まずはじめに、ポストモテムミーティングとは何かについて説明しよう。プロジェクト終了後に関係者全員が集まり、プロジェクトのさまざまな側面を評価することだ。この種の会議では、何がうまくいったか、何がうまくいかなかったかを見ることになる。
全体的な目標は、同じメンバーであろうとなかろうと、次に取り組むプロジェクトが今回よりもさらに良いものになるようにすることだ。しかし、そのためにはちょっとした努力が必要であり、あなたとチーム全員が協力する必要がある。プロジェクトが実現し、満足のいく結果を得るために、あなたはすでに多くのことをしてきた。しかし今、あなたは死後のミーティングから最大限の成果を得るために、もう一度それをしなければならないのだ。
では、このような会合を開くことで何が得られるのだろうか？実は、多くのことを得ることができるのだ。ここでは、最も重要な点について簡単に説明するが、このミーティングを予定する際には、さまざまなことに目を向けるべきである。ただ、できるだけ多くのプロジェクト作成に関わった人たちと話をするようにしてください。
効率を上げる - まず、次に仕事を正しく終わらせるために、自分の能力とチーム全体の能力を向上させる。今回はすべてうまくいったという人も、ちょっと大変なことがあったという人も、プロジェクトやさまざまな局面について話し合うことで、その恩恵にあずかることができる。
モラールの向上 - 人は良い仕事をしたときに、そのことを聞きたがるものだ。誰もが評価されたいと思っています。だから、みんなを集めて、みんながうまくやった大きなこと（あるいは、彼らがうまくやった小さなこと）や、プロジェクトの最終的な成功について話すことができれば、みんなはもっとハッピーになる。
チームワークを向上させる - チームとして協力することは、あなたのビジネスが何に取り組んでいるかに関わらず、非常に重要です。ビジネスでは全員が協力し、コミュニケーションを取ることが必要であり、全員が集まってプロジェクトについて話し合うことができれば、間違いなくその助けになる。うまくいったこと、うまくいかなかったことを話し合う機会を得て、お互いのアイデアや考えを出し合い、助け合うことができる。
問題解決を改善する - プロジェクト中に起こったミスや問題が何であれ、グループ全体で話し合う機会を持つ。これは、将来そのような問題が起こったときに、より創造的で効果的な対処法を考えるのに役立ちます。些細な問題であれ、大きな問題であれ、うまくいかなかったことを評価し、将来のために改善策やより良い機会を考え出すことが重要だ。
Close it Out - この時点で、あなたのビジネスのこの章を閉じることになる。すべてが終わった。クライアントに引き渡され、受け入れられ、（うまくいけば）支払いが完了した。つまり、この情報をすべて公開すれば、もう二度とそのことについて話す必要はないということだ。話し合うべきことはすべて話し合い、このミーティングが終わったら、もう何も話す必要がないことを確認してください。
すべてを伝える - プロジェクトに関わっていたチームの人たちと話をし、ミーティングで重要なことがあれば、コアチーム以外の人たちにも伝えることができます。少人数のチームで課題に取り組んだ場合、全体的な目標や新しいやり方、修正された方針などを社内の他のメンバーに伝えることで、全員が何が起こっているのか、今後何をすべきなのかを把握し、ビジネスを向上させることができます。
成果を祝う - この時間は、ただ座って祝うのにも最適です。すべての話し合いが終わり、重要な細部を確認し、間違いや問題を解決したら、お祝いの時間です。このプロジェクトを達成できたことを喜び、このプロジェクトを成功させるために尽力してくれたチームの皆に感謝する時間を持つことができる。一度経験したことを蒸し返す必要はない。チームの一員であった全員に、彼らがしてくれたことすべてに感謝すること。
もしかしたら、あなたは死後ミーティングを開催することに賛成かもしれないが、どうすればいいのかよくわからないかもしれない。そんなあなたのために、私たちがお手伝いします。あなたが思っているほど難しいことではありません。必要なのは、適切な人を集める方法と、資料をうまく整理する方法だけです。そしてもちろん、それを実現する最善の方法はガントチャートです。
どんな種類の会議の準備でも、整理整頓が一番です。Instaganttのチャートを使えば、必要なものをすべて設定できるので、簡単にそれができます。ガントチャート・ソフトウェアでプロジェクトを作成するのと同じように、死後会議に必要なすべてを設定することができます。参加させたいチームを設定し（または、すでにあるプロジェクトにエクステンションを追加し）、ミーティングの準備のために必要なタスクを割り当てます。
特定の情報を集めたり、特定のレポートを実行したりする担当者が必要な場合は、チャートですべてを設定できます。新しいプロジェクトを作成することもできます。サブタスクを作成し、チームのさまざまなメンバーとコミュニケーションをとることができる。それだけでなく、会議の進め方について独自のシステムを作成し、全員に送信して事前に知らせることもできる。全体として、すべての詳細が記載されたチャートがあれば、誰もが物事を簡単に進めることができるだろう。
自分自身のために、何を話したいかを考えてみましょう。上で話したさまざまな利点は、良い出発点になるだろう。うまくいったこと、うまくいかなかったこと、もっとうまくできたこと、もっとうまくやるにはどうしたらいいか、誰が関わったか、どんな成果があったか、などなど。
ポストモーテムミーティングを開催する前に、チームとコミュニケーショ ンをとりたいと思うかもしれません。このコミュニケーショ ンでは、いくつかの異なる方法のいずれかを使って、チームがプロジェ クトのプロセスや進め方をどう考えていたかを知ることができま す。あなたは、すべてがうまくいったと思っているかもしれないし、うまくいかなかったと思っているかもしれない。良いことを言う人もいれば、悪いことを言う人もいるでしょう。
短いミーティングに全員と座って、何がよくて何がよくなかったかをリストアップすることもできます。すべてを書き出してから、みんなを出発させる。それぞれのトピックについては後で説明する。とりあえず、全員に最初の考えを発表する機会を与え、その後、本番の会議の時間まで、そのことについて考える機会を与えたい。
アンケートは、チームのメンバーから情報やフィードバックを得るもう一つの方法です。必要なのは、うまくいったと思う点とそうでなかった点を評価するアンケートを作成することだけです。アンケートでは、短いチームミーティングと同じような質問をすることもできるし、全員が経験を評価するアンケートを送ることもできる。プロジェクトのさまざまな側面を選び、全員に評価してもらい、その結果とフィードバックを参考にすることもできる。
ミーティングを開催する準備はできたが、きちんと開催できているかどうか確認したいとお考えですか？あなたは今、チームの人たちが起こったことについてどう感じているか知っている。また、なぜこのような会議を開く必要があるのか、そして会議が始まる前にどのように会議を構成すればいいのかもわかっているはずだ。しかし、いざ会議を開こうとすると、そのプロセスで少し悩むかもしれない。結局のところ、あなたはすべてがうまくいくことを望んでいる。
最も重要なことは、会議をポジティブなことに集中させることです。つまり、うまくいかなかったことについても話す必要がありますが、あなたのゴールは指をさすことでも、悪いことが起きたことを誰かのせいにすることでもありません。あなたの目標は、思い通りにいかなかったことが二度と起こらないようにすることです。責任のなすりつけ合いや、そのタスクの責任者を具体的に挙げることは避けるようにする。その代わりに、そのタスクと、もっとうまくやれたはずのところを紹介するだけでいい。
全員が話す機会を持つべきであり、プロセス中、少なくとも数回は全員が発言するよう促すよう心がけるべきであることを覚えておいてください。全員が自分の声を聞いていることを確認し、自分が重要でないと感じて立ち去る人がいないようにしたいものです。チームのメンバー全員が仕事を成し遂げるために重要であり、彼らなしでは仕事を成し遂げることはできない。
ミーティングで起こっていることを、全員が十分に尊重していることを確認する。つまり、全員の発言に注意を払い、その意見に耳を傾け、それを受け入れる姿勢が必要です。人々が何を言おうとも、あなたはそれを考慮し、彼らの意見やフィードバックに感謝する必要がある。
プロジェクトマネージャーとして、このディスカッションの間、メモを取ることも必要です。結局のところ、あなたがチームから受け取ったフィードバックは、今後の成功の可能性に貢献することになります。彼らのフィードバックをメモしておけば、あなたが彼らの意見を重視していることを示すことになる。また、次のプロジェクトで成功するための準備を整えることにもなる。なぜなら、もっとうまくやれたはずの部分が見えてきたり、もっとうまくやるための新たなチャンスやアイデアが見えてきたりするからだ。
いつミーティングをすればいいのかわからない？プロジェクトが終了したら、すぐにミーティングを開くべきだろう。たった一日、二人で完成させたプロジェクトなら、事後ミーティングは必要ないかもしれないし、ミーティングはチームメンバー間で交わされる数言だけで終わるかもしれない。大人数でプロジェクトに取り組まなければならなかったり、多くの時間を要したプロジェクトであった場合は、正式なミーティングを開いて作業を進めたほうがよいでしょう。
死後ミーティングを開く前に、プロジェクトのすべての部分が完了し、クライアントに引き渡されて承認されていることを確認すべきです。ミーティングが早すぎると、まだ何も終わっていない、プロジェクトが終わっていない段階で、自分たちを祝福することになりかねない。最終的な承認を得て、何がうまくいったかを確認したいものだ。
このようなミーティングが、あなたのオフィスの常態となるようにすべきです。つまり、プロジェクトが終了したら、チーム全員が事後報告ミーティングを予定していることを知っておくのだ。そうすることで、彼らにとっては驚きではなく、いつ行ってもいい状態になる。ミーティングがいつ行われるかは、全員が知っているようにする必要がある（プロジェクト完了後、ちょうど1週間後に事後ミーティングを行うという基準を設けてもいいかもしれない）。ミーティングを計画するために必要な情報も、できるだけ早めに送るようにする。
会議を成功させるためには何が必要なのか？それも、思っているほど難しくはない。もちろんチームが必要なので、プロジェクトに関わった人全員をあらゆる側面から記録しておくこと。インスタガント・チャートを使えば、誰がさまざまなタスクを割り当てられたかをすでに記録しているので、これは難しくないはずだ。
また、作成された報告書やプロジェクトの最終版も必ず持参しましょう。また、クライアントに従うために最初から作成されていたガイドラインも持参するようにしましょう。これらの情報はすべて、あなたがうまくいったところと、もっとうまくできたところを確認するのに役立ちます。
何よりも、人は前向きな見通しと、起こったことすべてについて話し合おうとする姿勢を持ってくる必要がある。チーム全員の協力があれば、少しずつでも、あるいは大きな変更でも、プロセスを改善することができます。最も重要なのは話し合うことだ。全員が物事を前向きにとらえ、自分でももっとうまくやれたはずだと思うことを積極的に話してくれるなら、間違いなく成功への準備は整っているはずだ。
死後ミーティングを実施することで、あなたとチーム全員が自分のスキルやテクニックを向上させ続けることができるようになる。それは、ビジネスとしてより多くのことを達成する助けとなり、顧客やクライアントをさらに満足させることになるだろう。何がうまくできて、何がもっとうまくできるかを学ぶことで、継続的に改善することができ、それが長期的にはより良い結果をもたらすことになる。成功や失敗について現実的かつ論理的に語ろうとするビジネスは、前進し続けるためのより良い準備となるだろう。
