事後ミーティングを効果的に運営する方法

死後ミーティングとは何か？

事後ミーティングは、プロジェクト終了後に関係者から関連情報を集め、プロジェクトのさまざまな側面を評価することで実施される。このプロセスでは、何がうまくいったのか、また何がうまくいかなかったのかを調べることになる。 

プロジェクトを進める上で、計画通りにいかないことはよくあることです。また、何とか時間内に予算内で終了したとしても、プロジェクトのいくつかの側面が改善された可能性は常にある。自分の仕事を評価する最良の方法は、プロジェクトの事後報告会を実施することです。そこでは、さまざまな側面をすべて確認し、うまくいったことは次回も継続し、うまくいかなかったことは次回に向けて改善するようにします。

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死後ミーティングの利点とは？

ポストモルテムは、プロジェクト終了後にプロジェクトのあらゆる側面を分析し、改善するのに役立つため、チーム、利害関係者、顧客に大きな利益をもたらす。そのため、ポストモルテムは贅沢品として扱うべきではない。たとえ時間とリソースがかかったとしても、実は、ポストモテムミーティングはプロジェクトのライフサイクルの重要な一部なのです。

死後ミーティングの最も一般的な利点は以下の通りである：

• 効率を上げる：自分の仕事を見直すことで、そのプロジェクトや、自分が経験しなければならなかったさまざまな側面について話し合うだけで、恩恵を受けることができる。次に同じようなプロジェクトや別のプロジェクトがあったときに、改善点を洗い出すことで、より効率的で効果的な仕事ができるようになる。 

• チームのコミュニケーションを高める：お互いに話したり聞いたりすることで、チームの距離が縮まり、他のメンバーが何をしようとしているのか、全員が把握できるようになる。

• チームの士気を高める：成功した点について話し合うことで、チームの努力を称えることになる。チームは達成したことをより良く感じられるようになり、現場に戻ってまた頑張ろうという気持ちになるはずだ。

• 失敗から学ぶ：ムーブメントをームーブメントをームーブメントをームーブメントをムーブメントをームーブメントをームーブメントをームーブメントとーム。ー問題点をーについてーについてーについてーについてーについてーこのーそのー問題点をー。ー些細なー些細なー些細なー瑣末なー瑣末ーー些細なーム問題がームであれ、ームであれ、ームであれ、ームであれ、ームであれ、ームであれ、ームでームであれ、ームであれ、ームであれ、ームであれ、ームであれ、ームであれ、ームであれ、ームであれ 

• 区切りをつける：事後ミーティングは、プロジェクトを正式に終了させ、全員に最後の発言の機会を与えるための共同作業でもある。すべてが話し合われたら、達成されたことを楽しむ時間を持ちましょう。

• 情報を共有する：ミーティングの結果を他のチームや社内と共有することで、プロジェクトがうまくいった理由（あるいはうまくいかなかった理由）を他の全員が理解できるようになる。また、社内の他のメンバーと透明性を保つことは、組織のコミュニケーションを改善する上で重要な役割を果たし、信頼関係を築き、士気を高めるのに役立つ。

死後検査の構成要素

効果的な事後ミーティングを行うには、上手に構成することが成功の鍵 です。そこで、常に方向性とアジェンダを把握できるよう、以下の主要な話のポイントをあらかじめ頭に入れておくとよいだろう。以下の質問に答える：

• このプロジェクトで何がうまくいき、今後それを繰り返すことができるだろうか？
• 何がいけなかったのか、そして今後それを避けるにはどうすればいいのか。
• 次回は何をすべきだろうか？

また、事後ミーティングで分析されるデータには、プロジェクトチームからのフィードバックやプロジェクト結果の評価など、さまざまな情報源からのインプットが含まれることを念頭に置いてください。分析結果には、以下を含めるべきである：

• 取り組むべき課題の全リスト 
• プロジェクトを阻んだ重大な問題
• プロジェクトを支えた成功 
• 行動を必要とする教訓
• 各アクション項目の実施責任者

死後テンプレート

事後ミーティングを開くのは簡単なことだと感じるはずで、プランをカスタマイズすることもできるが、まずはここから始めるのがいいだろう。

• チーム全員が揃い、スケジュールが明確な日を選ぶ。目標は、全員が顔を合わせ、話を聞けることだ。
• メンバー全員が、プロジェクトがどうだったか、あるいは今後改善すべき点について、ハイレベルの感想を述べることができるようにする。 
• 収集した分析結果を発表し、話し合う。収集したデータには、納期、予算、インプレッションなどが含まれる。
• 次のプロジェクトの目標を一緒に設定する。今回のプロジェクトで得た教訓を生かし、次のプロジェクトをより良いものにするために、新たな発見を生かすために今後何ができるかを話し合う。
• 会議のフォローアップ学んだこと、話し合ったことを関係者全員で共有することが重要。

よく練習されたプロジェクト事後報告は、どんなチームにも本当に役立つ。そして良いニュースは、 あなたが思っているほど難しく考える必要はないということだ。適切な人々を集める方法と、収集する必要のある情報を整理する良い方法があることを確認すればよいのだ。そしてもちろん、計画を立て実行するための最良の方法のひとつが ガントチャート. 

ガントチャート・ソフトウェアは、事後ミーティングを行う際に大いに役立つ。オンライン オンラインプロジェクト管理ソフト例えば インスタガント を使えば、事後ミーティングで話し合ったことを計画、実施、保存することができます。成功点や改善点を簡単に分類することができます。最も重要なのは、チームと連携してフォローアップできるようになり、チームが積極的にプロセスに参加できるようになることだ。こうして、今現在も、そして将来も、誰もが情報を利用できるようになるのだ。

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事後ミーティングの例