Los diagramas de flujo están diseñados para representar visualmente cualquier flujo de trabajo, proceso de toma de decisiones y sistema. Muestran cada paso del proceso de forma clara y comprensible. Los símbolos habituales para construir diagramas de flujo son el óvalo, el rectángulo, la flecha, el rombo y el paralelogramo.
Los organigramas se utilizan mucho en diversos campos, como la empresa, la educación, la gestión de proyectos y el desarrollo de software. Los diagramas de flujo facilitan la comprensión de tareas y procesos complejos.
Usos potenciales del diagrama de flujo
Los organigramas tienen una amplia gama de usos en todos los campos. Hablemos de algunos usos potenciales de los organigramas.
Cartografía empresarial
Los organigramas desempeñan un papel importante en las empresas, ya que trazan los flujos de trabajo y los procesos. Esto ayuda a analizar y mejorar los procesos empresariales. Los nuevos empleados no suelen estar familiarizados con las normas existentes en la empresa. En este caso, los organigramas desempeñan un papel vital para explicar de forma comprensible todos los procesos y normas desconocidos.
Desarrollo de software
Los organigramas son concisos, pero utilizan distintos símbolos y conectores para representar eficazmente grandes cantidades de información. Aportan un gran beneficio a la gestión de datos al simplificar tareas complejas. Por eso los desarrolladores de software utilizan diagramas de flujo para proporcionar instrucciones y representaciones visuales de las estructuras y algoritmos de los programas.
Proceso educativo
Los diagramas de flujo se han convertido en la parte más importante de la educación. Hoy en día, todo tema complejo suele describirse con la ayuda de diagramas de flujo, porque ayuda a comprender cada paso con claridad. Aprender mediante diagramas de flujo no sólo es fácil, sino también muy interesante. Ayuda a desarrollar el interés por el tema en cuestión. Por ejemplo, en clase de biología, el profesor explica el proceso de la glucólisis mediante un diagrama de flujo para facilitar el aprendizaje de los alumnos.
Toma de decisiones
Todo el mundo tiene que tomar decisiones en determinadas partes de su vida. Puede tratarse de la vida personal o de la vida profesional. Por eso todo el mundo debe conocer todos los hechos relevantes antes de tomar cualquier decisión. Los organigramas representan distintas opciones y muestran los posibles resultados de cada decisión. De este modo, se puede tomar una decisión mejor utilizando diagramas de flujo.
Ventajas de utilizar Microsoft Word para los organigramas
Como ya hemos dicho, los diagramas de flujo tienen muchos usos en diversos campos. Los organigramas pueden desarrollarse mediante muchas herramientas y métodos. Sin duda, Microsoft Word es una de las mejores opciones para hacer organigramas. A continuación se indican algunas ventajas de utilizar Microsoft Word para los organigramas.
Interfaz fácil de usar
Muchos de nosotros ya estamos familiarizados con la interfaz de Microsoft Word. No hace falta formación ni aprendizaje adicional para hacer organigramas en Microsoft Word. Por eso es la mayor razón para elegir esta herramienta.
Facilidad de edición
Pueden producirse errores al hacer organigramas y para ello es necesario editarlos. Editar organigramas en Microsoft Word es fácil porque los usuarios pueden añadir o eliminar formas y símbolos, y pueden actualizar textos sin ningún procedimiento complejo.
Accesibilidad
Microsoft Word es fácilmente accesible y se utiliza habitualmente en entornos educativos o profesionales. Es accesible para dispositivos móviles, la web, ordenadores de sobremesa y muchas otras plataformas. Por lo tanto, es una buena opción para hacer organigramas, porque a veces podemos encontrarnos en una situación en la que no tenemos acceso a un ordenador portátil, entonces podemos hacer fácilmente un organigrama también en el móvil debido a su amplia accesibilidad.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo en Microsoft Word?
Ya hemos hablado antes de las ventajas de hacer organigramas en Microsoft Word. Ahora es el momento de dar una guía completa sobre cómo hacer un diagrama de flujo en Microsoft Word. Echemos un vistazo a este completo tutorial.
Hay dos métodos para hacer un diagrama de flujo en Microsoft Word.
Construir un diagrama de flujo utilizando un proceso gráfico SmartArt preconstruido.
Construir un diagrama de flujo utilizando formas.
Método 1: Construir un diagrama de flujo utilizando un proceso gráfico SmartArt preconstruido.
Utilizar un SmartArt preconstruido para hacer organigramas es una forma eficaz de hacer organigramas lógicos y profesionales.
Añadir un gráfico SmartArt
Abre un documento nuevo en Microsoft Word. Haz clic en "Insertar", situado en la cinta de opciones de la parte superior de la pantalla. Haz clic en "SmartArt" en el grupo "Ilustraciones" para abrir la galería de Gráficos SmartArt. En la galería de Gráficos SmartArt, selecciona "proceso" en la lista de la parte izquierda de la página.
En esta categoría hay una gran variedad de plantillas especialmente diseñadas para organigramas. Hay muchos diseños, como Proceso básico, Proceso de bloque continuo, etc. Selecciona un diseño según tus necesidades y luego haz clic en "Aceptar" para añadir el gráfico SmartArt seleccionado a tu documento.
Añadir texto en Gráfico SmartArt
Comienza a añadir el contenido relativo a tu tema en el Gráfico SmartArt haciendo clic en el "Texto del marcador de posición". Si el panel de texto es invisible, haz clic en la pequeña flecha presente en el lado izquierdo del Gráfico SmartArt. Puedes cambiar el texto de las formas directamente escribiendo o cambiando el tamaño y el color de la fuente.
Formatea tu diagrama de flujo
Selecciona el Gráfico SmartArt haciendo clic sobre él. Haz clic en el "Diseño SmartArt" presente en la cinta y después en "Cambiar colores" para seleccionar distintos colores que mejoren el aspecto visual de tu diagrama de flujo según tus necesidades de trabajo.
En la misma pestaña, selecciona Efectos visuales como sombras, reflejos y efectos 3D para tu organigrama en "Estilos SmartArt". Este paso mejora el aspecto general del organigrama. Si quieres cambiar el estilo de la forma, el color de relleno y la forma del contorno, haz clic en el "formato" presente en la cinta seleccionando Gráfico SmartArt.
Recapitulación y revisión
El último paso de todo proceso es la revisión. Por tanto, también aquí la revisión es el último paso a tener en cuenta. Antes de finalizar el organigrama, hay que revisarlo para asegurarse de que todas las decisiones, pasos y conexiones están representados con precisión o no. Haz los ajustes necesarios y confirma que el diagrama de flujo comunica eficazmente según las necesidades del trabajo.
Haz clic en "archivo" y pulsa "guardar como" para guardar tu documento. Elige la ubicación y el formato del archivo, e introduce un nombre de archivo. Si lo necesitas, también puedes imprimir directamente los documentos en Microsoft Word.
Método 2: Construir un diagrama de flujo utilizando formas
Construir un diagrama de flujo utilizando formas es la mejor manera de hacer diagramas de flujo personalizados y este método tiene más opciones creativas. Vamos a describir todos los pasos en detalle.
Preparar el documento para insertar formas
Abre un documento nuevo en Microsoft Word. Para conseguir un aspecto profesional y ordenado, puedes activar las "líneas de cuadrícula". Haz clic en la pestaña "vista" presente en la cinta de opciones y luego haz clic en cuadrículas para que aparezcan. Recuerda que es opcional, no necesario.
Insertar formas en el documento
Haz clic en "Insertar" presente en la cinta. Haz clic en "formas" del grupo "ilustraciones". Aparecerá una variedad de formas. Puedes elegir cualquiera como proceso, decisión y datos de la "sección Diagrama de flujo" para hacer tu diagrama de flujo según tus necesidades de trabajo.
Elige la forma deseada y luego haz clic en el documento donde quieras colocarla. Arrastra para dibujar la forma. Añade todas las formas necesarias para hacer tu diagrama de flujo siguiendo el mismo paso.
Añade las flechas para conectar cada paso
Ahora es el momento de conectar cada paso después de colocar todas las formas en el documento. Para ello, haz clic en "Insertar" y luego en "Formas" del grupo "ilustración". Elige una flecha de la "sección líneas" según las necesidades de tu trabajo.
Haz clic en el punto inicial del conector y arrastra hasta el punto final del conector con ayuda del ratón. Ajusta todas las formas y flechas para conseguir un aspecto ordenado.
Añadir texto en las formas
Añade el contenido relacionado con tu trabajo en las formas y organízalas de forma concisa y comprensible, porque los organigramas abarrotados no merecen la pena en absoluto. Si quieres cambiar el estilo de la forma, el color de relleno y la forma del contorno, haz clic en el "formato" presente en la cinta.
Recapitulación y revisión
El último paso de este método es el mismo que el del método de los Gráficos SmartArt. Revisa todo el diagrama de flujo para asegurarte de que toda la información es correcta y relevante para el tema asignado. Guarda el documento introduciendo el nombre del archivo, el formato y la ubicación.
Consejos para crear un diagrama de flujo eficaz
Hay algunos consejos que debes conocer antes de crear un diagrama de flujo en Microsoft Word.
Evita sobrecargar tu diagrama de flujo manteniéndolo sencillo y conciso para darle un aspecto profesional.
Elige el color y el estilo de letra según tus necesidades de trabajo.
Utiliza flechas sencillas para conectar todas las formas.
Pon información precisa y relevante en el cuadro de texto.
Revisa el diagrama de flujo antes de finalizarlo para evitar errores.
El veredicto final
Los organigramas se han vuelto esenciales en muchos campos, como la empresa y la educación. Existen dos métodos para crear organigramas en Microsoft Word. Crear un diagrama de flujo mediante SmartArt Graphic es fácil y rápido gracias a las plantillas prediseñadas. Por otro lado, crear un diagrama de flujo mediante formas requiere un poco de tiempo porque las plantillas no están prediseñadas.
Siguiendo todos los consejos y pasos podrás hacer el diagrama de flujo que desees según tus necesidades específicas. Esta guía paso a paso ayuda a los usuarios a crear organigramas incluso a los principiantes.
