¿Qué es un plan de proyecto?
Antes de avanzar demasiado, veamos un poco más de cerca qué es un plan de proyecto. Tu plan de proyecto es el proceso paso a paso que piensas seguir para llegar desde donde estás ahora hasta un objetivo final y una fecha límite (que te dará tu cliente). Tu plan te ayuda a averiguar todo lo que tienes que hacer para alcanzar ese objetivo y ayuda al resto de personas de tu equipo (porque definitivamente no puedes hacerlo solo) a averiguar lo que tienen que hacer también. Cuanto más trabajes con ellos para crear tu plan, mejor saldrá.
Cuando empiezas un plan de proyecto, vas a establecer diferentes tareas y subtareas que deben realizarse para que tu equipo llegue a donde tiene que llegar. El plan es un proceso. Es como cuando preparas un viaje e imprimes las indicaciones (o las descargas en tu teléfono). Esas indicaciones te dan todo lo que necesitas saber para llegar del punto A (dónde estás ahora) al punto B (dónde quieres acabar). Lo mismo ocurre cuando intentas realizar una tarea en tu empresa.
Por qué necesita un plan de proyecto
Pero aunque sepa lo que es un plan de proyecto, ¿por qué es importante? ¿Qué vas a conseguir con un plan de proyecto? La verdad es que vas a conseguir muchas cosas. La más importante es que vas a tener más posibilidades de éxito. Si escribes lo que quieres conseguir y estableces los pasos necesarios para lograrlo, estarás consolidando todo el proceso en tu mente y tendrás más probabilidades de seguir cada uno de esos pasos para llegar del punto A al punto B. Ese es el aspecto más importante.
También te facilitarás el proceso a ti mismo. Cuando escribes cada uno de los pasos de los que tú y el resto del equipo sois responsables, es más fácil para todos comprobar y ver lo que queda por hacer, lo que ya se ha hecho y mucho más. Puedes ver tu progreso o dónde te estás quedando atrás. También puedes asegurarte de que estás en el calendario correcto o de lo que tienes que hacer para mejorarlo. El plan de proyecto garantiza que todos los miembros del equipo estén de acuerdo, lo cual es crucial en el proceso.
Por último, un plan de proyecto garantiza que el cliente reciba lo que espera. Con un plan, te mantienes al tanto de las tareas y asignaciones. Conseguirás que los hitos se completen a tiempo y que tu cliente reciba los productos que ha solicitado. Todo ello te facilitará mantener contento a tu cliente y hará que tu negocio siga funcionando y continúe proporcionando un servicio excelente a todos tus clientes. Cuanto mejor planifiques, mejor serás y eso es lo que buscan tus clientes y cualquier cliente potencial.
Pasos para su plan de proyecto
Hay varios pasos importantes que debes seguir para asegurarte de que tu plan de proyecto va por buen camino. Vamos a echar un vistazo a los diez pasos más importantes y a lo que hay que hacer para asegurarse de que su plan va por buen camino. De este modo, te asegurarás de que tu equipo ejecuta todos los proyectos correctamente y de que tus clientes están satisfechos con los resultados. Y diez pasos para crear ese plan no parece mucho, ¿verdad? Podrías terminar en un abrir y cerrar de ojos.
Veamos los pasos para crear un plan de proyecto impresionante.
1. Conozca el alcance de su plan
El alcance de tu plan es exactamente lo que esperas conseguir. ¿Cuál es el objetivo final que debe alcanzar? Lo más probable es que sea tu jefe, jefe de equipo o cliente quien te lo defina. Pero si no sabes a dónde quieres llegar, no lo conseguirás. Y tu plan tiene que ser capaz de explicar a todo el mundo exactamente lo que esperas conseguir y cómo vas a lograrlo. Así que empieza con un objetivo. A partir de ahí, podrás empezar a crear cada uno de los pasos necesarios para alcanzar ese objetivo.
A la hora de establecer el alcance del plan y prepararte para exponerlo todo, debes asegurarte de que tienes una buena idea de lo que está ocurriendo en tu proyecto. Deberías conocer algunos de los detalles de lo que hay que hacer y qué implicará cada uno de los distintos aspectos del proyecto. Pero averiguarás aún más cosas a medida que sigas trabajando en las siguientes fases de este proceso. Al fin y al cabo, vamos a hablar de todo lo necesario para que ese plan sea un éxito.
2. Investigue
Lo siguiente que tienes que hacer es investigar. No des por sentado que te van a contar todo lo que necesitas saber desde el principio. Tampoco des por sentado que tu jefe, tu jefe de equipo o tu cliente lo saben todo desde el principio. Pero tienes que asegurarte de que tienes todos los datos antes de adentrarte demasiado en el proceso de planificación. Eso empezará con lo que llamamos paso dos y paso tres. Así que, por ahora, céntrate en investigar y averiguar todo lo que puedas a partir de la información que ya se te ha facilitado.
Ten en cuenta que mucha de la información que necesitas estará en los papeles y la documentación que te entregue quien te encargue el proyecto. Eso no significa que esa persona haya leído toda la documentación, pero el papeleo te ayudará a crear una base un poco más sólida para construir el proyecto y llevarte al paso tres (al que llegaremos en un momento). Al revisar la información que tienes, encontrarás cosas como las metas que hay que alcanzar, los objetivos o expectativas, e incluso quién va a formar parte de tu equipo. O, al menos, deberías encontrar parte de esta información.
3. Hacer preguntas difíciles
No temas hacer preguntas. Y no tengas miedo de hacer preguntas difíciles. Toda la información que necesites para completar el proyecto debería estar disponible desde el principio. Si no es así, pregúntale a quien tengas que preguntar hasta que encuentres la respuesta. Al fin y al cabo, no podrás completar el proyecto si no sabes todo lo que hay que saber sobre él.
Pregunte quién va a ser responsable de cada aspecto del proyecto. Averigua quién tiene que estar al tanto de los distintos pasos que des. Pregúntale a tu jefe quién tiene que dar el visto bueno a las distintas partes del proceso. Averigua cómo vas a recibir comentarios o cómo vas a resolver los problemas. Asegúrate de saber cuándo tienes que terminar el proyecto y quién tiene que recibirlo. Sepa cuándo no puede ponerse en contacto con alguien o qué tipo de problemas pueden surgir a lo largo del proceso. Es importante que sepas todo lo que puedas al iniciar el proyecto, porque así tendrás más éxito en general.
4. Empezar con un esquema
A continuación, empieza a crear un esquema. No quieres sumergirte demasiado rápido en este proyecto y eso significa no crear un plan demasiado detallado desde el principio. En lugar de eso, crea un esquema en el que se recojan aspectos como el plazo final y los hitos a lo largo del camino (si ya han sido fijados por tu cliente o jefe). Debes asegurarte de que tienes un marco que puedes presentar al equipo y con el que puedes seguir trabajando a medida que avanzas.
Tu esquema va a exponer el proceso para obtener la aprobación (de quien tenga que concederla). También debe mostrar lo que hay que completar y cuándo para alcanzar los distintos hitos, plazos y demás. Es posible que también quieras esbozar un poco de la información que ya conoces sobre los recursos y los entregables, así como cualquier cosa en la que estés basando tus decisiones y tu diseño. No es necesario que lo hagas todo, pero sí que incluyas toda la información de la que estés seguro. No es necesario que especifiques demasiado el orden de las tareas, pero puedes hacer una lista de las que ya sabes que hay que hacer, por ejemplo.
5. Implicar al equipo
A continuación, empieza a hablar con el equipo que va a ser responsable de este proyecto. ¿Quién forma parte del equipo o quién ha sido asignado para ayudarte con alguna de las tareas? Trabaja con ellos y con el esquema que ya has creado para idear cualquier tarea adicional que haya que completar o para calcular los recursos y suministros que necesitarás o cuánto tiempo te llevará cada una de las tareas. Aquí es donde vas a buscar más información y hacer más preguntas difíciles.
Aquí es también donde vas a empezar a desarrollar el esquema que acabas de crear. Junto a cada una de tus tareas, puedes empezar a apuntar algunas notas sobre el calendario, los recursos y quién es el responsable. Puedes ir añadiendo el resto de tareas que te vayan indicando. Si sigues este camino, obtendrás más apoyo y comentarios para tus ideas. Tu equipo podrá ayudarte mientras creas el esquema y en el siguiente paso, cuando empecéis a redactarlo todo juntos.
6. Borrador
A continuación, haz un borrador de todo el proyecto. Aquí es donde tomas el esquema que creaste en el paso cuatro junto con los comentarios y la información adicional que obtuviste en el paso cinco y lo utilizas para crear un borrador más detallado. Exponlo todo en papel, con cada tarea en orden y cada tarea marcada. Pon toda la información que puedas y asegúrate de que estás completamente seguro de que el proyecto que has creado es preciso o, al menos, todo lo preciso que puede ser sin la aportación final y el apoyo de tu equipo.
Esta parte del proceso puede llevar un tiempo, pero asegúrate de que estás haciendo todo lo que puedes para elaborarlo. Debes asegurarte de que el borrador que tienes está redactado de una forma que puedas entender y que te ayude a centrarte mejor en lo que hay que hacer. Si lo tienes todo organizado, será más fácil introducirlo en el sistema de gestión de proyectos que elijas (del que hablaremos en el séptimo paso). Podrás verlo todo y, como ya está organizado, es muy fácil de configurar.
Aquí es donde vas a utilizar tu herramienta de gestión de proyectos. Instagantt le permite poner en todas las diferentes tareas y subtareas que desee. Puedes crear plazos, hitos, dependencias y mucho más. También puedes asignar cada una de tus tareas a diferentes personas de tu equipo. Todo esto es fácil de lograr y entonces usted puede compartir esa información con el resto del equipo para que puedan proporcionar retroalimentación, supervisar sus tareas, y realizar un seguimiento de todo lo que está sucediendo en cuanto a llegar a los plazos o incluso la comunicación con el resto del equipo.
Usted también tiene la opción de ver todas sus tareas a través de una configuración de diagrama de Gantt o una configuración de gráfico Kanban. De cualquier manera, usted va a tener un método sencillo de seguimiento de todo y mantenerse en la cima de su proyecto. Además, puede vincular este sistema a varios de sus otros sistemas y programas para que sólo tenga que poner en la información una vez para verlo a través de cada una de sus plataformas. Así te resultará mucho más fácil estar al tanto de todo y mantener informadas a todas las personas que lo necesiten.
8. Finalice su diseño
Aquí es donde vas a finalizar la disposición y el diseño de tus gráficos o tableros. Sea cual sea el sistema que hayas decidido utilizar para organizar tu proyecto y todas las tareas asociadas a él, debes asegurarte de revisarlo detenida y completamente. Debes asegurarte de que compruebas todo lo que has introducido en el sistema y de que es fácil de leer y de entender para cualquiera lo que se supone que debe ocurrir en ese lugar. Así te resultará más fácil conseguir el resultado que deseas.
Ahora, ten en cuenta que ésta no va a ser la última vez que ajustes tu gráfico o tu plan de proyecto. Todavía tendrás que dar un par de pasos más. En este punto, sin embargo, usted debe tener una idea bastante buena de lo que el plan va a tomar y cómo va a lograrlo. El plan que veas en tu perfil de Instagantt debería parecerse bastante a lo que esperas y debería parecer una versión finalizada de tu plan. Deberías sentir que puedes alcanzar tu objetivo basándote en esa versión del plan.
9. Obtener la opinión del equipo
Una vez que creas que has terminado y que puedes pasar a ejecutar el plan, es el momento de pedir opiniones una vez más. Esto no significa que sea la última vez que pides a tu equipo que te ayude a mejorar el plan. Pero es la última vez antes de empezar a trabajar en el plan. Por lo tanto, póngase en contacto con el equipo y asegúrese de que tienen acceso al gráfico Instagantt que ha creado. A continuación, pídeles que lo revisen y vean lo que piensan sobre el alcance general, los hitos y sus tareas en él.
Quieres saber si creen que este plan es realista y si es representativo de lo que pueden hacer. Si es así, estupendo, puedes pasar al siguiente paso. Si no lo es, entonces querrás trabajar con esos miembros del equipo y con cualquier información que puedan proporcionarte para averiguar qué hay que cambiar. De este modo, podrás avanzar en tu proyecto y asegurarte de que va a ser un éxito. Pedir opiniones es un paso crucial en el proceso de implicar a tu equipo y alcanzar tus objetivos.
10. No dejes de planificar
El último paso de tu plan de proyecto es continuo. Nunca habrás terminado. Puede que tu plan de proyecto tenga muy buena pinta y que todos los implicados piensen que va a ser un éxito arrollador. Puede que hayas hecho toda la investigación, formulado todas las preguntas, utilizado todos los comentarios y creado un plan que te parece perfecto a ti, a tu equipo, a tu jefe, al cliente y a todos los que se lo enseñas. Pero esto es la vida real. Y nunca nada es realmente perfecto.
Lo que eso significa es que tu plan va a tener que cambiar. Ya se trate de pequeñas o grandes cosas, va a haber algunas cosas en el plan del proyecto que simplemente no son correctas o que se desvían del curso de una manera u otra. Puede que alguien se ponga enfermo y no termine su tarea o que uno de los suministros que esperabas utilizar se retire de repente del mercado y tengas que encontrar un sustituto. Puede que un acontecimiento inesperado paralice la producción durante un tiempo o que un cliente no responda durante un tiempo. Sea lo que sea, el plan se verá afectado. Así que prepárate siempre para hacer cambios y seguir mejorando por el camino.
A fin de cuentas, hay que asegurarse de que el plan del proyecto esté redactado de forma que todos los miembros del equipo puedan entenderlo y ejecutarlo. Y lo que es aún más importante, debe asegurarse de que está diseñado para realizar el trabajo de la forma más rápida y eficaz posible, sin sacrificar la precisión en el proceso. ¿Cómo conseguirlo? Bueno, tendrá que seguir los pasos que hemos descrito anteriormente y asegurarse de que dispone de Instagantt para empezar. La planificación de proyectos puede ser un juego de niños si cuenta con el sistema adecuado para ayudarle.
