ワークロードとは、プロジェクトマネジャーがチームメンバーの仕事量を測定し、配分することである。プロジェクトを成功させるためには、チームメンバー全員がバランスの取れた仕事量をこなさなければならない。
また、革新的なアイデアを共有する機会を探し求めても、なかなか見つからない従業員もいる。
だからプロジェクトマネージャーは、仕事量管理とは何か、なぜそれが必要なのかを知らなければならない。
ワークロード・マネジメントとは、適切な時間配分でチームメンバーに仕事を公平に配分すること以上のものではない。プロジェクトをスタートさせる前に、自分のチームがこのプロジェクトを完了させるだけの能力を持っているかどうかを知る必要がある。すべてのプロジェクトマネージャーは、ワークロードマネジメントとは何か、チームメンバーのワークロードをどのように管理すれば、より生産的で革新的な仕事ができるようになるのかを学ぶ必要がある。
全力を尽くしている従業員が仕事量が多すぎると、最高のパフォーマンスを発揮できないことがある。仕事量が増えれば、労働能力だけでなく、その人の健康にも影響を及ぼす。
ワークロード・マネジメントには、プロジェクト・マネジャーが管理すべき次のような事柄が含まれる。
仕事を完成させるためには、仕事を小さな塊に分類し、重要度に応じて整理するなど、適切な戦略を探さなければならない。プロジェクトマネジャーが仕事を小さな塊に分けるとき、最も重要なものと緊急なものに分類しなければならない。まず最初の仕事を選び、次に次の仕事を選ぶのは簡単だろう。
第二に、チーム・メンバーと良好な関係を築くことが重要であり、あなたが指示するのではなく、職場で彼らを指導し、サポートする存在だと感じてもらうことだ。プロジェクト・マネージャーであるあなたには、チームの活力を高めるよう働きかける責任がある。
スケジュールを考慮することは、仕事量の管理において重要なことだ。従業員一人ひとりに期限を決めれば、責任感と生産性が高まる。
プロジェクトの進捗を追跡することで、チームメンバー全員が軌道に乗っているかどうかを確認することができる。もしそうでなければ、その原因を突き止める。仕事量と期限について話し合うことができる。通常、期限を超過することは支障となる。
間違いなく、あなたは仕事のために従業員を雇っている。だから、従業員がタスクを完了するために必要なすべてのリソースを提供するようにしてください。
プロジェクトマネージャーは、時間、チーム、タスクを管理し、会社の生産性を高めるために、積極的に働かなければならない。仕事量の管理は、マネジャーがいくつかのコツに従えば可能だ。
ワークロード・マネジメントとは何かを知れば、プロジェクトのワークロードをより明確にすることができる。プロジェクトの仕事量を各部門の従業員に分けることができる。エンジニアは建物の設計図を作成し、労働者はそれを建設し、財務マネージャーは経費を調べ、輸送部門は資源を輸出入する。
仕事量に対処するための計画を立てたり戦略を練ったりしていないと、仕事量の配分がわからなくなる。そのため、一部の従業員に過度の負担をかけ、一部の従業員の仕事量を少なすぎる状態にしてしまう。仕事量の多いメンバーを見つけ、彼らが並外れたパフォーマンスを発揮できるようにバランスを取る必要がある。
Instaganttのワークロードビューを使えば、プロジェクトマネージャーは簡単にチームメンバーにタスクを均等に配分することができる。より効率的にタスクを管理し、生産性を向上させることができます。Instaganttの全プロジェクトビューオプションを使えば、進捗状況を簡単に確認することができます。
実際の仕事量を認識するためには、仕事を関連部署に分け、関連するチームメンバーに割り当てる必要がある。
チームを組織化することが必要であり、それはタスクが整理されていれば可能である。具体的なタスクの前にタスクとチームメンバーのリストがあれば、頻度を把握し、問題があれば仕事量のバランスを取ることができる。
対応チームを率いてプロジェクトに取り組む場合、すべてのタスクの重要性を把握し、チームと話し合う必要がある。そこで、タスクを4つの象限に分類する：
- 緊急、重要
- 緊急、重要ではない
- 重要だが緊急ではない
- 重要でも緊急でもない
チームが日々のToDoをこの4つの象限に分類することを学べば、彼らは圧倒されることなく、期限を守ることで簡単にタスクを完了することができる。
仕事量の管理は厄介であり、機転を利かせて管理する必要がある。チームメンバーに仕事を割り当てる前に、その目的を念頭に置いておくことで、成功の可能性を高めることができる。
職場で仕事が増えれば、ストレスも増える。同じ戦略で働き続け、エネルギーを消耗し続けることは不可能だ。だから、職場環境を健全に保つためにはストレス・マネジメントが必要なのだ。
仕事量の偏りによってチームの士気を下げてはならない。チームメンバーの仕事量がその人の能力を超えている場合は、仕事量の少ない他のメンバーに分配しましょう。
仕事量管理のために、もうひとつ、従業員のニーズを満たすためにできることがある。例えば、従業員が仕事を簡単にこなすためのソフトウェアや機械を必要としているなら、それを提供すべきだ。そうすることで、従業員は自分の仕事を管理しやすくなる。
仕事量管理のもう1つのポイントは、有給休暇や旅行、昼食、夕食を与えることである。
なぜプロジェクトマネジャーがワークロード・マネジメントとは何か、どのように役立つのかを知っておく必要があるのか、まだ考えているのだろうか？そんなあなたのために、いくつか心強いポイントをご紹介しましょう。
プロジェクト・マネジャーが仕事量を適切に管理すれば、一部のメンバーに対する優遇や緩和に関する対立がなくなり、従業員は職場で健全な環境を得ることができる。
どの従業員も同じ仕事量をこなすので、満足度が高く、安心して働ける。
チームメンバーの仕事量のバランスが取れていて、誰も疲れ切っていなければ、はったりは生まれない。
新鮮な頭脳は創造的で革新的なアイデアをもたらし、それはプロジェクトマネージャーが仕事量を適切に管理することで可能になる。疲労困憊した頭脳では創造的な発想はできないが、山積みの仕事を片付ける方法を見つけることができる。
バランスの取れた仕事量であれば、従業員は自分の管理下にない、しかし自分がやらなければならない仕事をこなすことにエネルギーを奪われることはない。そうすることで、従業員は一日の終わりまでフレッシュさを保ち、エネルギーを維持することができるのです。
従業員が健康で革新的であれば、会社は多くのプロジェクトを成功させ、年間売上高を確実に向上させることができる。
チームを率い、従業員に模範を示すのだから、どんなマネジャーにもリーダーシップのスキルは必要だ。そのため、何かイニシアチブを取る前に、最終的なことを考えなければならない。同様に、プロジェクトマネジャーがワークロード・マネジメントとは何かを知り、この戦略を採用しようとする場合、いくつかの重要なことを念頭に置かなければならない。
優先すべきは企業のニーズである。プロジェクトマネージャーは、このプロジェクトに対する企業の期待を理解しなければならない。プロジェクト・マネジャーは、企業がこのプロジェクトを始めるに当たってのモットーや目標を知らなければならない。だから、それに従って戦略を立てるべきなのだ。
第二に、最も重要なことは、従業員が働きやすく、新鮮な気持ちで仕事に取り組めるようにすることである。だから、プロジェクトマネージャーは従業員のニーズを理解し、彼らが職場で快適に過ごせるようにしなければならない。そうすることで、彼は彼らに好意を与えつつも、会社に忠誠を誓わせることになる。
企業は前回よりも良い結果を出すことを期待し、より生産的になるための新たな戦略を立てる。プロジェクトマネージャーは、さまざまな仕事量に対する生産性の割合を計算する責任がある。
プロジェクト・マネジャーになる場合、仕事量の管理が求められる。チームとの連携を考えるべきだ。もしどこかに欠けているものがあれば、そのギャップを埋め、仕事量に関する職場の問題を把握できるようにしなければならない。
仕事量が多すぎても少なすぎても、従業員間の格差を放置してはならない。深刻な対立を生み、職場の礼儀を乱すことになりかねない。
職場を生産的な場所にするためには、仕事量管理とは何か、プロジェクトを成功させるためにどのように役立つかを知らなければならない。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
