The ONE Thingを使うことで、プロジェクトを整理し、ガントチャートで計画を立て、成果に向けて効率的に作業する方法をご覧ください。
今日、忙しいことと生産的であることはしばしば混同される。ゲイリー・ケラー＆ジェイ・パパサンは、ベストセラー『The ONE Thing』の中で、この問いを自らに投げかけることで、他のすべてがシンプルになるか、不要になることを示唆している。この本では、1つの中心的な目標に全力を傾けることが、いかに優れた結果をもたらすかを考察している。
人々を成功に導くだけでなく、この計画の立て方は、特にガントチャートやグループプロジェクトなど、マネジメントにおいて大きな役割を果たします。ONE Thingの主な考え方と、それがあなたのプロジェクトの計画、管理、実行にどのような影響を与えることができるかをレビューします。
ケラーは『ONE THING』の中で、次のような質問に答えている。それをすることで、他のすべてがシンプルになる、あるいは不要になるような行動はどれか？これは、目的にとって重要なことに集中するのに役立つ。マネジメント・プロジェクトにおいて重要なのは、どの段階においても、どのタスクや成果が最も重要であるかを認識することである。
例として、ガント・チャートを作りながら考えてみよう：
この質問を定期的に投げかけることで、プロジェクトマネージャーは最適な方法でリソースを配分することができる。多忙な仕事のスケジュールを把握し、最も重要な仕事にチームを参加させることができる。
ケラーの考えを応用すれば、長期的な目標を今日から取り組めるプロジェクトにすることができる。それは、「いつか」の目標を正確に知ることから始まり、今年、今月、今週、そして今日の目標を検討する。このアプローチは、ガントチャートのようなプロジェクト管理ツールに落とし込むことで、戦略的プランニングをより良いものにする。
プロジェクトマネージャーは、最終的なゴールを決定し、それを重要なセクションに分割し、各セクションをマイルストーンとして使用し、各マイルストーンを達成するためのタスクを作成することができる。すべてのタスクはメインゴールの一部となるため、役に立たないものは追加されない。
The ONE Thingは、注意を分散させれば生産性が上がるという考えに反対している。ケラーは、同時にさまざまなことをしようとすると、集中力が低下すると考えている。実際、異なる仕事の間を飛び回ることは、回復期間をもたらし、ミスを引き起こし、プロジェクトに必要な時間を長くする。
チームに同時に複数のプロジェクトを与えないようにアドバイスしている。作業員が割り当てのためにガントチャートを使用するように、各ステップは、彼らが自分の主な役割を処理できるようにする必要があります。
この原理を応用すれば、以下のような問題を解決することができる：
多くの場合、マルチタスクが起こるのは、プランニングがうまくいかなかったからだ。その代わりに、ガントチャートを使ってタスクを分散させ、全員が目標を達成できるようにしましょう。
タイムブロックは、『The ONE Thing』で説明されている強力な方法である。ケラーは、自分にとって最も重要なことに取り組むために、邪魔されない時間を確保することを勧めている。プロジェクトのガントチャートに、これらのステップを書き込むことができる。
時間をブロックすることで、集中力が高まり、プロジェクトのスケジュールがより整理される。ステークホルダーは、ガントチャートでブロックされた時間は、あなたの邪魔をしてはいけないという意味だと理解するだろう。
ドミノ効果は、ケラーが用いる重要な比喩のひとつである。たった1つの重要なことに集中することで、多くの場合、後続のタスクの必要性を軽減するプロセスが始まる。管理するとき、ドミノ効果の働き方はガントチャートの作成に影響を与える。
この原則のおかげで、仕事は効率的に行われるように調整される。製品の細部まで知る前にマーケティングを始めるのではなく、製品を戦略の主役にするのだ。すべての仕事は、その前の仕事が終われば簡単になる。
ケラーによれば、意志力は使えば使うほど徐々になくなっていく。だから、精神力が最も強い時間帯に、集中力の高い仕事を試みるべきだ。プロジェクトマネジメントでこれを実現するには、以下のようなことが考えられる：
エネルギーがあるときはより多く、疲れているときはより少なく仕事をすることで、仕事の生産性が向上し、幸福度も高まる。現在、チームは時間の使い方に気を配るようになり、プロジェクトマネージャーは、タイムリーであることに加え、活力を与える必要のあるタスクを特定できるようになった。
目的があれば、ガントチャートはタイムラインを表示するだけでなく、ミッションに力を加えることができる。The ONE Thingに基づき、有用なガントチャートはプロジェクトの各フェーズの焦点を示す。このスタイルでは、重要な仕事を優先し、重要でない活動を削減し、集中した仕事をするために専用の時間を確保する必要がある。
これには2つの方法がある：1つ目は、重要なタスクを特徴的な色で強調すること、2つ目は、重要でないタスクをすべて一緒に配置すること、そして最後に、タスクとタスクの重要なつながりを図にマークすることで明白にすることです。この方法に従うことで、ガントチャートは単純なタイミングツールから、アラインメントに役立つツールに変わる。
計画法と並んでケラーが提案するのは、「成功の習慣」である。一貫性を保つことが、目標達成に役立つと彼は信じている。
プロジェクトチームにとっては、同じ優先順位に集中する毎日のタッチベース・セッションや、リストの再評価と微調整のための週次レビュー、そして自問自答を頻繁に行うことを意味する：と自問することだ。リーダーがこの習慣を日々の活動やグループの行動に取り入れることで、チームは忙しさを感じることなく、設定した目標の達成に取り組むことができる。
すべてのステップにおいて目的と行動を一致させることで、プロジェクトは成果を達成するための規律あるアプローチを身につける。この文化的変化の結果、チームの焦点は、多くのことをこなすことから、真の進歩を遂げることに変わる。
プロジェクトマネジャーが長期的な目標を反映するようにチームの仕事の習慣を調整すれば、チームの全員が、全体的な成果に沿った目標に向かって働いていると感じられるようになる。
このアプローチは、アジャイルや混合プロジェクト環境でも同様に適用できる。The ONE Thingは直線的な計画と互換性があるが、その大前提である1つのことに優先順位をつけることは、アジャイルが時間をかけて取り組む方法と完璧に調和する。
各スプリントには主要なゴールが1つだけあるかもしれず、レイヤーを追加したガントチャートはスプリント間の依存関係を追跡する。スプリントプランニングとレトロスペクティブでは、全員が同じ道に進むように深く集中することが重要である。アジャイルとウォーターフォールが使われるハイブリッドでは、それぞれのパートに「1つのこと」を割り当てることで、どのようなアプローチが取られたとしても、明確さと一貫性の両方が保証される。
ノンストップのプロジェクト環境に集中するということは、気が散ったときに対処すべきだということだ。The ONE Thingのツールが役に立つ：やらないことを書き出し、カードや付箋を使って目標を参照し、自分の責任ではない依頼を決める。
スコープクリープや優先順位の変更は、通常、注意散漫によって引き起こされる。各チームが努力の主目的を明確にすることで、チームは希薄化を避けることができる。さらに、ガントチャートは、計画を立て、すべてを軌道に乗せるために使うことができる。
ONE Thingでは、より多くのことをするのではなく、重要なことをするのだということを発見する。そのため、チームはミスの可能性を減らしながら目標を達成することができる。このような意図を持ってガントチャートを使えば、タスクを管理するだけでなく、進捗を確実にすることができる。
ONE Thingに集中し、すべての仕事を主目標に関連づけ、深い仕事を管理すれば、生産性を維持し、大きな前進を遂げることができる。マルチタスクが当たり前になった今、「ONE Thing」は、集中することこそが物事を成し遂げるための真の鍵であることに気づかせてくれる。プロジェクトマネジメントのプロセスは、自問することから始まる：ONE Thingとは何か？
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
