プロジェクトを完了させるためには何が必要か？ これは、プロジェクトマネジャーが戦略を実行する前に自問すべき基本的な質問である。ニーズ調査を実施することで、プロジェクトを成功裏に計画・完了させるために、どのようなツールが必要なのか、どのようなスキルが必要なのか、どのようなリソースが必要なのかを把握することができる。
ニーズアセスメントとは、プロジェクトマネジャーが、プロジェクトにとって譲れないと考えられる要件を評価するための体系的なプロセスと定義することができる。これらは、特定のスキル、知識、ソフトウェア、ツールなどを含む具体的な要件である。
ニーズ評価は、プロジェクトを成功させるために必要な条件と比較して、プロジェクトの現状がどの程度かけ離れているかを発見するために行うことができる。その後、ギャップ分析を行い、現在の状況と後日必要な状況とのギャップを埋める方法を決定する。
ニーズ調査を行う際には、主に3つの段階がある：
ニーズ調査を行うことで、最終目標であるプロジェクトを成功裏に終えるために必要なものを計画し、確保することができる。あなたとあなたのチームが最初のタスクに取り組む前にニーズ調査を行うことで、計画通りにタスクを完了するために必要なリソースを確保することができます。
ニーズ・アセスメントは、プロジェクトの成功を損なう可能性のあるギャップを発見するのにも役立ちます。ギャップを明らかにすることで、積極的に対処することができ、パフォーマンスに必要なものをすべて確保することができます。そして最も重要なことは、ギャップを特定することで、適切な決断を下す時間を確保し、問題を解決するための最短のアプローチだけに基づいて解決策を進めることを避けることだ。
しかし、ニーズ調査を行うということは、より現実的なスケジュールを立てるということでもある。なぜか？なぜなら、事前に分析した情報に基づいてスケジュールを立てることになるため、土壇場での調達が大幅に減るからだ。
ニーズ調査は多くのメリットをもたらしますが、必ずしも複雑で気の遠くなるようなプロセスというわけではありません。ここでは、ニーズ調査を実施するための基本的なステップを見ていこう。
新しいプロジェクトは常にエキサイティングであるため、一般的に、チームは時間をかけて分析し、行動を計画する前に、すぐにでも飛びつこうとするだろう。しかし実際には、一歩下がってニーズ調査を実施することで、プロジェクトを問題なくスムーズに進めることができます。
ニーズ・アセスメントを成功させるには、適切なツールが必要である。 プロジェクト管理ソフトウェア Instaganttのようなプロジェクト管理ソフトウェアは、まさにそれを行うのに役立ちます。
Instaganttを使えば、ニーズ調査を作成、管理、追跡することができます。さらに、ガントチャートを使用して、タスクをマッピング し、データ収集と分析段階を開始することができます。そして、タイムラインを素早く作成し、チームメンバーにタスクを割り当てることで、時間内にタスクを完了させることに集中し、プロジェクトを計画通りに実行することができます。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
