オフィス経営は簡単な仕事ではない。そのためには専門家やエキスパートが必要だ。完璧なリーンチームとは何か？チームがなくても意思決定ができ、洗練されたスキルを持つ専門家からなるチームは、完璧なリーンチームとして知られている。
完璧なリーンチームとは何か」の意味を理解したなら、今すぐ自分の組織にリーンチームを作りたいと思うかもしれない。以下は、あなたの会社で完璧なリーンチームを作るのに役立ついくつかのヒントです：
- オフィスの優秀な従業員を選び始めるが、決して多くの人を選ぼうとしてはいけない。
- 異なる部署から専門家チームを結成する
- 専門家がより良い仕事ができるように訓練する
- 完璧なリーンチームがより多くのスキルを習得できる環境を作る
- 完璧なリーンチームの進捗状況を評価し続ける
以下は、完璧なリーンチームを持つすべての組織が持つメリットである：
組織内のあらゆる問題の根源を見つけることができる専門家チームがあれば、オフィス運営は少し楽になる。完璧なリーンチームが問題を発見し、素早く解決してくれるからだ。
オフィスの効率が上がり、時間の無駄が減るでしょう。プロジェクトで何か問題が起きても、専門家チームが対処する。つまり、完璧なリーン・チームを持つことの1番のメリットは、何か問題が起きても誰も仕事を中断する必要がないということだ。
どのようなプロジェクトでも、もし何か問題が起きたり、単にスコープから外れてしまったら？そのとき、あなたはどのように対処するのだろうか？このような状況は、間違った人やチームにタスクを割り当てたときに起こる。オフィス内の全員のスキルを把握している完璧なリーンチームがあれば、何も問題は起こらない。
完璧なリーンチームは、ボトルネックを最小化するために、タスクを適切な人に割り当てる。熟練した人材が物事を処理し、すべての決定を引き受けてくれるなら、ボトルネックの状況によってプロジェクト作業を中断する必要はない。
会社、業務、従業員全員を知り尽くした専門家チームがいれば、何事もうまくいくことは明らかだ。専門家は、どのようなプロジェクトやオフィス運営にも適切な人数を雇うための最善のアドバイスをしてくれる。あなたの会社のために余分なスタッフを雇う必要はありません。
コスト削減を支援する専門家チームは、あなたのビジネスをより良く運営するのに役立ちます。オフィスの管理が改善され、経費を大幅に削減することができます。
オフィスを運営するために技術や新しいソフトウェアを導入することは、技術に詳しくない従業員にとっては少し難しいこともある。完璧で無駄のないチームを持つことで、従業員が新しい機能を理解し、スムーズにオフィスを運営できるようになります。
専門家が従業員と連絡を取り、どのような困難に直面しているかを尋ねます。チームは解決策を見つけ、彼らがよりスムーズに技術を理解できるようサポートします。だから、あなたの会社で仕事を中断する必要はないのです。
もしあなたが顧客にサービスを提供すれば、彼らはあなたが対処しなければならない問い合わせや苦情を持って戻ってくるかもしれない。顧客と良好な関係を築きたいのであれば、問い合わせや苦情にはできるだけ早く答えるべきだ。そうでなければ、あなたはあなたのクライアントを失う可能性があります。
完璧で無駄のないチームは、顧客がその答えに満足し、あなたの会社とのつながりを失わないようにする。あなたの会社は、あなたの会社とあなたの顧客の間で物事がうまくいくように何でもする専門家のチームを持つことで、顧客サービスと人間関係を改善することができる。
プロジェクトに取り組んでいるうちに、従業員が希望を失ったり、自信がなくなったりすることがあります。従業員の士気を高めてくれる専門家チームがあれば、このようなことは起こりません。あなたの会社でどんな挫折があっても、専門家が元気を失うことはありません。
あなたの完璧なリーンチームは、従業員を自分の仕事とタスクに専念させるために、社内のポジティブな考え方を維持する。
従業員の誰かが何らかの問題に直面している場合、あなたはその解決策を見つける責任を負うことになる。従業員全員に自分から問題を尋ねるほどの時間はないかもしれない。だからといって、あなたが気にするのをやめる必要はない。完璧なリーンチームなら、従業員に問題を尋ね、解決策を見つけるだろう。
オフィスや会社、事業の運営に関心と責任を持つ、無駄のないチームがあれば、オフィスの経営はより良くなる。
すでに完璧なリーンチームを持っているのであれば、今度は専門家チームから最高の力を引き出す方法を理解する番だ：
完璧で無駄のない大規模なチームを結成する必要はない。社内のさまざまな部署から優秀な人材を選ぶだけでいい。彼らは、現時点で行う必要のない非価値的なことを削減する方法を知っているはずだ。
自分の優先順位と、すぐに完了しなければならないタスクを把握する。チームに伝え、その後の対応を任せることができる。無駄なことに時間を費やしても、有益な会社運営にはつながらない。だから、重要なことと無駄なことをチームに伝えなければならない。
あなたは、特定の期間内にあなたの会社のために達成したいあなたの野心と目標を設定する必要があります。そうすることで、チームが特定の目標を達成するためにどのように物事を管理すればよいかを知ることができる。
大志がなければ、あなたのチームは彼らに何を期待しているのかわからない。従業員が期限内に特定の仕事を達成できるよう、どのように指導すればいいのかがわかるように、あらゆるポイントや要件を指示するのが賢明だろう。
チームにどのように仕事を割り当てるつもりですか？時には、従業員が特定の物事を理解するのが少し難しくなることもある。チームを混乱させたくないのであれば、視覚支援を使ってください。そう、ビジュアル・エイドの助けを借りれば、より良い方法でメッセージを伝えることができる。
あなたの完璧なリーンチームは、タスクをよりよく理解し、それを他の従業員と議論する。ですから、すべてを完璧にし、完璧なリーンチームから最高のものを引き出したいのであれば、まず彼らにタスクをより良い方法で理解させなければなりません。ビジュアルエイドはそのために重要な役割を果たすだろう。
ビジネスを長期的に発展させたいのであれば、オフィスの技術やソフトウェアをアップデートする必要がある。新しい戦略、ソフトウェア、技術が業界に導入されれば、すべてのビジネスは更新される。だから、ビジネスを向上させたいのであれば、完璧で無駄のないチームだけに頼っていてはいけないのだ。
あなたの会社のために彼らがより良いパフォーマンスを発揮できるよう、最新の技術を彼らに提供しなければならない。彼らはより献身的にあらゆる仕事に取り組み、あなたはより良い結果を得るでしょう。
完璧なリーンチームができても、それで仕事が終わるわけではない。専門家チームと連絡を取り続けなければならない。彼らの仕事について、また彼らが最近取り組んでいる仕事について聞いてみよう。会社の進捗状況についても聞いてみよう。彼らと将来の仕事や顧客について話し合い、従業員についても聞いてみよう。
もしあなたがオフィス経営を成功させ、そのための完璧なリーンチームを作りたいのであれば、彼らの進捗状況を評価し続けなければならない。あなたが彼らの仕事の進捗状況を見ていることを伝えれば、彼らが集中力を失うことはないだろう。
完璧なリーンチーム・コンセプトとは何か、なぜあなたの組織にリーンチームが必要なのか、ご理解いただけただろうか。どの企業にも、重要な状況を理解し、正しい決断を下すのに十分なスキルを持った人材がいるはずだ。彼らは、会社のどの当局や部署からも青信号を必要とすべきではない。彼らが的確な判断を下すことで、あなたの会社の発展を止めるものは何もないのだ。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
