プロジェクトマネージャーは、たった一つの予定外の出来事によって、プロジェクトが完全に頓挫してしまう可能性があることを十分に認識している。コンティンジェンシープランは、想定外の事態の概要を説明し、チームメンバーや会社がネガティブな出来事に対応するために必要な行動方針を記述することで、最悪のシナリオに前もって対処する準備をするために使用される。
プランB、バックアッププラン、セーフティネット、災害復旧プラン。All of these terms refer to the same thing: a plan that needs to be executed in case the plan you had originally devised fails.
コンティンジェンシープランニングとは、予期せぬ事態を想定し、プロジェクトや会社に打撃を与える前に、最悪のシナリオに対処する準備をすることである。コンティンジェンシープランはあらゆるビジネスに適用され、組織がさまざまな状況に対応できるように作成される。
コンティンジェンシープランは、ネガティブなシナリオに備えるために使われるのが一般的だが、プロジェクトマネジメントにおいては、コンティンジェンシープランが必ずしもネガティブな出来事と関連しているとは 限らない。ミティゲーションプランや危機管理戦略とは異なり、コンティンジェンシープランは、 破壊的な出来事（例えば、企業が予想以上の売上を達成した場合にどうなるか）に対応するための準備に重点を置く。コンティンジェンシープランは、戦略的な機会を活用するために作成することができるため、ポジティブなものであれネガティブなものであれ、あらゆる種類の破壊的な出来事に対処するのに役立つ強力なプロアクティブ戦略 である。
プロジェクトを管理する際、不必要なリスクは避けたいものです。なぜなら、たった一つの出来事が計画を完全に狂わせてしまう可能性があるからです。コンティンジェンシープランニングの目的は、変更、エラー、予期せぬ出来事にもかかわらず、ビジネスやプロジェクトが円滑に進むようにすることです。
ここでは、効果的なコンティンジェンシープランニング・プロセスに必要な主なステップを紹介する。
ステップ1：リスクとチャンスを洗い出す。この時点で、問題を引き起こす可能性のあるもの、あるいは計画の方向性を危うくする可能性のあるものをリストアップしておきましょう。チーム（さらには他のチームリーダーや利害関係者）の協力を得て、プロジェクトやビジネスプランの進行に支障をきたす可能性のある最も関連性の高い出来事を特定します。機会についても同様にして、「ポジティブシナリオ」のコンティンジェンシープランを起草してもよい。
ステップ2：リスクの影響度に基づいて優先順位をつける。 想定されるリスクと問題のリストができたので、それらがもたらす脅威に基づいて優先順位をつける必要がある。さまざまなシナリオが考えられますが、そのすべてが同じレベルの危害をもたらすわけではありません。影響度、あるいは発生確率に基づいてリスクを分類し、評価することは有益である。
ステップ3：コンティンジェンシープランの作成 この時点では、前のステップで特定したリスクに基づいて、あなたとあなたのチームが完了する必要があるアクションの概要を示すさまざまなステップを作成し、設定する必要があります。具体的であることが重要であり、イベント発生後に計画やビジネスを復旧させるために必要なステップを強調する必要がある。
ステップ4：計画を共有する計画を確認したら、関係者全員で共有することが重要だ。チームメンバーや関係者に伝え、全員が理解していることを確認しましょう。そうすることで、万が一それを実行に移す必要が生じた場合、誰もが可能な限り迅速に行動することができる。
ステップ5.計画を再検討する。 コンティンジェンシープランは変更される可能性があります。定期的に計画を見直し、脅威、リスク、シナリオを見落とさないようにしましょう。
新しいプロジェクトは常にエキサイティングなものであるため、この先予期せぬことが起こった場合にどうなるかを時間をかけて分析する前に、チームがすぐに飛びつこうとするのは理にかなっている。しかし、起こりうるリスクについて時間をかけて考え、コンティンジェンシープランを作成することで、プロジェクトを問題なくスムーズに進めることができる。
コンティンジェンシープランには一定の秩序が求められる。情報をマッピングし、分類する必要があるが、分析と絶え間ない見直しも必要であることを考えると、簡単にカスタマイズし、共有できることが重要である。そこで プロジェクト管理ソフトウェアのような インスタガントのようなプロジェクト管理ソフトウェアが非常に役立ちます。
ガントチャートを使えば、コンティンジェンシープランを数分で作成し、共有することができる。さらに、リスク、シナリオ、機会を追跡することができ、必要なだけ情報を見直して編集することができます。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
