Cuando te asignen un proyecto no te dejes llevar por el pánico o la impaciencia si se trata de un tirón repentino y no estabas mentalmente preparado, simplemente para, tómate un tiempo y piensa antes de responder. Debes estar mentalmente preparado para cualquier situación mientras trabajas con una organización o incluso tienes tus tareas/proyectos.
Necesita una buena comunicación con los clientes o las organizaciones con las que trabaja. En segundo lugar, es necesario saber qué tipo de proyecto que va a tratar, tener todos los detalles y el estilo de trabajo anterior de la organización que solía seguir.
Pasos a seguir para Priorizar mejor los proyectos:
Debe seguir los pasos que se indican a continuación.
1. Identificar los objetivos empresariales
Para decidir cómo priorizar los proyectos hay que repasar los objetivos de la empresa y las estrategias que sigue para alcanzar su meta.
Si te pones al día sobre los objetivos de la empresa, podrás fijar mejor los objetivos del proyecto y trabajar en consecuencia. Si tiene un objetivo empresarial claro, podrá decidir qué tarea encabezará la lista de prioridades de su proyecto empresarial.
Si no se estudian las estrategias pasadas y presentes de la organización con la que se trabaja, es casi imposible conocer sus objetivos y la declaración de misión de dicha organización.
Importancia de los objetivos:
Los objetivos de una empresa deben ser muy claros y específicos para que puedan medir el progreso para alcanzar el éxito y establecer sus visiones específicas.
Los objetivos definen la declaración de misión de una organización y ayudan a analizar el rendimiento de sus empleados, tanto si apoya su misión como si no. Tipos de objetivos/misión:
Existen dos tipos de objetivos de una empresa:
Objetivos oficiales
Son las declaraciones de misión de una empresa u organización. Son objetivos a largo plazo y se establecen para crear la reputación y la imagen pública de una organización.
Objetivos operativos
Se trata de objetivos temporales que suelen desarrollarse únicamente durante un proyecto empresarial.
2. Hacer una lista de tareas
Antes de iniciar un proyecto, es necesario elaborar una lista de tareas que incluya todas las posibles tareas necesarias para llevarlo a cabo. Es la base de su trabajo que le proporciona la dirección correcta para vencer a tiempo su trabajo amontonado.
Normalmente, las listas de tareas se elaboran antes de empezar un proyecto. Las listas de tareas ayudan a encontrar el camino Cómo priorizar proyectos. Se pueden elaborar dos tipos de listas de tareas:
Lista de tareas del equipo
Esta lista se elabora al inicio del proyecto y la aprueba todo el equipo.
Lista de tareas personales
Cada miembro del equipo elabora su lista de tareas para cumplir el objetivo.
La importancia de las listas de tareas:
Las listas de tareas son importantes por los siguientes motivos:
Las listas de tareas te ayudan a lidiar con un montón de trabajo y a priorizar los proyectos.
Las listas de tareas pendientes te ayudan a decidir, como jefe de equipo, qué tarea vas a asignar a cada miembro con una fecha límite.
Estas listas también te hacen autoindependiente, no necesitas preguntar a otras personas qué hacer a continuación. Tienes tus propios planes para ser líder de ti mismo.
3. Categoriza tus objetivos (Big Rocks)
La categorización le ayuda a orientarse sobre cómo priorizar los proyectos. Al categorizar el trabajo, puede poner lo primero en primer lugar. De un montón de trabajo sobrecargado, tienes que separar tus grandes rocas que representan los objetivos más importantes que tienes que completar sin perder un solo minuto de manera efectiva.
Organizando las tareas o eventos que vamos a maquillar uno tras otro puedes priorizar tus tareas en cuatro grandes categorías:
Wok importante y urgente
Estas tareas ocupan el primer lugar en la lista de prioridades. Estas tareas son las más importantes y hay que realizarlas. Pensar de forma crítica puede provocar estrés y desarrollar una estrategia, pero hay que ser proactivo y encontrar la forma de resolver los problemas que surjan al realizarlas.
Puedes alcanzar fácilmente estos objetivos pensando de forma diferente y ampliando tus pensamientos con una mente tranquila.
Trabajo importante pero no urgente
Este tipo de trabajo es importante pero no urgente. Así que no necesitas seguir el calendario. Para dedicar tu tiempo a este trabajo sólo tienes que incluir tu visión, tu misión y centrarte en las cosas que puedes controlar sin la limitación del tiempo.
Trabajo no importante pero urgente
Esta categoría incluye el trabajo urgente pero no importante, como las reuniones urgentes con clientes sólo para cubrir el vacío de comunicación o mantener una discusión. Podemos decir que esta categoría pertenece a la gestión de crisis.
Trabajo no importante y no urgente
Esta categoría incluye las tareas y responsabilidades que no tienen valores, pero que tenemos que hacer para cumplir nuestros objetivos importantes, como navegar por Internet y utilizar las redes sociales sólo para comprobar la tendencia o la forma en que otros están adoptando para sus proyectos.
Será bueno para nuestra capacidad de gestión de equipos. Podremos aprender cosas nuevas y mejorar nuestros esquís. Obviamente, no debemos ignorar las pequeñas cosas relacionadas con nuestra responsabilidad laboral, ya que esta actitud nos ayudará a afrontar incluso los retos más grandes e importantes en cualquier circunstancia.
4. Desarrollar el diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt define bien cómo priorizar los proyectos, ya que contiene la lista de tareas importantes que tienes que repetir muchas veces hasta la finalización de un proyecto, como si eres ingeniero civil y estás haciendo un proyecto durante el cual tienes que visitar la obra muchas veces en un mes por repetición.
Así, mediante el diagrama de Gantt puede programar la fecha de su visita y cuántas veces la realizará en una semana o un mes.
El diagrama de Gantt es una barra horizontal que muestra la cronología y el estado. Es útil para analizar cuánto tiempo lleva un proyecto y qué tipo de herramientas se necesitan para su realización.
Forma de crear un diagrama de Gantt
Puede crearse utilizando hojas de Google o Excel, o construirse utilizando un " software de gestión de proyectoscolaborativos", pero depende de las necesidades de cada uno elegir las mejores características.
El diagrama de Gantt ayuda a abordar la planificación de proyectos. Para desarrollar proyectos con éxito se necesita colaboración y comunicación, lo que es posible con la ayuda de una comunicación ágil que centralice el plan del proyecto.
Cómo depurar sus proyectos
Invitar a todo su equipo al proyecto permite a cada persona filtrar el gráfico para la tarea que le ha sido asignada, lo que facilita la priorización de su tiempo.
Al compartirlo con sus clientes, puede reducir al mínimo la necesidad de una retroalimentación constante y le permite trabajar continuamente sin problemas logísticos.
5. Aprenda a decir no a nuevos proyectos
Cuando estás trabajando en un proyecto importante con una enorme pila de trabajo y tu cliente o jefe te asigna otro proyecto que no es posible realizar de forma eficiente, es mejor decir que no al nuevo.
Es una cuestión de carrera, si entregas un trabajo incompleto o de baja calidad puede oscurecer tu futuro profesional. Si no quieres decir claramente que no, tómate tu tiempo para hacer un brainstorming con nuevas ideas aportadas por el cliente.
Después de escuchar al cliente sobre el nuevo proyecto, sé educado y utiliza las palabras adecuadas para negarte a empezar el nuevo trabajo debido a tu ajetreada rutina. Tienes que convencer al nuevo cliente de que su nuevo proyecto necesita un tiempo adecuado para llevarse a cabo y que tú no podrás hacerlo debido a tu apretada agenda.
6. Cumplir el plazo
Los plazos se establecen para recordarte que tienes que trabajar en un proyecto y cuándo. Los plazos son la clave para tomar las riendas de ti mismo y completar el trabajo en un tiempo limitado con precisión.
Gestión de plazos:
Normalmente, la gente subestima el tiempo que se tarda en completar un proyecto y lo acepta sin tenerlo en cuenta. Puedes gestionar los plazos de las siguientes formas:
En primer lugar, tienes que saber para qué tipo de proyecto te han contratado y cuáles son los requisitos para llevarlo a cabo. Si el plazo es para una tarea complicada, informe a la persona que le ha asignado la tarea.
En segundo lugar, hay que conseguir las fuentes adecuadas, como equipo, herramientas, formación, material y también tiempo suficiente.
A pesar de que trabajes duro y termines el proyecto fuera de plazo, no te asustes y haz todo lo posible por limitar los daños.En una situación así, es mejor comunicarse con el cliente, pedirle un nuevo plazo y arreglarlo la próxima vez cumpliendo este plazo.
Conclusión
Teniendo en cuenta todos los pasos anteriores, puede aprender a priorizar proyectos con toda seguridad. Para un gestor de proyectos, estos datos serán útiles a la hora de dar prioridad a lo primero, organizar los datos, cumplir los plazos y programar las tareas importantes de forma semanal o mensual.
Tienes que ser constante para seguir todos los pasos anteriores, porque si no estás siempre conectado, puedes estropear las cosas.
