新しいプロジェクトを始めるとき、うまくいかないことばかりを心配するのは当然だ。締め切りに間に合わなかったり、タスクが見落とされたりするかもしれない。また、チームメンバー間のコミュニケーションの問題で、物事が軌道から外れてしまうことも考えるだろう。
この点で考慮すべき最も重要なツールのひとつが、マスタースケジュールである。
必要なリソース、各タスクにかかる時間、クライアントが期待していることなどが含まれている。チームメンバー、ベンダー、クライアントを含む関係者全員が役立ちます。チームメンバー、ベンダー、クライアントを含む関係者全員が、常に同じページを見ながら仕事を進めることができるのだ。
マスタースケジュールは、詳細なプロジェクトスケジュールの要約である。重要な成果物、マイルストーン、アクティビティ、フェーズをハイライトします。このスケジュールはベースラインと一緒に作成しますが、ベースラインに取って代わるものではなく、ベースラインを要約し、サポートするものです。
マスタースケジュールは、主要なポイントを簡単にまとめたものである。
マスタースケジュールは必要な時にいつでも更新できますが、スケジュールベースラインの変更にはマネジメントの承認が必要です。
マスタースケジュールで十分であり、小規模プロジェクトのスケジュールベースラインとしても機能する。
マスタースケジュールを作成する際、効果的で有用なものにするために盛り込むべき重要な部分がいくつかあります：
ここでは、プロジェクトマネジメントにおいてマスタースケジュールを作成すべき主な理由を説明する：
マスタースケジュールは、物事をよりスムーズに進め、時間を節約します。以下のような効果があります：
このような全体的な視点は、スタッフ、設備、資金が賢く使われていることを確認するのに役立つ。
チーム全員がお互いの進捗状況を確認できるため、頻繁にミーティングやチェックインを行う必要がなくなる。また、チームは潜在的な問題やリソース不足を特定し、事前に対処することができる。
マスタースケジュールは、チームメンバー間のコミュニケーションと理解を深めるのに役立つ。マスタースケジュールは、別々に仕事をしていた異なる部門をつなげます。
すべてのプロジェクト活動を明確に把握することで、誰もが自分の仕事が全体の目標にどのように貢献しているかを知ることができます。これにより、チームワークが促進され、共有タスクに基づく人間関係が強化されます。
大きな組織では、動く部分すべてがストレスになることがあります。きちんと管理されたマスタースケジュールは、プロジェクトの進捗を明確にし、達成感を与えることで、このストレスを軽減することができる。また、チームメンバーは、自分の貢献が全体像の中でどのように位置づけられるかを確認することができます。
ビジネスには柔軟性と変化への迅速な対応が求められる。マスタースケジュールはこの柔軟なプランニングをサポートする。それは、意思決定者が次のステップを計画できる信頼できる情報源として機能することで実現する。
ここでは、マスタースケジュールを作成することができるいくつかのユースケースを紹介します：
マスタースケジュールは、すべてのタスクと期限を完全に把握し、すべてを同期させます。例えば以下のようなものがあります：
プロジェクトに重要な期限があり、多くのタスクが相互に依存している場合、マスタースケジュールが役に立ちます。重要なマイルストーンやタスクの順序を強調することで、進捗状況を監視し、遅延を回避するのに役立ちます。
いくつか例を挙げよう：
調整とコミュニケーション・モデルの観点から、マスター・スケジュールを持つことは有用である。これは、異なる部門や個人のチームが関与するプロジェクトでは、より真実味を帯びる。
良いスケジュールを立てるには、以下の3つのステップを踏むこと：
まずは徹底的なニーズ分析から始めましょう。あなたの課題と強みを理解することで、あなたの目標とスケジュールを一致させることができます。
自分自身にいくつか質問してみよう。例えば、こうだ：
次に、マネージャー、スタッフ、パートナーチーム、クライアントなど、主要な関係者を特定します。計画段階でこれらの人々から意見を得ることは重要です。彼らの洞察力はマスタースケジュールの明確な目標設定に役立ちます。
目標が決まれば、それができる：
マスタースケジュールには、構造と柔軟性の両方が必要だ。
この構造で重要なのは、タスクの優先順位付けである。アイゼンハワーマトリックスを使えば、この優先順位を決めることができる。あるいは、ステップ1で特定した組織の戦略目標を参照することもできる。
タスクに優先順位をつけることで、アウトラインが明確になります。その後、ガントチャートやスプレッドシート、プロジェクト管理ソフトウェアなどのツールを使って、各プロジェクトのマイルストーンや期限を記入することができる。こうすることで、責任の分担、各タスクの所要時間の見積もり、進捗状況の把握が可能になる。
また、タスクやフェーズの間にバッファ時間を設けるなど、柔軟性を持たせることも重要だ。このような余分な時間枠を設けることで、遅れに対処し、調整する余地を与えることができる。
マスター・スケジュールをフレキシブルに保つためのヒントがここにある：
明確なビジョンからスタートし、確かな戦略の下、適切な人材が協力し合うようにする。それがマスタースケジュールを効果的なものにすることにつながります。最新のツールは、あなたのスケジューリングを次のレベルへと導きます。
リアルタイムの更新とタスクの追跡を提供するプロジェクト管理ツールの使用を検討してください。これらのツールはマスタースケジュールの作成、監視、更新を容易にします。
また、スケジューリングを改善するために、さまざまなツールを使用することもできます。これらのツールは、次のような点で役立ちます：
スケジューリングプロセスを強化し、潜在的な問題を回避することができます。それは、これらの最新のソリューションを使用することによって可能です。
Instaganttは、必要なプランニングツールとテンプレートを提供します。特定のプロジェクト用にカスタマイズされたマスタースケジュールを作成するのに役立ちます。ここでは、Instaganttを使用してプロジェクト管理のマスタースケジュールを作成する方法を説明します：
マスタースケジュールを使って、完成した成果物に印をつけ、クライアントに引き渡す。
Instaganttのツールはリアルタイムで更新されます。そのため、マスタースケジュールは常に最新であると確信できます。これにより、顧客とチームメンバーの両方が最新の情報にアクセスできるようになります。
マスタースケジュールは、プロジェクトマネジメントの目標を可能な限り達成するための強力なツールです。マスタースケジュールは、プロジェクトマネジメントの目標を達成するための強力なツールです。そのため、マスタースケジュールを活用し、プロジェクト計画を効果的に進めることが重要です。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
