5 fases de gestión de proyectos que debe conocer para realizar el seguimiento de sus proyectos.

No es una tarea fácil; un gestor de proyectos debe tener en cuenta diferentes aspectos al mismo tiempo, como el presupuesto, los resultados, la opinión de los clientes y muchas otras cosas. La gestión de proyectos es una habilidad que permite hacer un seguimiento de un proyecto dividiéndolo en diferentes pasos para satisfacer las demandas de los clientes, y es la razón principal por la que una empresa consigue la sostenibilidad en el mercado.

5 gestión de proyectos fases que hay que conocer:

A continuación le presentamos algunas de las 5 fases de gestión de proyectos que debe conocer.

1. Iniciación del proyecto

Antes de finalizar el plan del proyecto, deben abordarse algunas cuestiones iniciales necesarias. El equipo directivo, el propietario y las partes interesadas se reúnen para compartir sus ideas y concretar el objetivo, el nombre y la finalidad del proyecto.

Los contratos escritos se firman como un acuerdo entre una empresa y las partes interesadas que garantiza el acuerdo de un proyecto. Se realizan los estudios necesarios para alcanzar el objetivo fijado y decidir las estrategias adecuadas para satisfacer las demandas de las partes interesadas.

Se realizan algunas pruebas para comprobar si el proyecto que se va a iniciar es viable o no, obtendrá beneficios y causará buena reputación entre el público. Se contrata a un equipo fuerte y cualificado para la realización de un proyecto a tiempo y según la demanda. Esta primera y muy importante fase de la gestión de proyectos se ocupa de diferentes claves para que el proyecto tenga éxito.

Define la razón por la que este proyecto es importante

En la fase inicial de un proyecto se explican las razones para iniciarlo y su importancia para el equipo. Se elaboran documentos importantes y obligatorios para establecer la alineación de los pasos. Los aspectos empresariales se debaten en detalle con el equipo directivo y las partes interesadas, así como el riesgo financiero.

Una estimación de la idoneidad de un proyecto

A continuación, también se realiza una estimación de la idoneidad del proyecto en relación con la legislación del país y las posibilidades de obtener beneficios. Ayuda a estimar si este proyecto será fructífero o no comparándolo con las demandas empresariales modernas del mercado.

Elaborar una carta de proyecto

Tras esta estimación, se elabora una carta de proyecto, que es un tipo de documentación que define muy claramente los objetivos de un proyecto, se elabora una lista de tareas formales y también se programa el tiempo de trabajo en el proyecto para todos los miembros del equipo.

Selección del equipo

El siguiente paso es la selección de los miembros del equipo. Se seleccionan personas cualificadas y con experiencia para la correcta ejecución del proyecto.

Asignación de funciones

Tras la selección de un equipo cualificado, el director del proyecto comparte un calendario y especifica sus tareas individualmente asignando funciones concretas a cada miembro.

Es una fase muy importante y básica cuando se trata de las 5 fases de la gestión de proyectos.

2. Con la intención de elaborar un plan sólido

Después de mantener un cálido debate en la junta directiva y de aprobar el proyecto, llega la siguiente y crucial fase de la gestión de proyectos, que consiste en desarrollar un plan sólido para que el proyecto tenga éxito de todos modos.

Antes de poner en marcha un proyecto, es necesario elaborar un plan para alcanzar sus objetivos. Para ello, se siguen diferentes pasos como

Elaborar una lista de tareas pendientes

Cuando empieces a trabajar en un proyecto, debes tener muy claras las tareas diarias que vas a realizar con regularidad. Los estudiosos de los negocios afirman que un plan escrito es obligatorio y clave para el éxito, ya que te mantiene recordando tus tareas.

Así que, en primer lugar, haz una lista de tareas por escrito y en formato electrónico. Sé decidido en tu trabajo y guía a los miembros de tu equipo en la dirección correcta manteniendo una buena comunicación con ellos.

Elaboración de diagramas de Gantt personales y de equipo

Es muy necesario rendir cuentas de uno mismo para poder analizar si se han alcanzado los objetivos semanales o mensuales. Para tener un análisis claro de tu trabajo, haz un diagrama de Gantt antes de empezar a trabajar y programa las tareas que vas a realizar a diario o una vez a la semana.

El director del proyecto debe elaborar diagramas de Gantt tanto para todo el equipo como individualmente y revisarlos semanal o mensualmente para tener un análisis cristalino de la finalización de las tareas y hacer lo necesario si falta alguna.

Encontrar las grandes rocas

Cuando hayas elaborado una lista de tareas pendientes y un diagrama de Gantt, te resultará muy fácil clasificar tu trabajo. Encuentra las tareas más importantes y urgentes y concéntrate en ellas. Las rocas grandes representan las tareas que no son permanentes pero que es importante realizar antes de cumplir un plazo.

Las grandes rocas pueden cambiar tras la finalización de cada una de ellas y es necesario cambiar de paradigma para hacer frente a las diferentes grandes rocas del proyecto.

Planificar un presupuesto

La gestión de proyectos tiene éxito cuando su plan para hacer frente a los gastos es sólido. El director financiero y su equipo presentan un presupuesto de costes estimado que se supone que se invertirá en el proyecto en marcha. Este coste fijado para un proyecto hace que su equipo esté decidido a ajustarse al presupuesto utilizando los recursos limitados.

Evaluación de riesgos

Es importante tener controlados los riesgos que pueden aparecer durante la tramitación de su proyecto. Debes tener un plan para evaluar los riesgos que pueden ser predecibles o no, y encontrar sus soluciones inmediatamente para evitar grandes daños.

3. Ejecución del plan

Después de hacer planes y completar un montón de papeleo, se llega a la fase de trabajo. Los planes elaborados en el consejo de administración van a ponerse en práctica. Se trata de una fase de trabajo real y efectiva que dura mucho tiempo en comparación con las demás fases.

Durante esta fase, el gestor de proyectos debe ser más cuidadoso y preocuparse más por el proyecto, ya que va a ser evaluado después de su ejecución.

Esta fase incluye las responsabilidades de un gestor de proyectos como

Seguimiento de los miembros del equipo

Ahora la responsabilidad recae sobre el gestor del proyecto y exige acciones eficaces para vigilar el rendimiento de los miembros del equipo, asegurándose de que cada uno de ellos cumple con sus obligaciones y realiza la tarea de la misma forma que se le ha indicado.

Evaluación y gestión de riesgos

Ahora bien, el trabajo real puede enfrentarse a varios riesgos relacionados con el presupuesto, la calidad o cualquier otra cosa. El gestor del proyecto es responsable de evaluar el riesgo y solucionarlo a tiempo.

Sostenibilidad del presupuesto

El director de proyecto se asegura de que los miembros del equipo se ajustan al presupuesto en lugar de excederse en la relajación. Y si hay que hacer cambios en el presupuesto, hay que discutirlo antes de ejecutarlo.

Mantener la calidad del producto

La calidad de los productos de una empresa decide su posición en el mercado y hace que goce de buena reputación entre el público. Por lo tanto, es obligatorio estar al día sobre la calidad de los productos suministrados.

Tener una buena comunicación con el equipo

Una buena comunicación es necesaria para que un proyecto tenga éxito, ya que proporciona confianza y un ambiente positivo que aumenta la eficacia de los trabajadores.

Esta es otra fase importante de las 5 fases principales de la gestión de proyectos.

4. Investigar y evaluar los procesos

Después de ejecutar un plan, hacer entrega de los productos de la empresa y estar en público es el momento de investigar los resultados. Puede hacerlo mediante

Comprobación del estado de consecución de los objetivos

En esta fase, el equipo de gestión del proyecto comprueba constantemente si el camino que están siguiendo les lleva o no al objetivo real fijado en la fase inicial. Si no es así, el director del proyecto es responsable de controlarlo y ponerlo en el camino correcto.

Comparación del plan presupuestario con los gastos reales

El gestor de proyectos compara el coste previsto del proyecto con los gastos que ha realizado el equipo y analiza si van bien con él o no. Si la respuesta es negativa, se trata de una situación alarmante y puede causar problemas al gestor del proyecto, pero puede resolverse manteniendo una buena comunicación con los inversores y las partes interesadas.

Evaluar el rendimiento y mantener un control y equilibrio del presupuesto y otros aspectos medibles es una ventaja para que un gestor de proyectos gestione el proyecto con facilidad y eficacia.

5. Estimación de los resultados

La última fase de un proyecto, tan importante como las demás, es la comunicación de los resultados. Es una fase de seguimiento de la gestión de proyectos. En esta fase se miden los resultados y se comparan con el plan.

Es responsabilidad del gestor del proyecto examinar el resultado y comprobar la entrega a tiempo al cliente, encontrar ambigüedades y sugerir formas de rectificar los puntos débiles si los encuentra. Es la fase de cierre; se completan los contratos y se celebran los éxitos del proyecto. Se formalizan los documentos finales y se rescinden los contratos una vez finalizados.

El gestor del proyecto presenta una revisión final organizando una reunión o una fiesta de celebración y se explican los puntos clave importantes demostrando que se han ajustado al presupuesto, han seguido el calendario y han logrado el objetivo fijado durante la primera fase antes de implantar la gestión del proyecto.

Reflexiones finales:

Así pues, éstas eran las 5 fases de la gestión de proyectos. Si desea que el proyecto tenga éxito va a empezar con una empresa como director de proyecto debe desarrollar habilidades de gestión de proyectos y seguir cinco fases de gestión de proyectos para lograr los resultados deseados.

Desarrolle un diagrama de Gantt para que usted y su equipo estén bien encaminados y lleguen a tiempo con resultados de alta calidad.