No podrás completarlo de la forma adecuada.

Observamos la naturaleza, que muestra que todo está organizado y programado, y que nada se sale del camino. ¿No crees que nosotros también necesitamos algunos trucos para organizarnos y afrontar de forma proactiva cualquier situación si nos llega trabajo urgente?

Hay que categorizar y seguir trabajando en lo que exige tu atención continuamente y hacer a tiempo lo que sólo es urgente. Los cuatro cuadrantes siguientes te ayudarán a organizar las tareas, sobre todo en tu vida profesional, y te permitirán elegir la correcta en primer lugar.

Cuadrante 1: Poner en primer lugar

El primer cuadrante se refiere a las tareas urgentes e importantes. Tenemos diferentes categorías de tareas que tenemos que hacer a tiempo, que también son importantes. Estas tareas requieren nuestra rápida atención. De lo contrario, podemos sufrir graves pérdidas.

Por ejemplo, si estuviera tranquilamente celebrando una reunión importante en su despacho y de repente oyera un alarmante ruido de fuego. ¿Qué preferirías hacer? ¿Seguir con la reunión o pedir que busquen los extintores para controlar el fuego? Es el momento de decidir qué es importante y urgente.

Esta emergencia requiere más atención, y tienes que trabajar en ella en comparación con la reunión. Usted puede posponer su reunión para otro, pero no se puede como el fuego a para usted antes de extenderse.

Cuadrante 2: Programar grandes rocas

En el segundo cuadrante pondrás aquellas tareas y actividades importantes que suelen formar parte de los objetivos a largo plazo. Estas tareas necesitan tu planificación a largo plazo para que puedas alcanzar tu objetivo al final de un periodo determinado.

Por ejemplo, si estás trabajando en un proyecto y un proyecto largo no suele tener una fecha y un día definidos, puedes decidir un plazo como un año o seis meses. Planificarás este proyecto en consecuencia utilizando diagramas de Gantt mensuales y otra lista de tareas diarias. No es necesario que siga un plazo exacto, pero sí un tiempo fijo. Puedo incluir el mantenimiento de tu salud, caminar, hacer ejercicio, mantener relaciones, etc.

Cuadrante 3: Distracciones para llamar la atención

En el tercer cuadrante ponemos las tareas que son urgentes pero no importantes. Necesitamos hacer cosas que no son importantes pero sí urgentes, así que las ponemos en el cuadrante 3. Por ejemplo, pagar facturas de servicios públicos, necesitamos sacar tiempo para atender una llamada de la oficina cuando estamos con la familia después de la oficina. Tienes que definir tus tareas urgentes pero no importantes.

Cuadrante 4: Eliminar el despilfarro

Si hablamos del cuadrante 4, se trata de cosas que suelen ser una pérdida de tiempo, pero seguimos haciéndolas. Estas cosas forman parte de nuestras vidas, como utilizar las redes sociales en el teléfono, ver la televisión o jugar. No podemos sustraerlas totalmente, sino colocarlas en el cuadrante 4 e intentar pasar el menor tiempo posible en este cuadrante. Así que puedes llamar a este cuadrante el cubo de basura de tus tareas.

Formas de gestionar la matriz de gestión del tiempo

Cuando se conoce una matriz de gestión del tiempo, hay que saber utilizarla eficazmente. Por lo tanto, aquí hay algunos consejos para utilizar o gestionar la matriz de gestión del tiempo que se dan a continuación.

- Enumerar las tareas con plazos

Antes de jugar con la matriz de gestión del tiempo, debes tener muy claro el plazo de las tareas asignadas. En primer lugar, debes elaborar una lista de las tareas que vas a realizar a lo largo del mes, cada día o después de hacer una pausa. No olvides escribir la fecha límite delante de cada tarea. Al hacerlo, sabrás qué tarea tiene un plazo cercano y, además, es importante. Además, mejorará tu capacidad de planificación.

- Identifica tus grandes rocas.

El siguiente paso en el uso de la matriz de gestión del tiempo es organizar las cosas para poder extraer las cosas o tareas importantes. Supongamos que ponemos al azar piedras de todos los tamaños en el tarro. ¿Podemos hacer el máximo espacio para ellas?

Nunca, el lugar sería bajo para ellas. Si clasificamos las piedras en grandes y pequeñas, las ponemos en el tarro, empezando por las grandes. Veremos que hay más espacio en el tarro, y todas las piedras estarán bien ordenadas sin ningún problema. Del mismo modo, si clasificamos nuestras tareas en la categoría correcta, como piedras grandes y pequeñas, podremos realizarlas fácilmente.

- Sé consciente

Cuando trabajes en un proyecto, debes ser consciente y responsable. Si observas las cosas en profundidad y las ordenas sabiamente, conseguirás hacerlas en perfecto orden sin caer en fallos.

- Aprenda a decir no a las cosas menos importantes

Tenemos muchas cosas que hacer a nuestro alrededor que pueden ser profesionales, personales o relacionadas con las relaciones. A veces, estamos repletos de rutinas ajetreadas, y aun así malgastamos nuestra energía en las cosas que son menos importantes o que no forman parte de nuestro trabajo. Sí, es bueno hacer un favor a los demás, pero cuando no estás disponible, deberías decir que no en lugar de trabajar en cosas que no puedes hacer o que no están bajo tu control. No sería un gran problema decir no a cosas menos importantes. Ahorrarás energía y tiempo.

- Sigue comprobando tu puntuación cada semana.

Fijamos nuestros objetivos con unos plazos. ¿Cree que los alcanzará si no hace un seguimiento de ellos? No, no es posible, ya que no sabes si estás siguiendo la dirección correcta o no. Hay que llevar un control y hacer balance de la puntuación que nos hemos fijado para una semana o un mes.

Supongamos que quieres perder unos 5 kg de peso en dos meses. Elaborarás un plan de acción sobre cuántos vasos de agua beberás al día, cuánto tiempo dedicarás a pasear y evitarás comer comida basura.

Todos los días tienes que hacer un seguimiento de tu rendimiento consultando tu plan de acción, tanto si lo has seguido hoy como si no.

- Identificar las carencias.

Ahora, busca el siguiente paso productivo: identificar las carencias que hay detrás de tu objetivo. Puedes identificarlas mirando el marcador de tu objetivo y siendo firme. Te mostrará cuántas veces has evitado tu plan y cuánta más concentración necesitas.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar una matriz de gestión del tiempo?

La matriz de gestión del tiempo es como una varita mágica, ya que puede dar un giro a tus días y a tu rendimiento si te mantienes firme. Debes aprender y centrarte en la matriz de gestión del tiempo según tus tareas pendientes y encontrar las mejores soluciones. Estas son algunas de las ventajas de la matriz de gestión del tiempo.

- Le ayuda a organizarse

Cuando sigues esta hermosa herramienta, te vuelves organizado. Usted mira profundamente en las cosas que debe hacer y tener la mente para ordenar en consecuencia. Así, no te confundirás sobre el lugar correcto de las cosas.

- Que sepas qué es lo más importante.

Al conocer los cuatro cuadrantes de categorización de las tareas, podemos ordenarlas mejor en el cuadrante correspondiente conociendo su importancia y urgencia.

- Desarrollar la capacidad de planificación

Ahora ya sabes cuáles son tus obligaciones y responsabilidades y cómo vas a cumplirlas. Planificarás tus semanas para el trabajo de oficina, la familia y los amigos, y para ti mismo. Pronto desarrollarás habilidades de planificación, y aumentarán las posibilidades de tu productividad.

Observaciones finales:

Una matriz de gestión del tiempo es una metodología para planificar tus tareas en función de su importancia y plazo, de modo que puedas hacerlas en el momento adecuado. Cuatro cuadrantes te ayudarán a clasificar las tareas y a desarrollar habilidades de planificación para una vida profesional y personal feliz y satisfactoria.