基本的に、ベストプラクティスとは、常に同じ結果が得られるように、毎回行う特定のやり方のことである。ベストプラクティスは時間の節約になり、効果的である。ベストプラクティスを使えば、物事が毎回、あるべき方法で正確に行われるようになる。また、ベストプラクティスとは何か、どうあるべきかを誰もが知っているようにすることで、混乱がなくなります。プロセスをスピードアップし、同時に確実にうまくやることができる。
では、どのようなベストプラクティスを実践すべきなのだろうか？これから、リストに入れるべき10個のベストプラクティスを紹介するが、あなたのビジネスでは、さらにいくつかのベストプラクティスを取り入れたくなるかもしれないことを覚えておいてほしい。これらのベストプラクティスは、あなたがどのようなタイプのビジネスを経営しているかに関係なく機能するはずだが、あなたの会社のニーズによっては、チーム全員があるべき方法で、あるべき時に仕事を終わらせることができるようにするため、より分野に特化したプラクティスを導入し始めたくなるかもしれない。
まず最初にすべきことは、これから取り組むプロジェクトについてすべて書き出しておくことだ。プロジェクトの範囲、誰がどの部分を担当するのか、途中で何をする必要があるのかなど、詳細をすべて書き出すことができれば、成功のための準備が整うことになる。つまり、実際の作業を担当する人から、完成したときに最終製品を受け取る人まで、関係者全員が何が行われているかを知ることができるのだ。
ガントチャートを使えば、さまざまな要件、依存関係、期限をすべて書き出すことができます。さらに、プロジェクトごとにすべてをカスタマイズすることもできる。
スケジュールだけでなく、コストの見積もりを作成するときも、決して自分ひとりでやってはいけない。プロジェクト・マネージャーであっても、チーム内のできる限りすべての人から意見を聞くことが不可欠だ。プロジェクトの各側面を担当するさまざまな人に話を聞き、それぞれが自分が何をすべきかを理解していることを確認する。そうすることで、パズルの各パーツにかかる時間や材料費、人件費について、より詳しい情報を得ることができる。
チーム全員が状況を把握できるようにすればするほど、提示する見積もりはより正確なものになる。そうすることで、一緒に仕事をしている人たちや、クライアントに何が起こっているのかを知らせることができる。
誰かにやるべきことを伝えるときは、できるだけ具体的に伝える必要がある。プロジェクトやプロジェクト内のステップが間違って行われるリスクを避けたいのであれば、チームの各メンバーに自分の責任を正確に伝える必要がある。彼らが何をする必要があるのかを伝え、さまざまな側面を明確にすることで、それが適切に行われることを保証することができる。そうすれば、彼らも正確なスケジュールを出しやすくなる。
その上で、適切な指示とできるだけ詳細な指示を与えることは、彼らが最初にそれを正しく行うことを意味します。AIスケジューリング・アシスタントは、各ステップの時間的余裕を持ったロードマップを指定し、スキルや時間的余裕に関する最も有能なチームメイトに個々の仕事を割り当てるのに役立つ。これは、チーム内で進行中の作業のやり直しが減ることを意味する。それはまた、クライアントが最終製品に満足することを意味する。
プロジェクト・マネージャーとして、あなたはプロジェクトを期限内に終わらせる責任がある。チームの各メンバーが自分の役割に責任を持ち、各人が最高の基準を守っていることを確認したくても、最終的な責任はあなたにある。あなたは、常に何が起きているかを把握しておきたい。つまり、チームの進捗状況や遅れをとりそうな分野を把握しておくことだ。
進捗状況を常に把握することで、自分自身とチームがより良いレベルで成功できるようになる。というのも、物事があるべき形で進んでいないとき、あなたはそれを知ることができ、後になって思いもよらない事態に陥ることなく、すぐに対策を講じることができるからだ。
チームを運営し、プロジェクトを遂行することになると、概要にないことでも追加する意味があることを見つけるのは簡単だ。プロジェクトに小さなセクションを追加するのは、それが理にかなっているからかもしれない。あるいは、クライアントから、大したことではなさそうなものを追加するように頼まれたので追加する。これらはすべて、スコープクリープの一部である。
スコープクリープに関して最も重要なことは、自分が何をしているのかを認識することです。プロジェクトにどれだけの「余分なもの」を投入したかを認識し、それに対して適切な報酬が支払われているかを確認すること。少なくとも、追加報酬なしで行っているエクストラを認識するようにしましょう。
プロジェクトが完了したら、プロセス全体を評価する必要がある。プロジェクトがどうなったか、途中の各ステップがどう機能したかなどを評価する。プロセスの各段階に注意を払い、それぞれがどのように機能したか、あるいは機能しなかったかを把握しておくこと。
プロジェクトが終わるたびに評価することで、どこでミスがあったのか、どこでうまくいったのかを知ることができる。そうすれば、プロジェクトがより簡単になり、変更を加えることができるようになります（これについては、すぐ後で説明します）。
チーム全体に常に状況を知らせることは重要だ。重要なコンセプトが話し合われたミーティングにチームの誰かが出席していなかったり、グループメールで誰かがうっかり忘れられていたりするかもしれません。あるいは、誰かが何か起きていることに気づかなかったか、注意を払わなかっただけかもしれない。全員に常に情報を提供し、全員が常に同じページにいるようにすることで、取り組んでいるプロジェクトが適切に行われるようにすることができる。
全員に情報を提供し続けるとは、最初のプロジェクト、プロジェクトの各ステップ、進行状況を把握する方法などを知らせることです。変更点、マイルストーン、納期、その他、プロジェクトで自分の担当部分を完了させ、プロジェクト全体を予定通りに完了させるために関連するあらゆることについて、彼らに最新情報を提供することを意味します。
リスク対応チームを持つことで、何が起きているのかを常に把握しておくことができる。問題が発生した場合、すぐに飛び込んで指揮を執ることができるチームがある。緊急事態に対処できるよう訓練され、何が起ころうとも飛び込んで問題を解決できる人材でなければならない。リスク対応チームを設置するには訓練と時間が必要なため、多少の労力がかかるかもしれないが、一度設置すれば、そのメリットを実感できるはずだ。
プロジェクト中、いつでもあなたや他のチームを助けてくれるこのチームを利用できるようにしておきたい。何かが必要になったとき、あるいはミスがあり、それを修正する必要があるときに連絡を取りたいのが彼らであることを心に留めておいてほしい。
プロジェクトを運営するためには、すべての道具を一箇所にまとめておく必要があります。特定のプロジェクトに関する書類や資料がある場合は、すべて一箇所にまとめておく。プロジェクトのプロトタイプやモデル、図面、スケッチ、ダイアグラムなどがあれば、できるだけ一箇所にまとめておく。ただし、これらの資料にアクセスする必要があるチームはそれぞれ異なるため、施設の別の部署やエリアに保管する場合もある。
できるだけアイテムをまとめておくことで、あなたやチームがプロジェクトで何が起こっているかを把握しやすくなります。常にプロジェクトの別の部分や別の書類を探さなければならないようでは、自分が圧倒され、思い通りに物事を進められなくなるだけです。
最後に、プロジェクトが終了し、現在のプロセスの評価を含む他のすべてのステップを経た後、できること、そしてすべき変更を検討し始める時が来た。、フレンドリーなフレンドリーなー。どこを改善し、どのような改善を行うべきかを検討する。
変更を加え、プロセスを更新することで、より効果的で効率的になるはずです。全く異なるベストプラクティスを導入することもできるだろう。最も重要なことは、この時点から目標と計画について包括的に考えることだ。
これらのテクニックや計画を実行に移すことで、ビジネスを構築し、向上させることができる。プロジェクトをより完全に、より高い水準で実行できるようになる。さらに、最初から最後まで全員が同じページにいることを確認できる。誰が何をすべきなのか、どのようにプロセスを完了させる必要があるのかといった心配はない。ベストプラクティスは、ビジネスのあらゆる局面で活用できる。実際、ベストプラクティスはプロジェクトの進め方だけに関係するものではない。
電話応対、伝言の取り方、クライアントへの連絡方法などを決めておくと、チームやビジネス内の全員が、ある時点から次の時点までに何が起きているのかを理解しやすくなります。そうすることで、全員が仕事に集中し、正しい方法で仕事をこなすことができます。そして、これがプロセスの最も重要な部分だ。それがベストプラクティスを持つ理由のすべてなのだ。
