トリプル制約理論の主な構成 要素は、スコープ、時間、コストは、あなたが取り組んでいるあらゆるプロジェクトの織り込まれた側面であるということです。1つが変われば、他の2つも変わらなければならない。つまり、プロジェクトの予算が変われば、タイムラインとスコープも即座に変更しなければならない。タイムラインが変わればスコープとコストが変わり、スコープが変わればコストとタイムラインも変わらなければならない。どの要素を変更しても、他の要素に影響を与えないということは不可能なのだ。プロジェクトマネージャーとして、あなたはこれらの各側面と、それぞれに起こる譲歩や変更を管理しなければならない。
三重制約はすべてのプロジェクトに存在するため、プロジェクトマネジメントの 三角形とも呼ばれ、3つの異なる側面はそれぞれ三角形の角度または線を指します。他のすべてがこの3つの大まかなカテゴリーに分類されるため、この3つはプロジェクトを適切に完了させる上で最も重要な要素を表しています。しかし、あなたが考えているよりも、それぞれにはもう少し多くの要素があります。
この三角形の最初の側面はスコープである。プロジェクトのスコープとは、プロジェクトの始まりから終わりまで、そのプロジェクトの中で完成させる必要のあるもののことである。スコープとは、最初にプロジェクトに着手する際にクライアントと合意したもので、最初から最後まで同じであるべきだ。
スコープは一般的に文書にまとめられ、プロジェクトのゴールと要件がすべて記載される。こうすることで、プロジェクトに関わる全員が、自分に何が求められているかを理解し、それを実行できるようになります。また、クライアントのためにプロジェクトを適切に遂行するために必要なことを、チームがすべて把握できるようにします。
スコープクリープとは、最初に合意していなかった余分なタスクやその他のタスクをプロジェクトに追加し始めることです。必要な作業ではないのに、プロジェクトの一部であるかのように思われ、余計な作業を追加してしまうのです。あるいは、プロセスを進めている間に、クライアントから追加の仕事を依頼されるかもしれない。このどちらかがスコープクリープの原因となり、スコープクリープの悪いところは、気づかないうちにプロジェクトが大きくなってしまうことだ。つまり、適切な報酬が支払われない可能性もあるということだ。
プロジェクトを完了させるためのスケジュールやタイムラインも考慮すべき重要な点です。クライアントが期待する形でプロジェクトを完了させるためには、どれだけの時間がかかるかを検討する必要がある。
プロジェクトをより早く完了させることは、長くかかるタイムラインのプロジェクトよりも高くつきます。少なくとも、同じ種類の仕事をするのであれば。タイムラインは同じでも、完了するまでの作業量が多い、より大規模なプロジェクトは、同様にコストが高くなります。
プロジェクトそのものにかかる時間だけではないことを念頭に置く必要がある。プロジェクトの他の部分を完了させるのにかかる時間も重要です。リサーチにどれくらいの時間がかかるのか、クライアントやその他の人とのミーティングにどれくらいの時間を費やすのか。このようなことをすべて把握することで、より効果的な予算とスケジュールを立てることが可能になり、あなたやあなたのチームができることを確実に実行できるようになるのです。
プロジェクトのコストは、あなたがクライアントに提示する予算です。これは、プロジェクトを完了させるためにあなたがクライアントに請求しようとしているものであり、あなたがしようとしていること、関与するすべての人を正確に表す必要があります。プロジェクトが完了するまでの時間と、プロジェクトの範囲とのバランスを考慮した費用が必要です。
あなたが直接プロジェクトを完了するのにかかる時間と、リサーチやミーティング、クライアントや他のチームメンバーとの確認などの補足的な時間を調べる必要があります。各チームメンバーの作業時間についても考える必要があります。また、最初から最後までプロジェクトを完了させるために必要な材料費にも目を向ける必要があります。材料費は、コンピュータのスペース程度の単純なものから、木材、鉄鋼、その他の物理的なものまで多岐にわたります。また、プロジェクトの結果として消耗する可能性のある、使用する必要のある機器にも注目したい。
予算については、最初からオープンに、正直にクライアントに伝えるようにしましょう。あなたが彼らに請求しているすべてのものと、異なるものが異なる金額がかかる理由を伝えることを確認したい。そうすることで、クライアントはあなたが請求する金額や彼らが負担する金額を理解しやすくなります。また、追加材料が必要になったり、スコープが変わって追加費用が必要になった場合に備えて、あなたやあなたのチームにとって、すでに予算化されているものとそうでないものが明確になります。
しかし、もしあなたがその考えを受け入れ、少し注意を払うようになれば、チーム全体の反応や、完成させようとしているプロジェクトの他の部分を変えることができる。プロジェクトの途中で何が起こるかをよりよく理解することで、プロジェクトを完了させることがより簡単になるのだ。
プロジェクトの内容についてチームに説明する。スコープクリープに巻き込まれるのは非常に簡単で、チームの各メンバーにプロジェクトのさまざまな側面を詳しく説明しなければ、期待されていないものが含まれていると思い込んで、期待以上のことをしてしまう可能性が非常に高くなります。実際のスコープとその対価を明確にすればするほど、チーム全体が良い方向に向かい、スコープクリープを減らすことができる。
いつまでにすべてを完了させる必要があるのか、あるいはいつまでに着手する必要があるのかを知ることは、パズルのもうひとつの重要なピースであり、あなたとあなたのチームがこれら3つの側面すべてを最小限に抑えるのに役立つものだ。もし合意した期限を守ることができれば、その分コストが安くなる。そして、予定通りに進めることができれば、3つの制約のうち時間的な面でも有利になる。Instaganttで入手できるようなガントチャートを使ってすべてを管理すれば、必要なタイムラインを維持し、軌道に乗せることができる。
予算がいくらかだけでなく、それをどの程度守っているかを常に把握しておく必要がある。クライアントに予算を提示すれば、請求されるすべてのものを詳細に把握することができ、予算オーバーの危険性を把握しやすくなる。チームには予算とその進捗状況を常に把握させ、どこを削ったり調整したりして当初の予算やコストにできるだけ近づけるようにしたいものだ。
ビジネスやプロジェクトで進行していることをすべて把握したいのであれば、ガントチャートを活用するとよいでしょう。ガントチャートを使えば、プロジェクトのさまざまなタスクや断片をすべて把握することができ、何が進行中で、何がまだ必要で、何がまだ終わっていないのかを常に把握することができる。
ガントチャートは、タスクの担当者、タスク間の依存関係、予想した期間と比較したプロジェクト期間など、あらゆることを追跡するために使用できます。チームメンバーと確認し合い、プロジェクトのさまざまな側面について話し合うことで、各タスクを思い通りに完了させることもできます。
さらに優れているのは、これらのチャートは、あなたがどれだけガントチャートやコンピュータ上のプログラムに精通していても、セットアップが超シンプルで簡単に使えるということです。ドラッグ・アンド・ドロップ機能やカスタマイズ可能なオプションを使えば、どれだけ簡単に設定できるかがおわかりいただけるだろう。これによって、あなたが望む正確なチャートを作成し、あなたのチームが必要とするもの、そしてあなたのクライアントが期待するものを追跡する最良の方法を可能にします。
プロジェクトを管理する際には、スコープ、時間、コストを常に把握することが重要だ。そして、これらの分野のひとつが少しでも変われば、他の分野にもそれぞれ変化が生じることを常に念頭に置いておくことだ。これらすべてを把握し、プロジェクト開始時に設定した基準を維持し、クライアントとのプロセスを確立するよう努力することで、三重の制約を維持することができる。そのため、チームと協力して、プロジェクトのあらゆる側面をうまく機能させるようにしましょう。
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