教訓テンプレート

通常、プロジェクトを終えてチームで振り返るとき、「もっとうまくできたはずだ」という言葉が出てくるものだ。しかし、これは必ずしも悪いことではない。それは改善の余地があるということであり、教訓テンプレートを導入し活用することが、今後のプロジェクトに大いに役立つということなのだ。

ポーラ・ケール

カスタマー・サクセス・ディレクター

最終更新日：2024年11月07日

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教訓定義

教訓とは、特定の製品、結果、サービスを達成するために行われた一連の活動や行動を指す。プロジェクトマネジメントでは、このプロセスは、通常、プロジェクト終了後に行われる、プロジェクトを振り返るための会話や会議として行われる。このミーティングは、プロジェクトマネージャー、関係するチームメンバー、顧客側と請負業者側の主要な代表者によって行われるのが一般的である。

教訓は、プロジェクトマネージャーにとって非常に重要である。なぜなら、教訓を得ることで、チームはプロジェクトの実施プロセスから知識を得ることができるからである。このプロセスの背後にある考え方は、将来のプロジェクトでそれを繰り返すために、良かった点を学び、プロジェクトのライフサイクルを通じて犯した間違いを繰り返さないように調整することである。これらの側面とは、方法論、チーム、プロセス、システムのことを指す。

良いことと悪いことの認識

長期的に見れば、教訓は、プロジェクトを軌道に乗せるために必要な情報を把握し、文書化し、更新するのに役立つため、企業のプロジェクト遂行方法を大きく改善することができる。また、教訓はチームが考え、何がうまくいっているのか、どうすれば改善できるのかを検討することを可能にする。

教訓集会を行う際には、良いこと（勝ち）と悪いこと（問題や課題）の両方を考慮しなければならない。勝利とは、当然ながら、ポジティブな結果をもたらしたものであり、今後のプロジェクトでも繰り返したいと思うようなものである。一方、問題とは、あなたの仕事のあらゆる側面にマイナスの影響を与えたものである。

4つのステップ

レッスン・ラーンド・プロセスには4つのステップがある。そのステップとは

特定する。このステップでは、学ぶことのできる推奨事項を特定する。将来のプロジェクトのための貴重な知識資産として扱う。

文書化する詳細な情報を文書化する。ミーティングやディスカッションで学んだことをメモし、後で参加者が読めるような報告書にまとめましょう。この情報は、今後のプロジェクトで大いに役立つだろう。

分析する。 情報を収集し、配布したら、それを分析し、今後の場面でうまく活用できるように内面化する。

保存する。教訓を保管することは極めて重要であり、チームメンバーが利用できるようにすべきである。これらはトレーニング・セッションやプランニング・ミーティングに利用できる。

教訓を文書化する方法

留意すべき重要な点は、全過程で起きた災難を繰り返さないよう、学んだ最も貴重な洞察を文書化することだ。

勝利と課題。 レッスンを勝利（良いこと）と問題（悪いこと）に分類する。
説明レッスンの詳細を書く。非常に具体的に。勝利であれば、なぜ成功したのかを説明する。問題だった場合は、なぜ失敗したのか、どうしてそうなったのかを説明する。
影響プロジェクトを管理する際、それぞれの行動が影響を与える可能性があります。それがプラスの影響であれ、マイナスの影響であれ、その結果を説明し、それがもたらした結果を説明する。
将来の仕事完了した仕事が、将来のプロジェクトにどのような変化をもたらすか、あるいはどのような影響を与えるかを説明してください。あなたの会社はそこから利益を得ますか？将来のチームメンバーやプロジェクトに影響を与えますか？
今後のステップ勝利と課題に取り組むための具体的な行動項目を概説する。特に問題点について。そうすることで、ネガティブなシナリオを繰り返さず、仕事を改善するために必要な予防措置を講じることができる。