¿Qué es un plan de trabajo?
En primer lugar, profundicemos en lo que es un plan de trabajo. Estos planes son esencialmente los objetivos específicos del proyecto y la forma en que las personas responsables de ese proyecto podrán ejecutarlo. Aunque también son eficaces para el trabajo personal, se utilizan sobre todo para los que participan en una asignación de trabajo y, en general, para proyectos que requieren muchas aportaciones de diferentes personas y muchos pasos para completarlos.
Con el plan de trabajo, puedes tomar un único objetivo final y desglosarlo en los pequeños pasos que hay que dar para que ese objetivo global tenga éxito. Por lo general, esto funciona mejor si divides las cosas en los pasos más pequeños que puedas y luego asignas cada uno de los pasos a una persona que será responsable de asegurarse de que ese paso se ejecuta y está listo para la persona que tiene el siguiente paso. Veamos con más detalle qué se necesita para crear un plan de trabajo.
Iniciar su primer plan de trabajo
Paso 1: Determinar el objetivo/resultado final
Lo primero que tiene que saber es qué espera conseguir exactamente con su plan. Necesita un resultado específico y cuantificable, de lo contrario nunca sabrá si ha alcanzado el objetivo. Ahora bien, depende de ti si se trata de un gran objetivo general o de uno más pequeño. Los planes de trabajo (aunque normalmente se utilizan para grandes proyectos) también pueden servir para proyectos más pequeños. La clave es tener algo que se pueda alcanzar a través de múltiples pasos y que sea SMART. Estos objetivos son los que serán alcanzables.
Un objetivo SM ART es Específico, Mensurable, Alcanzable, Relevante y Limitado en el tiempo. Eso significa que tienes que saber lo que se está haciendo y por qué. También hay que poder medir los resultados y saber si se ha alcanzado el objetivo. También hay que ser capaz de alcanzar el objetivo. ¿Es realista conseguirlo de la manera que se intenta? Debe ser relevante, lo que significa que cada uno de los pasos del objetivo debe contribuir al resultado final que buscas. Y, por último, debe tener una duración determinada, es decir, un plazo concreto para alcanzarlo.
Paso 2: Desglosarlo
A continuación, tendrá que dividir el objetivo general en pasos más pequeños que puedan ser fácilmente gestionados por una sola persona o un equipo más reducido. Cada uno de estos pasos debe ser específico y mensurable para que todos los miembros del equipo puedan saber cuándo se han logrado. Si los pasos son demasiado amplios o demasiado variables, puede resultar difícil determinar si se ha completado y si el siguiente equipo o persona puede empezar con sus pasos para hacer avanzar el proyecto. También puede ser difícil para el individuo que trabaja en ese paso entender lo que está tratando de lograr.
El usode un diagrama de Gantt y el establecimiento de objetivos SMART facilitan esta tarea.
Paso 3: Asignar funciones
Echa un vistazo a cada uno de los pasos necesarios para que tu objetivo final se haga realidad. A continuación, analiza cada uno de los pasos más pequeños que has determinado que hay que dar. Por último, echa un vistazo al equipo que tienes a tu disposición para asignarle estas tareas. ¿Cuáles son sus puntos fuertes? ¿En qué aspectos podrían ayudar a impulsar el proyecto? ¿En qué tareas destacaría más cada miembro? Así tomarás la iniciativa y asignarás las tareas de modo que cada persona trabaje en un área en la que pueda rendir mejor.
Paso 4: Fijar plazos
Cada una de las tareas debe tener una fecha límite para que cada miembro sepa en qué está trabajando y cuánto tiempo tiene para hacerlo. Si no tienen una fecha límite, será muy difícil obligar a nadie a completar sus tareas. Al fin y al cabo, tienen todo el tiempo que quieran, ¿no? No es así, así que tómate tu tiempo para fijar los plazos que todos deben cumplir y asegúrate de que cada miembro del equipo conoce su plazo. Deben conocer el plazo de su tarea, el de la tarea inmediatamente anterior a la suya y el del proyecto en general (como mínimo) para que puedan asegurarse de que sus tareas se realizan a tiempo y de forma coherente con el calendario general que usted pretende.
Paso 5: Seguimiento con todo el mundo
Debes asegurarte de que haces un seguimiento de cada miembro del equipo para comprobar que todos cumplen las normas y los plazos que se les han fijado. Esto no significa que tengas que entrar en todas las oficinas para ver qué está pasando. Con el plan de trabajo y el diagrama de Gantt adecuados, podrá comprobar el progreso de los empleados sin tener que entrar en esas oficinas. Estos diagramas le permiten establecer tareas pendientes y ver quién está siguiendo el plan y el calendario. También podrá ver en qué aspectos su equipo tiene dificultades.
Paso 6: Mantener a todo el mundo centrado en sus tareas
Si estás haciendo un seguimiento de todas las personas que participan en el proyecto, deberías saber inmediatamente si algo va mal. También deberías poder modificar inmediatamente el proceso, las personas implicadas o los pasos a seguir si descubres que es así. Y lo que es aún más importante, puede ver dónde se están desviando las personas o no están aportando su granito de arena. Estos aspectos facilitan que el proyecto se realice a tiempo y dentro del presupuesto porque estás al tanto de todo.
Paso 7: Establecer controles
Lo más probable es que en el equipo con el que trabajas haya varias personas que necesiten trabajar con otras. Puede que no necesiten trabajar juntos directamente todo el tiempo, pero probablemente tengan al menos algunas fases del proyecto sobre las que necesitan comunicarse. Establece momentos de control para que los miembros del equipo completo se reúnan y discutan lo que está pasando y para que te hagan cualquier pregunta que puedan tener a ti o a los otros miembros del equipo. De este modo, el proyecto no se desviará de su objetivo y cada uno de los miembros del equipo podrá interactuar positivamente con los demás, cara a cara.
Ahora bien, en lo que respecta a las reuniones de control, debes asegurarte de que las realizas de forma eficaz. Aunque no se trata sólo de que te registres con tus empleados, sino de que todos se registren entre sí, hay algunos consejos de los que puedes sacar provecho. En primer lugar, debes respetar que su tiempo es valioso y que no quieres robarles demasiado. Tampoco debes tener miedo de pedir ayuda o aclaraciones para entender algunos aspectos del plan de trabajo y del proyecto. Si no lo entiendes está bien, pero si intentas decirle a otro lo que tiene que hacer cuando no sabes de lo que estás hablando sólo vas a causar más problemas a la larga.
Paso 8: Revisar el trabajo
Una vez finalizado el proyecto, o incluso después de que se haya completado cada una de sus fases, es posible que quieras echar un vistazo más de cerca para ver si todo el mundo está siguiendo el plan de trabajo. Es muy posible que no estén realizando las tareas del todo bien o que el plan de trabajo deba modificarse porque ha cambiado algo. Tal vez no hayan completado la tarea al nivel que usted esperaba o exigía. Sea lo que sea, eres tú quien está al mando. Tú eres el que tiene que asegurarse de que todo cumple las normas.
Si te encuentras con una sección del proyecto que no cumple las normas establecidas, es el momento de que investigues un poco más y averigües por qué no ha funcionado como se suponía. Es posible que tengas que rehacer partes del proyecto, y cuanto antes lo reconozcas, mejor para ti y para el proyecto en su conjunto. No tendrás tantos tiempos muertos en los que nada sucede cuando debería.
Paso 9: Evaluar el resultado final
Cuando el proyecto está totalmente terminado y se le presenta a usted, eso no significa que todo esté hecho. Significa que el equipo cree que ha completado todas las etapas del plan de trabajo, pero podría haber algo más en el proceso. Tu trabajo, como gestor final del proyecto, es echar un vistazo al resultado final. Tanto si tu proyecto es un papel, un objeto físico o algo totalmente distinto, tienes que asegurarte de que el resultado es lo que querías (o si lo que querías no era posible, es un resultado efectivo).
Si estás satisfecho con el resultado o reconoces que tu resultado simplemente no era posible, entonces has terminado. Es hora de rematar el proyecto de la forma que necesites. Puede que haya que presentar el proyecto a un cliente o ejecutarlo de alguna otra forma. O puede que simplemente haya que guardarlo en algún sitio. Por otro lado, si no has conseguido el resultado que querías o no has llegado a una razón satisfactoria de por qué no puedes conseguir el resultado que quieres, es hora de retroceder unos pasos. Aquí es donde tienes que volver a poner en marcha a tu equipo para obtener un mejor resultado la próxima vez
Paso 10: Seguir adelante
Ha llegado el momento de ponerse manos a la obra con el siguiente proyecto. Si ya tiene algo preparado, es hora de ponerse manos a la obra y ver qué puede hacer con ello. Si aún no tienes nada, puede que no necesites que tu equipo haga nada. En su lugar, puede sentarse, relajarse y esperar a que el equipo vuelva a ser necesario. Esta es la fase en la que, pase lo que pase, vas a desactivar el plan de trabajo que has creado y acabar con él de una vez por todas. Al fin y al cabo, si tienes que completar otro proyecto, necesitarás un nuevo plan de trabajo. Por lo tanto, échale un vistazo, asegúrate de que tu plan de trabajo está completo y luego sigue con el resto de tu programa de trabajo.
A fin de cuentas, necesitas un plan de trabajo que funcione para ti y eso es posible si sabes lo que estás haciendo. Necesitas asegurarte de que estás completando cada tarea de manera eficiente y efectiva. Tienes que asegurarte de que estás planificando cada paso de la mejor manera posible, y también tienes que asegurarte de que estás manteniendo a todo el mundo en el trabajo que se supone que deben estar haciendo. Todo esto se puede hacer con el plan de trabajo adecuado y, definitivamente, con el uso de un software de diagrama de Gantt.
