Las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos

A la hora de crear un equipo, es importante contar con un sistema de gestión de proyectos que te permita estar al tanto de todo lo que hay que hacer para tu equipo. Y ahí es donde vamos a ayudarte, analizando 10 de los mejores sistemas de gestión de proyectos que puedes encontrar.

1. Instagantt 

Cuando se trata de la mejor opción para completar las tareas que sin duda querrá echar un vistazo más de cerca a Instagantt. Este sistema le permite ver todas sus tareas de una manera rápida y fácil, así como el formato de todo de una manera que funcione para su equipo y sus necesidades. Podrás personalizar el aspecto de los gráficos y asegurarte de que son exactamente lo que necesitas para realizar un seguimiento de tu progreso y de todos los proyectos en los que está trabajando tu equipo.

Con Instagantt, usted y todo su equipo podrán integrar distintos sistemas para ocuparse de cualquier tarea que no esté cubierta por el propio sistema. Podrás hacer un seguimiento de los caminos críticos, las líneas de base, las tareas y las subtareas. Por no hablar de que podrás crear dependencias e hitos, exportar a distintos formatos e incluso utilizar la compartición pública. 

Todo en Instagantt es personalizable según sus necesidades e incluso puede establecer riesgos y prioridades, estimaciones y costes reales, y utilizar plantillas a lo largo del proceso. Cualquier cosa que usted y su equipo necesiten puede hacerse en Instagantt o puede integrarse en el sistema Instagantt. Antes de que se dé cuenta, tendrá el sistema que necesita para avanzar en sus preparativos.

2. Smartsheet

Si quieres un sistema flexible que te permita personalizar casi todo, entonces Smartsheet es donde quieres estar. Usted encontrará un montón de grandes opciones aquí, en este sistema basado en hojas de cálculo. De hecho, es como una hoja de cálculo mejorada. Puedes gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo y no tiene ningún problema con un montón de partes móviles y diferentes flujos de trabajo. 

Con Smartsheet tendrás las herramientas de colaboración y también un montón de análisis e informes, que te permitirán estar al tanto de cómo van las cosas y de lo que tienes que hacer a continuación para tener éxito. Incluso es muy fácil localizar los diferentes informes y encontrar la información que necesitas en informes más largos. 

En el lado negativo, este sistema no tiene la mejor facilidad de uso y no es una herramienta de gestión de proyectos estilo Kanban, lo que lo hace un poco menos eficiente. 

3. Zoho Proyectos

Zoho tiene una gama de diferentes características disponibles, pero con Zoho Projects vas a obtener el software de gestión de tareas y gestión de proyectos que necesitas. Usted será capaz de gestionar sus tareas, así como colaborar con el resto de su equipo, ejecutar informes, y mucho más también. Incluso puedes facturar horas en diferentes proyectos al mismo tiempo.

El chat en tiempo real y el foro son dos de las mejores opciones, y te facilitarán mucho la interacción con todo tu equipo. Además, puedes empezar a utilizarlo a un precio asequible, por solo 3 $ por usuario, o incluso optar por la versión gratuita para hacerte una idea del servicio sin gastar nada.

La desventaja es que hay límites en el número de usuarios que puedes tener en cada nivel, por lo que puede que te veas obligado a actualizar no para obtener funciones adicionales, sino porque tienes más personas de las que se admiten en un nivel inferior.

4. Asana

Esta plataforma es un sistema de gestión de proyectos SAAS y es ideal para la colaboración. Por lo tanto, si tu equipo realmente necesita poder comunicarse, esta es una buena forma de hacerlo. Te permite automatizar tareas recurrentes y ofrece un montón de personalización para que puedas obtener exactamente lo que necesitas del sistema. Además, es fantástico para la productividad, que al fin y al cabo es de lo que se trata cuando se utiliza este tipo de sistema. 

Usted obtendrá un sistema muy fácil de usar que ofrece algunas grandes características y grandes opciones de gestión de tareas. Echa un vistazo a este sistema y ver si realmente se ajusta al estilo de gestión de proyectos que más te guste, entonces usted puede comenzar con el sistema por sí mismo.

El inconveniente es que el precio mensual puede ser un poco elevado, aunque sólo pagarás por el número de usuarios que necesites. Además, hay diferentes niveles de servicio, lo que significa que hay que pagar más para acceder a funciones adicionales. 

5. Proyecto KIssflow

¿Necesitas muchas herramientas de colaboración? Entonces estás en el lugar adecuado con esta plataforma, que te ofrece algunas de las mejores opciones para interactuar con tu equipo. Esta herramienta te permite disponer de todas las funciones de transparencia, coordinación y productividad posibles, incluidas un montón de funciones de seguimiento que te permiten tener una visión lo más clara posible de todo lo que hay que hacer. 

Aquí tendrá el mejor nivel de control, así como varias vistas diferentes para evaluar sus proyectos. Puede elegir tableros Kanban, swimlanes o vistas de lista. Además, puedes reducir el seguimiento necesario dejando que tu equipo se encargue de su propio seguimiento durante todo el proceso. 

Sin embargo, con este sistema no puedes configurar tareas recurrentes y no tendrás diagramas de Gantt. Además, no está diseñado para tareas complicadas, por lo que es posible que quienes tengan flujos de trabajo más extensos no puedan utilizarlo. 

6. ClickUp

Si tienes un equipo realmente grande, puede que quieras echar un vistazo a ClickUp, que te ofrece espacios ilimitados para tu té. Es un gran sistema que permite gestionar y completar proyectos de equipo en un solo lugar. Esto se debe a que le permite planificar sus proyectos, programar cualquier tarea e incluso realizar un seguimiento de sus recursos, todo en un mismo lugar. Además, puedes interactuar con tu equipo mientras lo haces. 

Las tareas y las listas de comprobación facilitan enormemente la gestión, al igual que la posibilidad de crear plantillas, filtrar y ordenar las tareas, e incluso crear calendarios, líneas de tiempo y diagramas de Gantt. Incluso puedes compartir y colaborar con distintos documentos, enviar comentarios y consultar un montón de informes diferentes para evaluar al equipo. 

El inconveniente es que los permisos de invitado sólo están disponibles en las cuentas de pago y la personalización puede ser bastante compleja y llevar mucho tiempo. 

7. Colmena

Cuando se trata de funciones de colaboración y mensajería, no te equivocarás con esta. Es excelente en ambos aspectos y lo utilizan grandes empresas como Starbucks, Uber e incluso IBM. Se considera el primer software del mundo creado por la comunidad y se centra en lo que quiere el cliente. Por no mencionar que es extremadamente flexible y ofrece proyectos ilimitados, miles de integraciones y la posibilidad de trabajar con equipos de diferentes tamaños.

Podrás hacer un seguimiento de todo lo que necesites e incluso revisar las analíticas. Además, puedes enviar y recibir correos electrónicos directamente en la aplicación. Si quieres algo que va a ser transparente para todos los miembros de su equipo, entonces esta es una gran manera de ir. Por no hablar de que le permite escalar para adaptarse a las necesidades de sus equipos. 

Por otro lado, este sistema no es tan sencillo de utilizar como otros y puede resultar un poco difícil para algunos hacerse con él durante el proceso de configuración.

8. Wrike

Cuando se trata de escalar, definitivamente vas a querer echar un vistazo más de cerca a Wrike. Es muy fácil de usar y le permite crear listas de tareas, subtareas, horarios, y mucho más. También permite compartir archivos e incluso comunicarse en tiempo real. Puedes colaborar con cualquier persona y podrás cambiar entre las diferentes páginas del sistema de forma rápida y sencilla.

Si a esto le añadimos que dispones de un centro de ayuda dedicado para cualquier cosa que necesites, sin duda estarás avanzando en la dirección correcta. También tienes diferentes tipos de soluciones para el tipo de organización con la que trabajas y podrás comprobar diferentes plantillas e integraciones para obtener la mejor combinación de cosas para tu equipo. 

Notarás que no hay acceso sin conexión y que los comentarios pueden ser un poco más básicos de lo que te gustaría para interactuar con todo tu equipo. 

9. Lunes

Para quienes buscan un servicio gratuito con muchas opciones, esta es una buena opción. Ofrece una interfaz muy intuitiva y te permite ver todos los detalles más importantes en un solo lugar. Es una opción sencilla que se deshace de algunos de los aspectos excesivos que encontrarás en otros sistemas de gestión de proyectos. De este modo, sólo tendrás lo que necesitas para hacer el trabajo. 

Hay un montón de opciones para la integración con sus aplicaciones de gestión de proyectos y opciones para el seguimiento del tiempo, la colaboración, la presentación de informes, e incluso la carga de archivos y comentarios. Puedes hacer un seguimiento de horas, plazos e incluso facturas, junto con un montón de estilos diferentes de gestión de tu calendario, incluyendo gráficos Kanban y mucho más. 

El precio de este sistema puede ser bastante complicado e implica diferentes niveles para diferentes números de usuarios y características. Además, no puedes crear tareas recurrentes si tienes cosas que ocurren con regularidad.

10. FunctionFox

Si buscas un sistema ideal para equipos creativos y empresas que trabajan con proyectos artísticos, no puedes equivocarte con FunctionFox. Este sistema permite a su equipo realizar un seguimiento de todos los aspectos de su proyecto de principio a fin, incluyendo la previsión de recursos, la planificación y el ajuste de horarios y la comunicación con todo el equipo. Incluso es genial en cosas como la asignación de tareas y acciones, notificaciones para nuevos proyectos e incluso diagramas de Gantt. 

Podrás utilizar los paneles de comunicación interna para mantenerte al día con todo tu equipo e incluso ver qué tipo de recursos están disponibles para realizar el siguiente trabajo. Por no hablar de que dispondrás de un montón de informes avanzados que te permitirán saber qué está pasando con tu equipo y si todo avanza o no según lo previsto. 

Sin embargo, hay diferentes niveles de este software, lo que significa un precio más alto por usuario si buscas todas las funciones. 

Conclusión

A la hora de configurar tu equipo y tu espacio de trabajo, debes asegurarte de contar con el mejor software de gestión de proyectos. Con cualquiera de estos sistemas tendrá algo que funcionará para su equipo y se asegurará de que sus proyectos vayan por buen camino. Todo lo que tienes que hacer es decidir cuál es el que mejor se adapta a ti en función de las numerosas funciones disponibles y, por supuesto, de los costes de cada uno.

Tómese su tiempo para evaluar cada una de estas opciones y empiece a configurar un sistema para usted. Puedes configurar cualquiera de ellos con relativa rapidez y, antes de que te des cuenta, tu equipo estará en camino de ocuparse de todos tus proyectos en un abrir y cerrar de ojos.