何かを読んだり、何かのサービスを探したりしているときに、文脈から外れたものを読んだら、その詳細をもう一度見るだろうか？まあ、文脈と無関係なものを見つけるときはいつでも、役に立たないことに気づくだろう。これが「スコープ外」と呼ばれるものだ。アウト・オブ・スコープとはどういう意味か、少しはお分かりいただけただろうか？
コンテンツや商品、ビジネスと関係のないことをすると、範囲を逸脱し、今度は本質を台無しにしてしまう。買い手、読者、顧客はそれを面白いと思わず、あなたのサービスやコンテンツから離れ、もっと良いものを探し始めるだろう。
以下は、範囲外の欠点であり、範囲外とは何を意味するのかを理解するのに役立つだろう：
もしあなたが藪を叩いて回り続け、あなたの製品の主な目標についてさえ話さなければ、あなたは確実に顧客や読者の興味を失うだろう。どのような分野のプロジェクトでも、重要な詳細について話さなければなりません。適当なことを話したり、適当な仕事を始めたりすると、プロジェクトの進行に影響します。あなたは顧客を失い、彼らはより良い選択肢を探し始めるでしょう。
どんなプロジェクトでも、スコープ外のルールに従うことの一番の欠点は、顧客の関心を失うことだ。それはプロジェクトに悪い影響を与えるだろう。
この欠点は、最初の欠点と何らかの関係がある。なぜなら、期限を守ろうとせず、ただ関係のないことに取り組んでいると、プロジェクトの完成が遅れてしまうからだ。期限内にプロジェクトを完成させなければ、他の多くの問題を引き起こすことになる。
長い間同じプロジェクトに取り組んでいれば、プロジェクト費用は確実に増える。まだ完成していないプロジェクトを完成させるために人にお金を払っているかもしれない。あなたは彼らにお金を払い続けなければならない。プロジェクト・コストを負担しなければならないのは、皆が時間を無駄にし、範囲を逸脱しているからだ。
だから、もし範囲外が何を意味するかを探しているのであれば、誰も集中していなかったために、プロジェクトを完了するために2倍、3倍の金額を支払わなければならないことを知っておくべきである。
もし誰かがあなたのプロジェクトに融資しているにもかかわらず、あなたやあなたのチームがもっと集中する必要があったために、プロジェクトがまだ予定通りに完成していないのであれば、金融機関はあなたのプロジェクトへの融資を止めるかもしれない。
もし資金提供者があなたのプロジェクトのスコープを見いだせず、単に資金を無駄にしていると感じれば、あなたのプロジェクトを中止せざるを得なくなるかもしれない。つまり、プロジェクトに取り組んでいて、誰かがあなたのために資金を融資してくれているにもかかわらず、範囲を逸脱してしまうことの欠点はここにあるのだ。
プロジェクトを期限内に完了させたいと思いませんか？もしそうなら、スコープ内とスコープ外の違いを知っておくべきです。以下は、範囲外のミスを避けるためのヒントです：
顧客は何を求めているのか？プロジェクトに取りかかる前に、顧客の要望を知る必要がある。ニーズを知らなければ、顧客を満足させることはできない。プロジェクトで必要とされないかもしれないことに取り組み続け、このようにスコープから外れてしまうことになる。
だから、プロジェクトを始める前に、まず顧客について学ぼう。顧客は何を求めているのか、どのように顧客を満足させるのか。要件が分かれば、範囲を超えることはない。顧客が求めていたものを正確に提供することができる。つまり、顧客をよりよく理解し、顧客の要求を満たすことでスコープ内にとどまることが、第一の秘訣なのだ。
まず、プロジェクトで何を得たいかというゴールと、期限やプロジェクトをどのように分割して完成させるかという境界線を知る必要がある。ゴールと境界線があることで、範囲を逸脱することもなくなる。タイムテーブルを持ち、それにどのように従うかが賢明だろう。目標があれば、必ず範囲内に収まる。だから、この間違いを犯さないようにしよう。
プロジェクトの範囲外とは何かを定義しなければならない。限界を知ることは、限界を超えないことにつながる。限界がなければ、確実に範囲外になってしまい、プロジェクトにプラスには働かない。従って、プロジェクトで範囲外を出したくないのであれば、プロジェクトを開始し、従業員にタスクを割り当てる前に、境界線を定義しておくことだ。
あなたの部下は、プロジェクトのスコープを知っていますか？前述したように、プロジェクトに着手する前に、スコープ内とスコープ外を定義する必要があります。一緒に働くすべての人がそれを知っている必要があります。プロジェクトがスコープから外れてしまうようなミスを犯さないためにも、従業員のスコープを把握しておく必要があります。
だから、ミーティングを開いて全員を参加させ、プロジェクトに取りかかる前に、まず自分たちやチームがどのようにプロジェクトに取り組み、完成させる必要があるのか、詳細を話し合うのだ。
プロジェクトに取り組んでいる間、従業員を決して混乱させてはならない。ある人にタスクを割り当てたら、それを完了させ、他のことをやってほしい場合はその旨を伝えよう。チームメンバーに自分の限界を知ってもらうことは、以前から必要なことだ。もし全員が単独ですべてをやろうとすれば、必ず範囲を超えることになる。
時間通りに何も完成せず、事態は深刻化するだけだ。ゼロからプロジェクトを始め、どこで間違ったのかを理解しようとするために時間を浪費しなければならなくなる。そのため、従業員一人ひとりに、自分に割り当てられたタスクの限界を知らせておく必要がある。この件に関しては、事前に話し合ってから、後で話し合うのが賢明で、自分にとってもプロジェクトに携わる全員にとっても少し難しいことになる。
チームを率いていれば、特定の人物やチームにどのようなタイプのタスクを割り当てるべきかがわかるはずだ。もし、特定の人の仕事分野と関係のないタスクを割り当てたら、プロジェクトは台無しになってしまう。したがって、時間内にすべてを完了させたいのであれば、適切な人物にタスクを割り当てる必要がある。
さらに、プロジェクトに取り組みながら、スコープ内に留まりたい場合。チームから人を選び、その人のスキルに合うと思われるタスクを割り当てることができる。決して間違った人にタスクを割り当てようとしないでください。状況を難しくするだけだ。スコープから外れてしまい、プロジェクトを一からやり直さなければならなくなるかもしれない。
プロジェクトに取り組んでいる間、スコープ内にとどまり、期限内に完了させたいと考えているのであれば、プロジェクトの進捗状況を常に把握する必要がある。従業員一人ひとりの進捗状況をチェックし続けることで、スコープから外れた従業員がいないかどうかがわかる。
適切なタイミングで問題を発見すれば、すぐにそれを解決することができる。そうでなければ、各段階でプロジェクトの進捗を評価することに集中しなければ、あなたとあなたのチームはスコープから外れてしまうかもしれない。そうなれば、物事は確実に混乱する。だから、もうひとつ守るべきヒントは、アセスメントを実行し続けることだ。
クライアントにずっと付き合ってもらいたいですか？もし範囲外を避けたいのであれば、そしてクライアントにずっと付き合ってもらいたいのであれば、クライアントと連絡を取り続けるべきだ。クライアントのレビューを入手し、コラボレーションを依頼する。そうすれば、クライアントはあなたとのつながりを保つことができる。
顧客の最新の要求を知ることができるため、範囲を逸脱することはない。もしあなたがクライアントに協力を求めないのであれば、あなたが何かミスを犯し、顧客が感謝しないような範囲外のことをしてしまう可能性が大いにある。
ここまでスコープについて説明してきましたが、「スコープ外とはどういう意味か」については、お分かりいただけたでしょうか？もし、あなたがあまり注意を払っていなかったために、プロジェクトやビジネスを停止させたくないのであれば、上で述べたヒントに従う必要があります。これらのヒントは、あなたが範囲外のミスを犯さないようにするのに役立つはずです。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
