プロジェクトでは、それぞれのスキルに応じて異なるタスクを遂行するチームを育成する。プロジェクトでは、プロジェクトマネジャーはあらゆるタイプの人々、従業員、サプライヤー、利害関係者と接し、彼ら全員と良好な関係を築く必要がある。プロジェクトを完了させるためには、資材が必要であり、その資材は販売会社やサプライヤーから購入しなければならない。
この第三者は、その特定のプロジェクトのパートナーとなる。プロジェクト調達管理とは何かについて学ぶとき、あなたは自分が何を話しているのかについて考えを持つ必要がある。
プロジェクト調達マネジメントとは何かを考えたり話したりするとき、それは、プロジェクトの一部となるような形で第三者を扱うことです。プロジェクト・パートナーを持つことがすべてではなく、さまざまなオファーを入札し、最良の選択肢を見つけた上でパートナーを選ぶことなのだ。
プロジェクト調達管理とは何か、そしてプロジェクトを成功させるためになぜそれを学ぶ必要があるのか？プロジェクト調達マネジメントとは、請負業者、サプライヤー、売り手などの第三者との関係を構築し、維持することです。
プロジェクトマネージャーは、優秀で有能なベンダーを見つける責任がある。従業員を雇うのと同じように、プロジェクトマネージャーはベンダーと適切なコミュニケーションをとり、プロジェクトに必要なものを購入する。
入札によって、サービスや製品の購入など、プロジェクトに適した相手を見つける。プロジェクト・マネージャーは、チームと同じようにプロジェクトの一員となる。つまり、彼らはチームと同じようにプロジェクトの一員となり、プロジェクトマネージャーは良好な関係を築き、プロジェクトが終了するまでそれを維持する責任がある。
すべての責任はプロジェクト・マネージャーの肩にある。プロジェクト・マネージャーは、プロポーザル・レターを書いて良いパートナーをつかむだけではない。請負業者は入札を行い、相互理解によって、双方がウィンウィンの考え方を採用することでいくつかの点で合意する契約を結ぶ。
さて、あなたは、プロジェクト調達とは何かをよく理解し、プロジェクト調達に必要なステップを待ち望んでいることでしょう。そこで、ここでは、プロジェクト調達管理がどのように行われるかを理解するための適切なステップバイステップガイドを紹介します。それは4つの主要なプロセスを含んでいます。
どのレベルのプロジェクトを始めるにせよ、計画は成功の鍵である。どんな小さなプロジェクトでも、実行前に適切な計画を立てる必要がある。計画を立てることで、物事をうまく管理することができる。
マネジャーが計画を立てるとき、彼らはプロジェクトの予算を考慮し、それに応じたものをリストアップする。プロジェクトマネージャーは、このプロジェクトに必要なリソースと、すでに持っているリソースを除外すべきものについてよく知っている。そのため、プロジェクトの計画を立てる際には、次のような内容を考慮する。
- プロジェクト遂行に必要なリソース。
- リソースを購入するベンダーの資質
- 予算の最終決定
- 契約要件
- 契約条件
- プロジェクトの法律用語
- 締め切り
そのため、プロジェクトの調達マネージャーは、プロジェクトを成功させるために、より積極的に手配をしなければならない。
プランニングの後は調達の実施であり、マネージャーはベンダーからの入札を探す。マネジャーは入札にアクセスし、ベンダーと連絡を取り、最良の提案を得る。両者、すなわちベンダーと組織の双方が合意したら、契約を締結する。両者は契約条件を共有し、よく読んだ上で署名する。マネージャーが契約を最終決定し、製品購入の代金を支払うのはこの時である。
計画はあなたの側で行われ、あなたは今契約に署名しました。あなたがベンダーから取っている製品やサービスの適切な作業と品質を探す時間です。このプロセスでは、サービスや製品が完璧に動作しているかどうかを確認する必要があります。
プロジェクトが完了するまでチェックし続ける。このプロセスでは、プロセスや製品を検査し、支払いをチェックし続け、プロジェクトの進捗状況を確認し、ベンダーからの製品の進捗状況や更新を行います。
このプロジェクト調達マネジメントの最後のプロセスはクロージングであり、プロジェクトマネージャーはパートナーシップを良い形で終了させる責任を負う。プロジェクトマネージャーは、契約書を確認することにより、すべての支払いと事項を清算する必要がある。プロジェクトマネージャーは、ベンダーが品質の高い資材を納入したかどうかをチェックする。レビューの後、最後に署名することで、ベンダーが契約時に主張した通りのものを提供したことを証明することになる。
なぜプロジェクト調達マネジメントをする必要があるのか？そうです、同じ質問で私は神経をとがらせていました。
組織がプロジェクトを開始するとき、それはいくつかの原料または既に準備された製品を必要とします。例えば、電子機器の場合、企業はPCBやPCBアセンブリの製造を専門としていないため、自社で製造する代わりにPCB製造会社にこれらの製品を注文することを好む。
彼らは、PCB製造の別のプロジェクトを開始し、エンジニアやPCB設計者の新しいチームを雇用するために巨額の投資をする必要があります。1つの屋根の下で2つのプロジェクトを運営することは、彼らにとって多忙になるだろう。そのため、プロジェクト調達管理とは何かを学ぶことで、それをコントロールすることができれば、正しい決断を下すことができる。
プロジェクトに必要な製品製造のためにチームを雇う場合、多くの資金を投資することになる。そこで、プロジェクト調達管理方式を利用して、他の企業やベンダーから製品を購入するのがよい。
作業を強化したり、以前のプロジェクトで新しいプロジェクトを始めたりすれば、それは明らかだ。より多くの労働力が必要になる。プロジェクトを完了させるために必要な製品の製造に踏み切れば、より多くの労働力を雇うことになる。
しかし、他社から製品を購入すれば、人件費、機械購入費、エネルギー消費費、原材料購入費を支払う代わりに、その製品の代金だけを支払うことになる。だから、この計画はやめて、プロジェクト調達管理にする必要がある。
あなたはその分野での経験があり、プロジェクトに必要なスキルを持ったチームを持っているのだから、物事を把握できていないときに、前のプロジェクトの完了のために別のプロジェクトを始めるのは賢明な判断ではないだろう。プロジェクト調達マネジメントを選択することで、あなたのコントロールの及ばない事態を避けることができる。
プロジェクト調達マネジャーはどれだけ積極的になるべきか？
プロジェクトマネージャーは、鋭敏で、積極的で、自発的な人間でなければならない。間違った方向に時間とエネルギーを浪費するのではなく、最善の選択肢を探し続けるべきである。
- プロジェクトの調達を開始する責任を負う
- プロジェクトを開始する前に、目的を持っていなければならない。
- 彼らはよくコミュニケーションを取るべきだ
- 利害関係者との調整を図る必要がある
- また、ベンダーにも影響を与えるべきである。
プロジェクト調達管理とは何かを調べていると、多くの利点が見えてきます。プロジェクト調達マネジメントの利点には、以下のようなものがあります：
プロジェクト・マネジャーは、ベンダーと打ち合わせをする際、購入する製品や契約書の品質について、より積極的で鋭敏な意識を持つ必要がある。このプロセスは綿密に計画されており、組織はベンダーが提供するコスト、製品の品質、サービスを把握しているため、不正のリスクは低い。
契約書を作成することで、双方の合意後に契約書に記載されたルールや条件に反することがないようにすることもできる。
ベンダーと交渉し、最高品質の製品を選択するオプションを持っているので、ベンダーから購入する製品の品質に妥協する必要はありません。どの業者を選ぶかはあなた次第です。あなたは、製品を購入するための最高の、最も評判の良いベンダーを選択し、高品質の製品を選択することにより、プロジェクトにおけるあなたの信頼を高めることができます。
様々なベンダーとコミュニケーションを取った上でベンダーを選ぶと、プロジェクトのコストを抑えることができ、安全側に立つことができます。プロジェクト・パートナーとコミュニケーションをとることで、プロジェクト開始時に製品のコストを確定し、それをコントロールすることができる。
プロジェクト調達マネジメントとは何かについて考えてみると、チームメンバーとして働く有能なベンダーを見つけ、時間内に予算内で物事を成し遂げるための最良の方法であることがわかるだろう。プロジェクトを成功させ、最後までやり遂げるためには、プロジェクトマネジャーはプロジェクトの完了に向けて積極的に計画を立てる必要がある。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
