プロジェクトを始めるには、ステークホルダーが巨額の投資をするリソースが必要だ。投資額が大きすぎるため、プロジェクトマネージャーは積極的に行動し、自分の責任を理解し、説明責任を果たす必要がある。そのためには、 リソース計画とは何かを理解 する必要がある。
プロジェクトを開始する前に、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトを開始する場所、必要なチームメンバーの数、余裕のあるチームメンバーを明確にし、計画を立てる必要がある。また、利害関係者の予算はいくらか、従業員の給与、交通手段、プロジェクトに使用する資材など、必要なリソースは何かを検討する必要がある。簡単に言えば、リソースプランニングとは何かを理解する必要がある。
リソースプランニングとリソースアロケーションとは何かを学ぶと、プロジェクトに必要なさまざまなリソースの特定、見積もり、割り当てについて知ることになる。リソースプランニングは決して簡単な作業ではありませんが、時間、健全なメンタルづくり、リーダーシップスキルが必要であり、チームを積極的にリードすることですべてをうまく処理できるようになります。
この作業を経て、プロジェクトマネージャーはリソースを計画するだけでなく、定義されたリソースをどのように効果的に使うかを決定する。
リソースプランニングでは、プロジェクトマネージャーはソフトウェアを使い、使用するスキルセットやリソースに応じてチームを分類する。タイムラインも、プロジェクト開始前に設定しないと大きなハードルになる。こうすることで、プロジェクトマネージャーは各メンバーのスキルに合わせて簡単に仕事を割り当てることができる。
リソースマネジメントとは何かを明確に理解するために、新人プロジェクトマネージャーはリソースプランニングの重要な要素について知らなければならない。プロジェクトの完了を不可能にする主な要素は、熟練した対応チーム、時間記録、リソースに関する正確なデータ、正確な予測、スキルセットによるチームの分類、予算管理である。
ここでは、プロジェクト効果を成功させるために、これらすべての要素をより効果的に取り組む方法を学ぶ。
チームがなければ、たった一人でプロジェクトを処理し、期限内に納品することはできない。プロジェクトマネジャーが広すぎるスキルセットを持つことはありえない。スキルセットには限りがあり、その人の仕事の能力にも限りがある。だから、プロジェクトマネージャーは自分のプロジェクトに対応するチームを作る必要がある。
プロジェクトマネージャーは、チームメンバーに割り当てるタスクについてマインドマップを作成し、タスク完了に必要なスキルを定義しなければならない。プロジェクトマネージャーは、組織の従業員を選別し、必要性を感じれば新たに雇用する。つまり、チームビルディングは、リソースプランニングに必要で、時間がかかり、コストがかかる要素なのだ。
リソースプランニングでは、特定のタスクの予定時間、期限、納期を決めることができるため、時間も重要な要素です。そうすることで、プロジェクトマネージャーは、最初に設定した予想範囲と照らし合わせることで、チームの作業やプロジェクトの進捗状況を簡単に把握することができる。タイムレコードは、チームやステークホルダーとのミーティングをアレンジするのに役立つ。プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの納期に遅れることがないように、時間や分の余裕を見つけたら、早めにタイムラインに取り組むことができる。
過去のプロジェクトからのデータも、プロジェクトマネージャーがリソースと時間をより有効に使うための予測に役立つ。データはリソースプランニングの重要な一部であるため、正しく理解できるものでなければならない。
リソース・プランニングを行う場合、使用する資材の正確な量、使用する時間、支援するチーム・メンバーを知ることはできない。正確な数字はわからないが、最も近い数字を予測することはできる。
そのため、プロジェクト完了までの作業、時間、労力について確認しておくこと。これらすべての重要なものの見積もりリストを作成し、それに従って計画を立てる。正しい見通しを立てれば、プロジェクトに立ちはだかるハードルに対抗するための多くの時間を持つことができる。
組織化は、チームとタスクに容易に取り組むための最良の鍵である。プロジェクトマネージャーとして、あなたはチームメンバー全員のプロフィールを把握し、スキルセットを見極める必要がある。チームメンバー全員のスキルセットを把握していれば、それぞれの得意分野に合わせてタスクを割り当てることができる。Y
また、従業員の時間外勤務が可能な者もいれば、特定の時間のみ勤務可能な者もいるため、従業員の勤務時間についても把握しておく必要がある。
リソースプランニングの最後に重要なのは予算である。予算がなければ、企業はプロジェクトを開始することさえできない。予算設定については、プロジェクト・マネジャーは過去のプロジェクトの経験を参考にすることができる。
リソースプランニングとは何かという唯一の意味を理解するためには、その核となるステップを知らなければならない。どのステップも非常に重要であり、実行が端的になるように注意深く計画する必要がある。リソースプランニングには、以下の重要なステップが含まれる。
今日、明日、そして一週間、一ヶ月間、何をすべきかがわからなければ、プロジェクトを完了することはできないと思いますか？不可能だ。プロジェクトのタイトルだけでは完成しない。シンプルに見えるプロジェクトには、複雑な部分がたくさんある。
タスクを特定し、そのリストを作成する必要がある。タスクがわかれば、誰にそのタスクを割り当てるかがよくわかり、適切な戦略を立てることができる。
最初にミーティングを開き、彼らに仕事を割り当てるだけでなく、彼らについてより深く知ることで、チームとのループを構築する必要がある。このミーティングを行うことで、プロジェクトに関するすべての重要なポイントや期限を共有することができる。
このミーティングは、あなたが共有する正しい道筋に従うことで、チームに正しい働き方を理解させるために必要だ。
リソースプランニングとは何かを学ぶと同時に、リソースとプロジェクトのニーズを比較するコツを知らなければならない。間違ったリソースを選択したり、プロジェクトリソースの青写真を作成していなかったりすると、多くの困難に直面することになる。
そのため、チームとの最初のミーティングでは、彼らに割り当てられているタスクを完了するために必要な素材やリソースを尋ねるべきだ。話し合うことで、適切なリソースを選ぶことができる。そうでなければ、時間もお金も無駄になってしまう。
チームを雇い、リソースを購入し、それを提供するためには、お金が必要です。財務マネージャーは、会社の財務状況や方針に従ってプロジェクトの予算を決める手助けをしてくれる。ですから、プロジェクトの初期段階で予算を決めておくべきです。
リーダーは、チームが進むべき正しい道を示し、正しい方向に進んでいるかどうかを把握する手助けをする。だから、あなたがリーダーになって、チームが今月の計画を立てるのを助けるようにしてください。ガントチャートを作成することは、目標達成のために1週間に行う小さなタスクの頻度を設定するのに役立つので、プラスポイントになるだろう。プロジェクトマネージャーから割り当てられたタスクの性質によって、チームメンバー一人ひとりの目標は異なります。
1週間を日割りにして、1日にどれだけの時間を費やすか、時間割にすることができる。
- 現地視察
- ミーティングの手配
- プロジェクト・ブリーフィング
- 分析など
時間設定とトラッキングのためのガントチャートソフトウェアは、あなたが月曜日、火曜日、水曜日に設定したタスクを実行したかどうかを確認するのに役立ちます。
資源計画には、使用した資源とその残りを把握するための戦略を立てることも含まれる。そのチェックとバランスを保てば、計画を追加したり削除したりする必要があることをよりよく知ることができる。
リソースプランニングとは何か、おわかりいただけただろうか。それはさらに、その結果分析につながる。最終報告書を作成し、そこで成功率を測定し、あなたとあなたのチームがより熟練して埋める必要のある主要なギャップを見つけるのです。
計画から実行に至るまで、関係者に常に最新情報を提供し、何をやっているのか、どれだけの投資が必要なのかを知ってもらう必要がある。ステークホルダーは、必要だと感じたステップや要素を追加したり、削除したりすることができる。そうすることで、何か不都合な状況が現れても、あなたを責めることができなくなる。
資源計画は、呼吸をするための酸素と同じくらい必要なものであり、そうでなければあらゆる努力と資金が無駄になってしまう。資源計画とは何か、なぜ必要なのかを理解する必要がある。
- プロジェクト・マネージャーは、リソースをよりうまく扱うことができる。
- 彼は期限を守り、時間通りに行動する
- 予算の上限を超えない
- 彼はタイムラインをデザインし、それに従うことができる
- 能力差に対応できる
リソースプランニングとは何かを知りたければ、その主要な構成要素は何か、プロジェクトマネジャーはどのようにそれを計画し、実行できるかを知らなければならない。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
