Domina el arte de la priorización y la productividad mientras los métodos de Brian Tracy te ayudan a abordar primero tus tareas más importantes y a agilizar la gestión de tus proyectos con los diagramas de Gantt.
El libro de Brian Tracy ¡Cómete esa rana! explica que debes empezar el día ocupándote de tu tarea más importante y difícil. Con 21 estrategias útiles, Tracy explica cómo vencer la procrastinación y ser más eficiente.
Este enfoque es más útil en proyectos en los que los diagramas de Gantt ayudan a organizar las tareas, mostrar sus relaciones y unir a los equipos. Llevar sus estrategias a los pasos planificados del proyecto puede ayudar a los equipos a prestar más atención, visualizar los objetivos y ver mejoras en los resultados.
Tracy señala que debes tener muy claros tus objetivos antes de empezar. Aconseja que los objetivos se escriban de forma que puedan medirse.
El objetivo del proyecto es ahora su principal entregable. En el diagrama de Gantt, divide este objetivo en tareas e hitos que puedan cumplirse. Un entregable claro ayuda a que cada tarea se centre en un objetivo concreto. Si los equipos pueden ver cada hito, pueden seguir su progreso y evitar el trabajo innecesario.
Planificar bien convierte los objetivos poco claros en horarios organizados. Tracy sugiere empezar el día decidiendo cuáles son tus tareas más importantes.
El plan diario debe basarse en la línea temporal de Gantt. Una rápida reunión matutina permite a los equipos ver lo que está previsto para el día. Las ranas pueden marcarse con una etiqueta especial para ayudar a los miembros del equipo a comprender qué tareas son las más importantes. Esto ayuda a garantizar que las tareas diarias se ajustan a los objetivos principales del proyecto.
Según el Principio de Pareto, el 20% de lo que hagas dará lugar al 80% de tus resultados. Tracy sugiere que averigüemos qué tareas son las más importantes.
Evalúa lo que muestra tu diagrama de Gantt y anota los momentos en los que tu equipo avanza más rápidamente, por ejemplo, la creación de las especificaciones del diseño, la formalización de los contratos y la inclusión de las partes principales del sistema. Utiliza diferentes etiquetas o colores para marcar las tareas más importantes. Cuando te concentras en estas tareas, tu proyecto avanza en las áreas más importantes.
Tracy explica que si sigues retrasando las tareas importantes, los resultados serán peores. Si comprendes esto, podrás superar la procrastinación.
Utilizar diagramas de Gantt es una forma útil de gestionar proyectos. Incluye indicadores de riesgo y sensibilidad en la planificación de los hitos importantes. Explica cómo los retrasos darán lugar a cosas como productos tardíos, más gastos o problemas con los recursos. Cuando el proyecto es fácil de ver, se anima al equipo a ocuparse primero de las tareas más difíciles y a rendir cuentas durante todo el proyecto.
Tracy aconseja que ignores deliberadamente las tareas que tienen poco impacto. Centra tus esfuerzos en lo que es importante.
Repasa el calendario de tu proyecto e identifica las subtareas que no es necesario mantener o que pueden encomendarse a otra persona. Si es posible, haz las tareas de baja prioridad en los momentos en que tengas menos cosas que hacer. Esto ayuda al equipo a concentrarse en las actividades que son importantes para el éxito del proyecto.
A Tracy se le ocurre el etiquetado ABCDE:
Aparta el trabajo al que añadas una etiqueta roja para mostrar su gran importancia. Las partes interesadas pueden identificar rápidamente lo que debe tratarse de inmediato. Las tareas marcadas con D deben asignarse a los miembros adecuados del equipo para que no se bloqueen las actividades importantes.
Es importante abordar tu tarea más importante a primera hora de la mañana. Evita las distracciones. Asegúrate de reservar las primeras horas de la mañana para tus tareas más importantes. Defiende estas franjas horarias para que no las ocupen reuniones u otras distracciones. El diagrama de Gantt destaca los periodos en los que puedes concentrarte en tu trabajo. Después de las reuniones diarias, intenta dedicar 60-90 minutos a tus tareas más importantes.
señala Tracy: La forma en que organizas tu negocio importa mucho. Si tu escritorio está desordenado, probablemente tu mente también lo esté. Reúne los requisitos, las especificaciones de diseño y las ideas del equipo antes de empezar a trabajar en una tarea. Antes de cualquier actividad importante, añade subtareas de "preparación" a tu diagrama de Gantt.
Para empezar, asegúrate de que hay tiempo antes de codificar para revisar tu arquitectura y organizar tu entorno de codificación. Esto ayuda a evitar trabajo extra y a que el proceso se desarrolle sin problemas.
Divide las grandes tareas en partes más pequeñas que sean más fáciles de manejar. Los pequeños avances en sólo 5 minutos siguen siendo importantes. Divide los grandes paquetes de trabajo en tareas más pequeñas que se sucedan en tu diagrama de Gantt. Trabajar en tareas más pequeñas te ayuda a que te vean, reduce las dificultades y te permite avanzar de forma constante.
Si tu tarea te parece demasiado grande, divídela en el siguiente paso pequeño para seguir adelante y evitar posponerla.
Elige cinco tareas importantes en las que debas centrarte cada día. Marca cinco tareas importantes en la vista semanal. Trátalas como tus tareas semanales que hay que hacer. Cuando termines la primera, empieza con la segunda. Ver el progreso en los diagramas de Gantt anima al equipo y les ayuda a trabajar juntos durante todo el proyecto.
Tracy cree que es importante trabajar durante largos periodos sin interrupciones. Asigna al menos 90 minutos de tiempo ininterrumpido cuando trabajes en tareas difíciles, como diseñar sistemas informáticos, revisar código o realizar análisis de datos.
Las franjas horarias "Rock Breakthrough" deben marcarse claramente en tu diagrama de Gantt y programarse para cuando tengas más energía. Garantiza que la organización está trabajando en las tareas más importantes.
Es importante seguir mejorando continuamente. Tracy sugiere que aprender puede ayudarte a avanzar más rápidamente.
Incluye actividades de formación o certificación en el diagrama de Gantt. Por ejemplo, da a los miembros de tu equipo tiempo para trabajar en la mejora de sus herramientas o técnicas. Esto conduce a una realización más rápida y mejor de las tareas.
Deja que la tecnología te ayude con tus tareas principales, pero no dejes que te quite la atención. Elige plataformas Gantt que permitan el trabajo en equipo, te recuerden las tareas y conecten con apps de comunicación. Utiliza la automatización para las tareas que deban hacerse con regularidad, de modo que puedas concentrarte en las tareas principales. Utiliza las notificaciones Gantt sólo para los eventos importantes.
Tracy señala que dar recompensas por terminar las tareas puede ser muy valioso. Siempre que se cumplan hitos importantes del proyecto, asegúrate de celebrarlos con el equipo o de darles pequeñas recompensas. Añade bloques de flujo de trabajo de "Tiempo de recompensa" al organigrama para que tu equipo tenga algo que esperar. Cuando se reconoce el esfuerzo, la gente se siente mejor y les ayuda a mantener la concentración.
Imagínate haciéndolo bien. Observar tus progresos te ayuda a mantener la motivación. Ten presente el objetivo final en cada paso. Cuando revises un proyecto, utiliza elementos visuales junto con el gráfico para que el objetivo quede más claro. Cuando los equipos se dan cuenta de cómo sus esfuerzos actuales les ayudan a alcanzar el éxito futuro, se hacen más fuertes.
Tracy cree que una buena salud ayuda a la gente a concentrarse y a hacer más cosas. Asegúrate de añadir pausas Energizantes al programa Gantt, como estiramientos, beber agua o caminar. Haz las tareas importantes cuando tengas más energía. No planifiques tus tareas más importantes para justo después de las reuniones o cuando estés cansado.
Haz primero tu tarea más importante. Brian Tracy proporciona consejos de oro para acabar venciendo a la procrastinación y ser productivo. Aplicar las estrategias de una metodología eficaz en los proyectos junto con los diagramas de Gantt permite a las personas y a los equipos entregar un trabajo mejor, más rápido y más fácil de entender.
Organizar el trabajo como tareas con distinta importancia, reservar tiempo para el trabajo de concentración y elogiar los logros ayuda a convertir el trabajo desordenado en un programa ordenado. Cuando te sientas atascado por tu proyecto, recuérdate a ti mismo: cuál es la rana de hoy, y comprueba si está en tu cuadro sinóptico con todas las tareas. Ayuda mucho si empiezas pronto con tu proyecto.
Empiece a gestionar sus proyectos de forma eficaz y no vuelva a tener problemas con herramientas complejas.
Empiece a gestionar sus proyectos de forma eficaz y no vuelva a tener problemas con herramientas complejas.