プロジェクトの成功は、プレゼンの仕方次第である。プロジェクトを効果的にプレゼンすれば、クライアントの意向をつかみ、合意に導くことができる。
プロジェクトを効果的にプレゼンテーションすることは、いくつかの理由から極めて重要である。プロジェクトの成功と、ステークホルダーにプロジェクトの価値を伝える能力に大きな影響を与えます。ここでは、プロジェクトを正しくプレゼンテーションしなければならない主な理由をご紹介します：
つまり、プロジェクトを正しくプレゼンテーションするということは、単に視覚的に魅力的なスライドを作るということではない。情報を伝え、利害関係者を一致させることでもある。プロジェクトの目的、進捗状況、潜在的な課題について、関係者全員が明確に理解できるようにしなければなりません。従って、効果的なプロジェクト・プレゼンテーションは、必ず身につけなければならないスキルなのだ。
慌てず、自分のプロジェクトをプレゼンするために準備した内容やビジュアルに自信を持ってください。あなたのプロジェクトに関するすべての情報を把握し、プレゼンテーションに盛り込む言葉のひとつひとつを理解し、意図的かつ自信を持って説明できるようにしましょう。プロジェクトを発表するには、いくつかの重要なステップを踏む必要があります：
プロジェクト・マネージャーとして、あるいはプロジェクトのオーナーとして、プロジェクトのゴールを知っておく必要がある。まず、チームメイトやオーナー、クライアントとミーティングを行い、プロジェクトのゴールを確認しましょう。プロジェクトをどのようにプレゼンテーションするかが重要だ。
プロジェクトを成功させるためには、目標設定とオーナーシップが最も重要である。レースに勝つために設定する勝負どころである。これができなければ、どこに向かうのかの方向性が定まらず、すべての努力が無駄になってしまう。
ゴールを設定した後は、聴衆がより理解を深められるような方法でプロジェクトのゴールを共有し、聴衆を納得させる必要があります。あなたのプロジェクトを説明するには
目標をうまく説明できれば、仕事の半分は終わったことになる。
プロジェクトの目標を設定し、説明した後は、その目標を達成するための方法を説明することで、聴衆やクライアントを納得させる必要がある。そのためには、十分な準備が必要だ。すべてのステップが整理され、説明されているプレゼンテーションのレイアウトを作成する必要があります。
整理された秩序ある方法でプロジェクトを発表するためのバックボーンになる。この整理整頓は、重要なポイントをすべて記憶し、自分の発言に自信を持たせるのに役立つ。あなたはその意味を知っている。
それはちょうどスピーチを書くようなものだ。言葉の運びは聴衆を納得させる上で重要な役割を果たす。言葉のゲームをうまくこなす方法を知っていれば、聴衆を簡単に自分のプラットフォームに引き込むことができる。ですから、大勢の前でスピーチをする前に、あなたが発する言葉によって判断されることを心に留めておいてください。
だから、話す準備をし、自分が含むすべての単語の意味を知ること。それがあなたの強みにも弱みにもなる。すべてはあなたの準備次第です。
チームと一緒に仕事をすれば、仕事のプレッシャーは最小限に抑えられますし、チームの精神的な支えも、ベストを尽くすことを後押ししてくれます。プロジェクトをプレゼンするときは、チームがあなたと協力できるように準備すること。プレゼンを分割してチームメンバーと共有し、特定の部分について説明してもらうこともできる。
チームコラボレーションは、仕事を分担し、負担をかけないため、短期間で最高のクオリティで段階的な成功を促します。チームを信頼し、健全なディスカッションをすることで、ユニークなアイデアを引き出す。他の人のアイデアを考慮し、評価することで、その価値を示す。
プロジェクトのプレゼン中に、チームメイトのサービスを受ける必要がありそうな場合は、チームメイトをスタンバイさせておくこと。チームメンバーと事前に計画しておけば、クライアントからの重要な質問に答えるサポートをしてくれる。プロジェクトのプレゼン方法について話しているときは、このことを心に留めておくべきだ。
プロジェクトをプレゼンテーションするもう一つの効果的な方法は、スライドにあなたのアイデアを載せ、それらに関する最も重要な内容に言及することです。画像はその背景にあるストーリーも説明するため、画像を使ってプレゼンテーションのコンセプトや目的を明確にすることができます。視覚的な説明に使用する画像は、非常に明確でわかりやすいものでなければなりません。
プレゼンテーションのいくつかのツールは、イメージイラストレーションの形であなたのプロジェクトを提示するのに役立ちます。あなたは、時間の持続時間を設定することにより、自動的にこれらのスライドを再生することができます。再生時間を設定した後、これらのスライドを練習してください。
言葉や画像だけでなく、ビデオやグラフィックでもプロジェクトを紹介できる。伝えたいメッセージは、長くて複雑なものであってはならない。シンプルで完璧に見えるものでなければならない。ビデオオーディオプレゼンテーションは、この点でより多くの利点があります。
スライドを次々と変えながらたくさん話すと、聴衆は退屈してしまう。ここでは、深刻なメッセージを伝えると同時に、聴衆を楽しませる必要がある。箇条書きのポイントや画像を、日々の面白い行動と関連付けてユーモアを演出したり、重くシリアスな議論の最中に、面白い写真やイリュージョンを加えてからかったりすることもできる。
あなたは間接的に、そして黙って、聴衆をきちんと惹きつける。そうすれば、聴衆に自分の話を聴いてほしいと頼んだり要求したりする必要を感じなくなる。彼らは喜んでそうするだろう。これはアートであり、もしあなたが聴衆に気づかれることなく、意図的にそれを行う方法を知っているなら、あなたはスピーカーとして成功している。
こうすることで、観客の注意を簡単に引くことができ、観客はあなたの話を聞き、理解することが好きになり、さらにはあなたの側からの次の用心棒を待ち望むようになる。
私たちを評価しようと座っている群衆に話しかけるとき、そして初めて私たちと議論する準備ができているとき、私たちはためらいを感じるのが人間の本性である。しかし、徐々にそのような状況に対処できるようになる。
初心者であろうと心配する必要はない。ただ、プレゼンの準備と練習を積んできたことに自信を持ち、聴衆から寄せられる質問にはすべて答えることができる。
ボディーランゲージに集中し、緊張を露わにするようなこと、例えば手を押したり、カチカチという音を出してペンを弄ったりするようなことは避けましょう。とても奇妙に見え、聴衆に悪い印象を与えます。
チェックリストを紙やコンピュータのスライドに貼って手元に置き、プロジェクトの重要な部分を説明したか、クライアントが知っていなければならない部分を説明したか、間違えて残してしまった部分をチェックする。もし残っていても大丈夫です。プロジェクトの意外な効果を維持するために、一転して今まで説明していなかったように見えるように説明しましょう。
何度も言うが、プロジェクト・プレゼンテーションを成功させ、予想される、あるいは割り当てられた制限時間内に完了させるには、練習がカギとなる。 プロジェクトをどのように発表するかという問題に思い当たったとき、それは重要です。
プロジェクト・プレゼンテーションは、プロであっても時に頭を悩ませるものだ。しかし、プロジェクト・プレゼンテーションを行う際には、緊張することなく準備したすべてを説明しなければならない。
この経験を最大限に生かすために、これらの手順を頭に入れておいたほうがいいだろう：
あなたのプロジェクトをプレゼンするとき、聴衆からはプロジェクトの種類に関連した質問が多く寄せられるだろうが、中にはあなたを混乱させたり、あなたのモラルを低下させたりするためだけにそのような質問をする人もいる。しかし、中にはあなたを混乱させたり、あなたのモラルを低下させたりするために、そのような質問をしてくる人もいます。ここで、マインド・ゲームをする必要があります。このような質問に邪魔されることなく、答えがわかっていようといまいと、忍耐強く答えるのです。
もし答えられなかったら、「知らないが知りたい」と伝え、知識を増やす意味で説明を求めればいい。このような質問があなたの邪魔をするためのクソ質問であれば、次回からあなたに投げかけられることはないだろう。
プロジェクト・プレゼンテーションの最中や終了後の質疑応答の準備はしておかなければなりません。聴衆から難しい質問をされるかもしれないからです。何を質問されたかにかかわらず、適切な時間をとり、相手が求めている情報で質問に答えることが常に重要です。
プロジェクトのあらゆる側面についてクライアントと詳細に話し合い、質問に答え、提案を受けたら、最後にプロジェクトのプレゼンテーションを要約し、短いレビューをする必要がある。こうすることで、プロジェクトの重要な部分がすべて思い出され、最終決定される。
プロジェクトをプレゼンする際、よくある間違いを避けることは、わかりやすさ、エンゲージメント、効果性を確保するために不可欠です。そこで、プロジェクト・プレゼンテーションで避けなければならない一般的な間違いを紹介します：
不適切なプロジェクト・プレゼンテーションは、さまざまな形であなたに影響を及ぼします。例えば、プレゼン中に言葉につまずいたり、コンセプトの説明中に思考プロセスを見失ったり、あるいはプレゼン用のプロジェクト資料が準備できていなかったり。
聴衆に満足してもらうには、効果的な準備がカギとなる。そのため、プロジェクト・プレゼンテーションの準備にも力を入れましょう。そのプロセスには、トピックを徹底的にリサーチし、構造化されたアウトラインを作成し、自信と流暢さを身につけるために何度もプレゼンテーションの練習をすることが含まれます。
プロジェクトをプレゼンするとき、人はたいてい情報の過多で聴衆を圧倒するという間違いを犯す。聴衆にとって消化しにくいような、過剰なデータや統計、プロジェクトの技術的な詳細を付け加えてしまうのだ。
ここでのベストプラクティスは、プロジェクト・プレゼンテーションに最も重要で関連性の高い情報だけを加えることに集中することです。さらに、重要なポイントをサポートするために統計情報を加えることもできます。複雑で技術的なプロジェクト情報を簡素化するベストプラクティスは、プレゼンテーションにビジュアルを加えることです。
目的が明確でないと、聴衆はよくわからないままプレゼンを終えてしまうかもしれない。どのような行動を取るべきか、プロジェクトの範囲、プロジェクトから何が得られるのかが伝わってこないからだ。
早い段階でプロジェクトの目的を明示することで、この問題を克服すべきである。さらに、あなたがこのプロジェクトで何を達成したいのか、他の人はそこから何を得られるのか、概要を説明したほうがよいでしょう。
プロジェクト・プレゼンテーションのビジュアルは、あなたの話し言葉を補完するものでなければなりません。プレゼンテーションのビジュアルは、あなたの話から聴衆の気をそらしてはいけません。
乱雑でわかりにくいスライドは、離脱につながる可能性があることを覚えておこう。
スライドはシンプルにし、明確な見出し、箇条書き、メッセージを強化するビジュアルを用いなければなりません。エンゲージメントを高めるために、一貫したデザインテンプレートと適切なデザインのビジュアルを使いましょう。
魅力的な導入部は、プレゼンテーションのトーンを設定します。聴衆の注目を集め、その関心を一貫して高める機会を与えます。
そのためには、関連性のあるストーリー、驚くべき事実、挑発的な質問など、説得力のあるオープニングを作らなければならない。これらの実践は、聴衆を引き込むのに必ず役立つはずだ。
プロジェクトが取り組む問題を明確に定義しておかないと、聴衆はなぜそのプロジェクトが必要なのか疑問に思ってしまいます。プレゼンターとして、あなたは早い段階で簡潔で親近感の持てる問題提起をしなければなりません。あなたのプロジェクトの関連性と重要性を示すものでなければなりません。
ストーリーは、プレゼンテーションを印象深く、親しみやすいものにするのに役立ちます。ストーリーは、あなたのコンテンツに人間的な要素を加えます。したがって、プロジェクト・プレゼンテーションには、関連性のある逸話やケーススタディ、実例を取り入れるとよいでしょう。これらは、あなたのポイントを説明し、聴衆と感情的につながるのに役立ちます。
無秩序なプレゼン構成は混乱を招く。聴衆でさえ、あなたの考えを追うのが難しくなるでしょう。ですから、明確なセクション、トランジション、道標を備えた論理的なセクションを作る必要があります。これによって、聴衆をシームレスにコンテンツに導くことができる。
プロジェクト・マネジメントの経験が浅く、クライアントや大勢の聴衆を前にしてプロジェクトをどのようにプレゼンすればいいのかわからなくても、心配したり慌てたりする必要はまったくない。大したことではありません。自信のレベルを維持し、話すステップの順序を整理し、練習を重ね、聴衆の注意を引くことにコツコツと取り組めば大丈夫です。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
