Trabajo Profundo de Cal Newport: Dominar la concentración para maximizar el éxito de los proyectos

Este libro se centra en lo importante que es realizar un trabajo intenso e ininterrumpido en el mundo actual, lleno de distracciones. Según Newport, el valor del trabajo profundo está aumentando, pero cada vez se realiza menos a medida que pasa el tiempo.

Cualquier gestor de proyectos que utilice diagramas de Gantt para organizar múltiples tareas necesita poder concentrarse estrechamente. Deep Work ayuda a las personas y hace que los equipos y sus proyectos sean más precisos.

Aprender sobre el Trabajo Profundo

El Trabajo Profundo es el que se realiza con total concentración en una tarea para poner a prueba y desarrollar todas tus capacidades mentales. Cal Newport afirma que el trabajo profundo ayuda a las personas a terminar rápidamente las tareas importantes y a obtener una comprensión más profunda de lo que están estudiando.

Newport divide su manual en algo llamado "Trabajo Profundo" frente al "Trabajo Superficial", que consiste en problemas irreflexivos que abordamos mientras estamos distraídos con otras cosas. Puedes encargarte de responder correos electrónicos, acudir a reuniones informales o realizar pequeños trabajos administrativos.

Rasgos clave del trabajo en profundidad

Las partes más importantes del trabajo profundo son las que permiten que sea tan eficaz. El cerebro sólo puede realizarlo al máximo si no lo interrumpe ninguna otra cosa. Participar en actividades de trabajo profundo puede aumentar tus habilidades tanto en tu vida personal como profesional. Como estas tareas son muy difíciles por naturaleza, no es posible reproducirlas ni automatizarlas.

Cómo se aplica a la gestión de proyectos

Ocuparse de la planificación, comprobar los riesgos y crear informes exige un trabajo profundo en la gestión de proyectos. Actualizar los diagramas de Gantt con cambios o crear otros nuevos requiere un enfoque detallado que se consigue mejor sin distracciones. Realizar un trabajo en profundidad permite prever y planificar un proyecto con mayor precisión.

Hacer un trabajo superficial suele tener consecuencias.

Hacer un trabajo superficial puede darte la sensación de que estás siendo productivo, pero normalmente no ayuda mucho a que el proyecto avance. Según Newport, tener que responder a mensajes y notificaciones y cambiar constantemente de tareas daña tu energía mental y disminuye la eficacia de lo que produces. Aunque nos quita mucho tiempo al día, el trabajo superficial no dura mucho y puede sobrecargar nuestra agenda si se lo permitimos.

A veces publicamos o comentamos al azar y enviamos mensajes no deseados, y ambas cosas pueden detener nuestra corriente de debate. Cuando pasas de una tarea a otra al azar, tu mente suele dispersarse y tu productividad disminuye. Como el trabajo superficial es reactivo en lugar de proactivo, disminuye el tiempo para planes más estratégicos.

El papel de los diagramas de Gantt

El trabajo profundo significa añadir muchas tareas cortas a una línea de tiempo, creando complicaciones innecesarias en los diagramas de Gantt. Los hitos importantes y las tareas de la ruta crítica quedan engullidos por el trabajo menos importante. Dar prioridad a un pensamiento cuidadoso ayuda a los gestores de proyectos a asignar correctamente las conexiones importantes y a hacer que el progreso destaque en los diagramas de Gantt. Como resultado, puedes ver con más claridad y hacer las tareas de forma más sencilla.

La Hipótesis del Trabajo Profundo y Cómo Afectará a la Productividad

Según Newport, ser capaz de realizar un trabajo profundo se convierte en un rasgo especialmente poderoso en un lugar de trabajo ferozmente competitivo. Así que, a medida que el tiempo que dedicamos al trabajo en profundidad se hace más escaso debido a todas estas distracciones, acaba siendo más importante. Las personas que se familiaricen con él harán oír su voz y avanzarán más en sus carreras.

Impacto en la gestión de proyectos

Si consideramos los proyectos desde el punto de vista de la gestión, esta hipótesis introduce importantes implicaciones. Si dedicas el tiempo suficiente a las tareas importantes cuando empiezas a planificar, se pueden evitar grandes interrupciones hasta el final. Disponer de un calendario eficaz puede hacer frente a la desinformación y ayudarte a evitar hacer la misma tarea varias veces.

Del mismo modo, ver cómo interactúan las tareas en un diagrama de Gantt requiere una cuidadosa reflexión que se desarrolla con mayor eficacia cuando se trabaja en profundidad.

Regla nº 1: Sumérgete en lo que estás haciendo

En el capítulo inicial de su libro, Newport señala que, para realizar un trabajo profundo, debes prestar verdadera atención a tus estrategias y seguirlas. Este enfoque no es casual; la gente necesita establecer rutinas y hábitos para evitar distraerse todo el tiempo.

¿Cómo fomentar el trabajo en profundidad?

Las múltiples formas de Newport pueden ayudarte a trabajar en profundidad. Durante mucho tiempo, los seguidores del monacato se separan de los demás. No suele ocurrir con los equipos, pero ayuda mucho para funciones a distancia en investigación o creación de sistemas.

Convertir las ideas en acciones.

Con este método, trabajas intensamente unos días y te reúnes con otras personas otros días. Con el Rítmico animo a los trabajadores a organizar un bloque de tiempo ininterrumpido en su jornada laboral. Por último, el método Periodístico permite añadir trabajo profundo allí donde quepa. Aunque es útil para muchos, este sistema se adapta mejor a las personas que ya dominan el enfoque profundo.

Los gestores de proyectos deben esbozar específicamente las tareas de trabajo en profundidad justo en sus diagramas de Gantt. Anota cada tarea de planificación, documentación o resolución de problemas del mismo modo que programas cualquier reunión o reunión. Esto significa que todos tratan el pensamiento crítico como algo importante.

Regla nº 2: Sé feliz estando aburrido

Newport cree que las personas que trabajan en el mundo actual se encuentran siempre buscando nuevas aportaciones. Ahora, estar ocupado en las redes sociales, el correo electrónico o Internet ha sustituido a hacer las cosas. Quienes se esfuerzan en un trabajo profundo necesitan educar su mente para resistirse a las distracciones inútiles y, a menudo, eso requiere tolerar la falta de estímulos.

¿Cómo puede practicarlo todo el mundo?

Esto significa que planificas el tiempo concentrado, en lugar de intentar no distraerte. No te distraigas con el teléfono todo el tiempo. Decide cuándo puedes leer correos electrónicos o chatear y cíñete a ello. Al igual que con otros hábitos, practicar la gestión de la atención te ayuda a mejorar.

¿Cómo ponerlo en práctica en los proyectos?

Lo mismo ocurre con los proyectos. No hace falta que pongas todas las tareas en un diagrama de Gantt. Reflexionar y considerar nuevas ideas puede ayudarte a conseguir al final resultados mucho mejores. Motivar a tu equipo para que analice bien las situaciones, no sólo para que complete más tareas, aumenta los resultados y reduce la necesidad de rehacer el trabajo.

Regla 3: Abandona las redes sociales

Newport señala que, aunque útiles, las redes sociales son en realidad una ilusión que desvía nuestra atención de las tareas importantes. Da la bienvenida a las herramientas digitales, pero en general insta a la gente a elegirlas de forma selectiva, utilizando el enfoque conocido como el Enfoque de la Herramienta del Artesano. Cuando sigues este principio, sólo incorporas las herramientas que realmente apoyan lo que quieres hacer en la vida o en el trabajo.

Aplicar el enfoque de la herramienta Craftsman

Al revisar cada aplicación o programa, los equipos eliminan los elementos innecesarios y se concentran en lo que les ayuda a trabajar mejor. A modo de ejemplo, si lo que ofrece una plataforma no cumple fines esenciales, debe dejar de formar parte del plan.

La relevancia con la gestión de proyectos

Esta lógica es directamente importante para gestionar proyectos. Muchos sitios de proyectos online tienen excelentes herramientas de comunicación, pero carecen de un enfoque claro. Selecciona soluciones para la gestión de proyectos que faciliten el trabajo en equipo y permitan a los individuos concentrarse en su trabajo. Una herramienta de diagrama de Gantt debe ayudar a los equipos a ver bien sus tareas y plazos, y no bombardearles con demasiadas alertas o herramientas que no vayan a utilizar.

Regla nº 4: Drena las aguas poco profundas. 

Piensa que los trabajos rápidos deben realizarse en determinados momentos para que no sobrepasen tu agenda. Debemos buscar la excelencia en las áreas que realmente importan a nuestro negocio. Su forma de hacerlo es hacer que cada minuto de su jornada laboral forme parte de un horario, para ver cómo emplea su tiempo.

Estrategias de aplicación

Aconseja poner límites al papeleo menor, a las sesiones de reuniones y a los chats instantáneos. Deben estar ahí, pero no deben regir el resto del año. Para los gestores de proyectos, esto significa que es hora de reconsiderar cuánto tiempo se dedica a cada tarea. El formato de los informes y los trabajos de actualización de estado se gestionan mejor como eventos sobre ventanas fijas en el calendario de tu diagrama de Gantt.

El diseño del sistema, el presupuesto o la estrategia deben guiarse por un trabajo profundo importante. Se pueden conseguir mejores resultados y más felicidad entre los trabajadores invirtiendo esta relación.

Una buena combinación es Trabajo Profundo y Diagramas de Gantt.

Integrar las enseñanzas de Deep Work en un proyecto significa esbozarlo como parte de tu cronograma. Los gestores de proyectos pueden utilizar diagramas de Gantt para asignar tiempo específicamente a la realización de actividades importantes. Puedes marcarlos claramente, para que los interesados sean conscientes de su uso y no programen durante esos periodos.

Cuando programas tareas superficiales durante periodos determinados, no interrumpen tu productividad. Un ejemplo es responder correos electrónicos o revisar trabajos en la última hora de tu día. De este modo, las tareas importantes pueden utilizar nuestros minutos mentales más productivos.

Por ejemplo, podríamos utilizar un proyecto de lanzamiento de software como ejemplo del mundo real. Dedicaremos mucho trabajo a la planificación temprana de la arquitectura y al diseño de la experiencia del usuario, y dedicaremos un tiempo especial a informar cuidadosamente de cualquier problema y a escuchar los comentarios. Utilizando un plan estructurado, cada etapa recibe la atención que necesita.

Conclusión

El Trabajo Profundo no se limita a ayudarte a trabajar mejor; también es una forma de trabajar reflexivamente. Los gestores de proyectos que utilizan las ideas de Newport pueden obtener una ventaja. En lugar de ser simples líneas de tiempo, sus diagramas de Gantt les ayudan a gestionar las tareas con un enfoque claro.

Si te importa mejorar tu habilidad para gestionar proyectos, salvaguardar tu tiempo e impulsar los resultados del equipo, sigue los consejos de Deep Work.