ー プロジェクトをークをークをーー プロジェクトをークをーしかし、このような構造がどのようなもので、どのように機能するのか、十分に理解しているだろうか？年、歳を歳を年。むか～し～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～～
まず、ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャーとは何なのか、もう少し詳しく説明しよう。このような構造では、プロジェクトを詳しく見て、そこから作業を進めます。プロジェクトそのものが何であるかがわかったら、そのプロジェクトを成功させるためには何が必要かを理解する必要がある。そこで登場するのがブレイクダウンだ。プロジェクトを小さなステップに分解する必要がある。何を、いつまでに、どのように完了させる必要があるのかを知るのだ。
この構造の中で、いつまでにすべてを達成すべきかを正確に知る必要もあります。スケジュールを作成することにもなる。また、プロジェクトに付随するさまざまなステップ、タスク、成果物をそれぞれ提供するために、どれくらいのコストがかかるのかも知っておく必要があります。この構造を作り終える頃には、プロジェクトを必要な仕様で完成させるために必要なことすべてをしっかりと理解しているはずだ。
その答えは、プロジェクトの実行プロセスを合理化したい人には、ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャーが必要だということだ。この種のシステムは、プロジェクトを作成する必要のあるほぼすべての人にとって物事を容易にするものであり、システム全体の責任者だけが使う必要はない。
チームリーダーは、組織のどのレベルでも、この構造を使ってプロジェクトの各タスクとサブタスクを決定することができる。そこから、この構造を使って、各タスクを委譲し、誰が責任を持つかを決めることができる。これは、クライアントや組織内のさらに上位の個人に何かを売り込むプロセスの重要な部分である。しかし、会社で働く個人はどうだろうか？
Work Breakdown Structureは、あなたが取り組んでいるあらゆることを分解するために使うことができる。達成すべきタスクが与えられている場合、その最終的な課題に到達するために、いくつかの小さなタスクがある可能性があります。リフォームプロジェクトのためにバスルームを設計する必要がある場合は、まず、あなたの研究を行う必要があり、空間の大きさと配管や電気のレイアウトを知る必要があります。利用可能な予算を知る必要があり、建築材料や構造に必要な部品のコストを見積もる必要があります。
誰でもこのような構造を利用することで、よりまとまりのあるシステムを構築し、プロジェクトに取り組む際に手順を見落とさないようにすることができる。フリーランサーであっても、この仕組みを使って、適切な時間配分をすることができる。今取り組んでいるコンテンツや成果物の作成にかかる時間のチャートを作成することができます。そこから、各タスクの価値を予算化し、時間と労力に対するオファーを作成することができる。
では、なぜこのプロセスが重要なのでしょうか？知っておくべきことがいくつかあるし、このプロセスを使うべき重要な理由もいくつかある。まず1つ目は、何をすべきかを正確に把握することだ。ワーク・ブレイクダウン・ストラクチャーを作成するときは、一番上の部分、つまり最終的な成果物から始めて、それを小さな成果物に分解していき、完成させる必要のある個々のタスクやサブタスクまで落とし込んでいく。
次に、必要なタイムラインをよりよく理解できるようになります。ひとつひとつのステップに分解することで、そのステップにかかる時間がわかり、どのタスクが同時に完了できるのか、チームがお互いを待つことになるのかがわかる。
また、必要なタスクの理解も深まるため、必要な予算もより明確になります。各タスクを見て、必要な消耗品や設備、チームの規模を評価することができるため、現実的な予算を立てるチャンスが増える。そうすることで、あなたの会社もクライアントもハッピーになる。
最後に、タスクを実行するために必要なチームの作り方を知ることができる。プロジェクトに必要なタスクと割り当てがすべてわかっていれば、組織内で誰がそれらのタスクに責任を持つ必要があるかがわかる。そうすれば、各タスクを適切な人に割り当てることができ、期待通りに実行されることを確認できる。たとえ自分のタスクがしばらくの間必要でなかったとしても、関係者全員にプロジェクトのことが早い段階で通知されるため、関係者全員にとってより良い結果をもたらすだろう。
しかし、どうやって始めればいいのだろう？幸いなことに、始めるのは簡単で、いつの間にか寝ている間にできるようになっている。結局のところ、それが仕事構造を最適化することの要点なのだ。次に何に取り組もうとも、同じプロセスを問題なく踏めるようにしたいものだ。
ステップ1は、プロジェクトの最終目標を知ることだ。クライアントや上司（あなたの代わりにクライアントとやり取りをするのが上司の場合）と話し合い、プロジェクトのスコープと、そこに到達するための方法を明確にする。それからチームと話し合い、最終的なゴールに到達するためにチームが提供しなければならないさまざまなものを把握する。そこに到達するために必要なアイテムやサービスは何か？
次に、最終的なゴールに到達するためのアイテムやサービスをすべて提供するために必要なさまざまなタスクについて、チームと話し合うことになる。ここでさらに物事を細分化し、タスクとサブタスクを作成する。あなたのチームとあなたは、タスクの内容、適切な方法、そしてプロセス全体をできるだけシンプルにするための方法を考え出すことができるはずだ。タイムラインについてはできるだけ現実的であろうとするものだから、正確なアイデアを得るためにできることはすべて盛り込んでおくこと。
そこからさらに細分化していく。リストのずっと下に、少なくとも3段階のポイントがあるはずだ。最終目標は一番上に置く。その下には、最終的なゴールに到達するために提供する必要のある成果物があるはずだ。それぞれの成果物の下には、そこに到達するために実行すべきタスクがあるはずだ。そして、その下にサブタスクを置く。サブタスクは、プロジェクトを成功させるために必要なことの根幹に関わるものでなければならない。
あとは、チーム全体がすべてを読みやすく、理解しやすいようにしたい。最初のフォームのままでは、そうならないかもしれません。そこでInstaGanttがお役に立ちます。InstaGanttを使えば、プロジェクトに必要なタスクをすべて配置することができます。InstaGanttを使えば、好きなだけタスクやサブタスクを作成できるだけでなく、最終的な目標を達成するために各人に必要なタスクや期限を割り当てることができます。
すべてを把握し、どれくらいの時間がかかり、どれくらいの費用がかかり、何をする必要があるのかがわかったら、クライアントと話をする良い機会だ。予算やスケジュールを含め、彼らが達成したいことをすべて実現するためのプランをレイアウトする。そこから、すべてが彼らの希望に合っているかどうかを確認することができるだろう。最終的なゴールを理解し、予算とタイムラインが彼らの必要なものに合うかどうかを確認することができる。もしそうでなければ、ステップ6に進む。そうであれば、ステップ7に進む。
もしクライアントがより少ない予算や短いスケジュールを必要としているなら、プランの一部をカットする必要がある。もしクライアントが、より多くのことを達成するため、あるいはより多くのものを受け取るために、予算やスケジュールを延長することを望んでいるのであれば、プランのいくつかの部分を追加する必要がある。この段階で、あなたはいくつかの調整を始めることになる。あなたは、彼らにとってもあなたにとってもうまくいく方法で、すべてがレイアウトされていることを確認したい。
すべてがクライアントに受け入れられれば、ここでタイムラインと締め切りを設定することになる。また、各タスクの予算も設定する。また、すべてのタスクに担当者を割り振り、全員が自分の責任を把握できるようにする。そして、一人一人に声をかけ、担当するタスクと、それを完了させるまでの期間を伝える。チャートを見せ、さまざまなタスクを完了するたびにチェックインできるよう、操作方法を確認する。
結局のところ、作業内訳構造はどのような組織においても、またどのような作業システムにおいても大きな違いを生む。プロセスを適切に実行することで、本当に仕事を正しく終わらせるのに役立つ理想的なガントチャートシステムを作ることができる。この方法であれば、スケジュールや予算を過小評価する心配もなく、チームもクライアントもハッピーになる。結局のところ、誰も自分のプロジェクトが予算オーバーだとか、納期に間に合わせる方法がないなどと言われたくはないのだ。それを避けるために、この仕組みが役立つのだ。
