会議を計画し、貢献するにしても、公式の会議を記録するにしても、 効果的な会議メモを取ることは、どんな計画を成功させるためにも非常に重要です。ミーティングノートは重要なポイントを要約 し、プロジェクトのライフサイクルにおいて非常に役立ちます。会議メモのすべてと、メモを取るスキルを向上させる方法について学びましょう。
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ミーティングは、どのようなタイプのビジネスであっても必要な活動です。適切な人々が一堂に会し、質問をしたり疑問を明確にしたりする絶好の機会だ。もしあなたが、会議のコンセプトが何を意味しているのか疑問に思ったり、計画に関して混乱しているように感じたりして会議を終えたとしたら、メモをほとんど取っていない可能性がある。
ミーティングノートとは、アイデア、目標、決定事項、期限、データなどを簡単に参照するためのものです。会議中に起こった関連事項を記録した文書と定義することができ、重要なポイントや会議中に決定したことを記録しておくことで、あなたやあなたのチームが後でその情報を見直して活用できるようにするために使われる。
ミーティングノートは議事録とは異なります。どちらも同じ目的（会議中に発生した情報を書き留める）を持っているにもかかわらず、議事録はより正式なものであり、多くの場合、以下のような異なる、より構造化された詳細を含む：
上述したように、議事録も重要なトピックをカバーしているが、議事録がより構造化されたフォーマットに従っているのは、議事録が会議中に話し合われた内容の 法的文書として機能するからにほかならない。
会議ノートはよりダイナミックで、創造的なプロセスを促進するのに役立つが、情報を効果的に記録するためには、ある程度の構造も必要だ。
ミーティングに入る前に、必ず知っておいた方がいいことがいくつかある：
さて、これを念頭に置いて、会議のメモを取る際に書き留める必要のある主な情報を見てみよう：
また、よく計画されたミーティングでは、通常、ミーティングノートに記載することが重要な、いくつかの核となる項目が取り上げられる。目を光らせておくこと：
メモを取ることはまさに芸術であり、そのことにルールはない。ノートパソコンで会議のメモを取るのが好きな人もいれば、ペンと紙に頼るのが好きな人もいる。あなたがどうするかは重要ではないが、会議中にメモを取ったり、誰かに頼んだりすることは、特に複雑で大規模なプロジェクトに関しては重要だ。なぜか？なぜなら、会議は通常、議論や重要な決定が行われる場であり、記憶だけに頼っていては絶対に不十分だからだ。
しかし、せっかく良いメモを書いたのに、それを紛失してしまったり、置き忘れたりしたらどうなるでしょうか？よくあるシナリオだ。結局のところ、あなたとあなたのチームは複数のプロジェクトを同時に管理し、作業しているかもしれない。幸いなことに プロジェクト管理ソフトウェア Instaganttのようなプロジェクト管理ソフトウェアがあれば、 プロジェクトに関連する情報を一箇所で管理することができます。
インスタガント Instaganttは、スケジュール、タスク、進捗を管理するのに役立ちます。また、タスクに情報を追加したり、特定のキーポイントやトピックに関するメモを Word ドキュメントや PDF ファイルとして添付して記録したり、最も重要な会議から最も関連性の高いアクションアイテムや要点でガントチャートを作成したりすることもできます。さらに、これらのアクションアイテムを担当者に割り当てることで、これらのタスクの進捗状況を把握することができます。このようにして、会議のメモが行方不明になることがなくなり、チームメンバーや株主と同様にこの情報を共有することができ、今後のすべての会議のダイナミックさと成功要因を変えることができます。
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