Esencialismo para gestores de proyectos que utilizan diagramas de Gantt

Cuando estar ocupado y hacer muchas cosas es la norma, Esencialismo: La búsqueda disciplinada de menos ayuda a los lectores a aprender a centrarse. El libro nos aconseja centrarnos únicamente en lo que nos ayuda a contribuir y evitar las cosas que nos estorban. Este enfoque es importante para la productividad de las personas y para la organización de proyectos en equipos y empresas.

Utilizar herramientas como los diagramas de Gantt y trabajar en un entorno de proyectos significa que merece la pena centrarse en las acciones clave, no perseguir cada una de las menores. Aquí examinamos las cualidades esenciales del Esencialismo y explicamos cómo pueden impulsar enormemente los resultados, los calendarios y los procedimientos de la gestión de proyectos.

La filosofía central: Haz menos, pero mejor

La principal creencia del Esencialismo es hacer menos y hacerlo bien. Intentar hacerlo todo no es tan útil como intentar hacer los proyectos correctos. Necesita que seas claro, centrado y capaz de decirle a la gente que no.

En consecuencia, los gestores de proyectos deben ser:

• Presta mucha atención a lo que mejor permite alcanzar los objetivos principales del proyecto.
• Deshacerse de funciones, discusiones o tareas que no ayudan al producto.
• Limítate a utilizar diagramas de Gantt para los hitos más vitales.

Utilizando un enfoque esencialista, los equipos de proyecto se abstienen de completar tareas innecesarias. Cada tarea iniciada en el gráfico pasa a ser importante, en lugar de un despilfarro.

Elegir qué problemas pasar por alto

McKeown señala que tener que elegir entre varias opciones ayuda a una empresa a ser más estratégica, no menos. Hacerlo todo a la vez no te dará los mejores resultados. Alcanzar el verdadero éxito implica ser capaz de dejar de lado las tareas menores para trabajar en lo que es más importante.

Por eso, al planificar un proyecto, es importante rechazar ideas, tareas o peticiones que no supondrán una diferencia real). Si quieres que tu diagrama de Gantt refleje claridad, debes excluir las tareas pequeñas o repetitivas. A menudo, en un proyecto de software típico, la gente puede centrarse primero en las partes principales y dejar las integraciones añadidas para más adelante. Hacer esto reduce la posibilidad de que se añadan tareas adicionales y ayuda a garantizar que la calidad se mantenga estable.

Claridad de objetivos: empieza por la pregunta esencial

Para empezar, el esencialismo quiere que te preguntes: De todas las cosas que puedo hacer, ¿qué es lo más importante en este momento? Con este principio rector, los equipos tienen un único objetivo para centrar sus actividades. Cada actividad y conexión entre tareas y fechas importantes debe coincidir con el objetivo principal elegido al principio.

Como práctica, esto significa crear una visión clara del proyecto al principio y utilizarla para seleccionar las tareas mientras se crea el diagrama de Gantt. Todos los miembros del equipo deben estar de acuerdo en lo que significa "éxito". Por esta razón, un equipo de marketing podría dejar de utilizar canales publicitarios improductivos y centrarse en los pocos que llegan mejor a su público principal, de modo que cada actividad les ayude a cumplir su objetivo principal.

El poder de decir no: eliminar lo no esencial

Una de las ideas principales del Esencialismo es rechazar las peticiones con regularidad y cuidado. Como gestor de proyectos, tienes que resistirte a que las peticiones o las ideas te arrastren demasiado. Las peticiones urgentes de las partes interesadas, las funciones adicionales de última hora o las reuniones improductivas pueden perturbar los objetivos principales de un proyecto. Los directores de proyecto deben construir diagramas de Gantt que esbocen las tareas principales, aclaren lo que el proyecto abarcará y lo que no, y se apoyen en marcos que digan "no" a las decisiones a menos que se obtenga un resultado positivo claro y mensurable. Hacerlo así ahorra tiempo, energía y recursos para lo que conduce al éxito.

Programa menos reuniones y concéntrate mejor en tu trabajo.

El tiempo que se pasa en las reuniones suele ser más del productivo. McKeown subraya que es muy importante eliminar la comunicación y las interrupciones innecesarias.

Cuando se trata de la gestión de proyectos:

• En lugar de celebrar las mismas reuniones de estado, deberías utilizar los resultados de los cuadros de mando y revisar el progreso de tus tareas en diagramas de Gantt.
• Aparta bloques de tu agenda específicamente para el trabajo que requiera una reflexión profunda, incluyendo la elaboración de presupuestos, la planificación o el análisis de riesgos.

Permite que los trabajadores colaboren cuando tengan horarios diferentes, siempre que sea necesario. Deshacerte de las reuniones irrelevantes permite a tu equipo prestar más atención a las tareas principales.

Planificación esencial con diagramas de Gantt

Un diagrama de Gantt es más que una línea de tiempo: muestra qué tareas son las más importantes. Si utilizas el esencialismo, tus sistemas sólo mostrarán lo que realmente importa. Deberías empezar por hacer diagramas de Gantt esencialistas.

• Asegúrate de elegir la ruta crítica de tu proyecto desde el principio.
• Ordena tus tareas de modo que trabajes en las cosas más importantes.
• Todas las dependencias deben estar en consonancia con los hitos clave del proyecto.

En los grandes proyectos, muchos jefes de proyecto se esfuerzan demasiado por cubrir todos los posibles problemas. Más bien, haz que tu estrategia se centre en los grandes resultados y permite algunos ajustes en torno a puntos menores. Este tipo de planificación reduce las opciones y aumenta la rapidez con que se hacen las cosas.

Principios del Esencialismo Aplicados al Trabajo en Equipo

El primer paso hacia una colaboración eficaz es ser claro. Si todos los miembros del equipo saben lo que están haciendo y por qué, el proceso se desarrolla con más fluidez y hay menos tensiones. Según McKeown, esbozar claramente lo que hace cada uno evita que la gente trabaje en lo mismo y permite que las cosas vayan más fluidas.

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Una forma de utilizar esta práctica es que el jefe de proyecto asigne una persona principal para cada elemento principal o hito que aparezca en un diagrama de Gantt, a fin de evitar solapamientos. Dejar que los miembros del equipo se ciñan a lo que consideran sus habilidades principales aumenta la calidad del trabajo y ayuda a que cada fase conecte fácilmente con las demás. Cuando las funciones se ajustan de este modo, los proyectos se desarrollan con mayor fluidez y concentración.

Detener el agotamiento del equipo: Pasos para proteger el activo

La idea de preservar la energía y la capacidad de tu equipo procede de McKeown y por eso su mensaje es crucial. La causa principal del agotamiento es el exceso de horario, el estrés desmedido y los trabajos que no necesariamente consiguen resultados.

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Como solución, los jefes de proyecto pueden utilizar diagramas de Gantt para ver y manejar el plan de reparto de tareas entre su equipo. Utilizar pausas breves para descansar, obtener feedback y pensar en nuevas ideas ayuda a que todos rindan bien y se sientan menos preocupados. Además, reservar sesiones ininterrumpidas para tareas serias mantiene la mente despierta y atenta.  

Céntrate en lo básico y hazlo bien

Ser esencialista significa hacer lo que debes hacer, durante el tiempo que tengas que hacerlo. Mantener el compromiso significa que es necesario revisar y eliminar rutinariamente todo lo que no se ajuste a los objetivos del proyecto. Mientras el proyecto está en marcha, mantenerse dentro de este plan puede hacerse revisando el diagrama de Gantt cada semana, eliminando las actividades innecesarias y utilizando la retroalimentación continua para localizar y eliminar las distracciones.

Cuando celebras los éxitos importantes que descubren trabajo extra, ayuda a convencer a la gente para que siga centrándose en lo que importa.

Tanto el Esencialismo como el Ágil comparten un punto de vista compatible.

A primera vista, el Esencialismo podría parecer adecuado para entornos muy estructurados. A pesar de ello, sus conceptos centrales -mantenerse centrado, ser claro y eliminar el trabajo innecesario- encajan bien con las técnicas ágiles y mixtas de gestión de proyectos. Ambos modelos señalan que debemos centrarnos en las cosas clave y eliminar todo lo que no sea útil.

Utilizar el esencialismo en el trabajo de proyectos ágiles

El esencialismo puede ayudarte a concentrarte durante las ajetreadas iteraciones en entornos ágiles. Un único objetivo por sprint garantiza que el equipo se centre en obtener los mayores resultados. Puedes eliminar pasos innecesarios, actualizar el flujo de trabajo y confirmar los objetivos importantes durante una retrospectiva. Los diagramas de Gantt pueden modificarse sobre la marcha con Agile, garantizando que el equipo sólo se centre en las tareas que importan.

Mejorar el funcionamiento de la gestión de proyectos híbridos

Con los modelos Híbridos, la flexibilidad de los equipos Ágiles se integra con la naturaleza organizada de la Cascada, que apoya el Esencialismo. Con cada parte del proyecto vinculada a un objetivo claro, los directores de proyecto pueden superar la incoherencia y evitar cualquier cambio incontrolado.

No importa si la planificación es minuciosa o si se hace rápidamente, el Esencialismo siempre lleva a los equipos a centrar su trabajo en las tareas clave y a trabajar de forma más eficaz, no sólo más rápido. Al acordar esta filosofía, los equipos pueden centrarse mejor, trabajar mejor juntos y lograr resultados que perduren.

Conclusión

El objetivo del esencialismo no es sólo hacernos más eficientes; también crea nuevas ideas sobre cómo enfocamos el trabajo, los logros y nuestras definiciones del éxito. Dado que la gestión de proyectos a veces oculta la ineficacia debido a la complejidad, el pensamiento esencialista ofrece una solución sólida.

Cuando completas tu diagrama de Gantt sólo con las tareas vitales, sin añadir más, se convierte en una herramienta estratégica eficaz. Las cosas suceden más rápidamente en los proyectos. Se notan claras diferencias en los equipos. Cuando los gestores de proyectos persiguen menos, acaban marcando la diferencia.