デビッド・アレンの著作『Getting Things Done』に書かれている生産性システムの価値を学ぶ。ストレスのない人生を送るための改善策として、「捉える」「明確にする」「整理する」「振り返る」「関与する」を学ぶ。
デビッド・アレンの『Getting Things Done』：The Art of Stress-Free Productivity）は、生産性とプロジェクト管理に関する人々のビジョンを変えた。この本は、人々やチームの仕事に対する意識、仕事に対するマインドフルなアプローチ、仕事への取り組み度を高めることを目的とした効果的なフレームワークを提示している。
仕事や日常生活でGTDの手法を導入することは、整理整頓を改善し、ストレスを軽減し、リラックスする優れた方法です。ガントチャートを使ったプロジェクト管理であれ、日々のタスクチェックであれ、Getting Things Doneのための効果的なツールや戦略を紹介する。
ワークフローは5つの重要なステージで構成されている：捕捉」「明確化」「整理」「反映」「関与」である。そのひとつひとつが、生産性を高め、ストレスフルな状況を回避するのに役立つシステムを形成するプロセスにおいて不可欠である。
GTDワークフローの最初の段階は「収集」である。これは、すべてのタスク、アイデア、約束を信頼できるシステムに集めることである。目標は、すべてを頭の中から信頼できる外部のシステムに取り込み、細部まで覚えておく負担から解放することだ。
これは、ノートやアプリ、ガントチャート、デジタル手帳など、さまざまなツールを使って行うことができる。すべてを1か所にまとめることで、タスクやアイデアが漏れることがなくなり、クリアな頭で目の前のタスクに集中できるようになる。
すべてを把握したら、次のステップは「明確化」だ。この段階では、収集した各項目を処理して、それが何を意味し、どのような行動が必要かを判断する。このプロセスでは、次のような質問を自分に投げかける：「これは実行可能か」「次のステップは何か」。
実行可能な項目であれば、それを前進させるために必要な次の行動を定義する。そうでない場合は、ゴミ箱に捨てるか、将来の検討のためにインキュベートするか、参考資料としてファイリングするかを決める。明確にすることで、自分のタスクを明確に理解し、効果的に取り組む方法を身につけることができる。
タスクを明確にしたら、次のステップは「整理」です。この段階では、タスクをその背景、緊急性、重要性に基づいて分類し、優先順位をつけます。リストやフォルダ、デジタルツールを使って、タスクを「次の行動」「プロジェクト」「Waiting For」「Someday/Maybe」などのカテゴリーに整理することができます。
タスクを整理することで、現在の状況や利用可能な時間に基づいてタスクに素早くアクセスし、管理できる構造的なシステムが構築されます。このように整理することで、集中力を維持し、常に最も重要なタスクに取り組めるようになります。
Reflect "段階は、GTDの効果を将来にわたって維持し、現在も維持するために非常に重要です。これは、タスクやプロジェクトを随時見直し、システムに正しく入力することで、フィードバックの信頼性を高めるものです。毎週、パフォーマンスと追加知識に応じてリストを修正するパフォーマンスを実施することをお勧めします。
見直しは、仕事を管理し、問題を評価し、必要であれば計画を修正する行為である。こうすることで、常に集中力を維持し、自分が前進していることを確認すると同時に、自分が立てた計画を常に見直していることを確認することができる。
GTDの最後の段階は「従事」である。この段階では、あらかじめ複合的に分析したタスクリストに従って仕事を進める。このように、よく整理され、活動に優先順位をつけていれば、タスクに取りかかることができ、適切な時期に最も重要なことに集中していることに疑いの余地はない。
それは、"Doing "の段階に焦点を当てたもので、"How "toの段階である。それまでの段階を踏むことで、効率的に仕事を進めることができ、その結果、効率的に仕事をこなし、自分自身を喜ばせることができる。
GTDの多くの構成要素や原則はデビッド・アレンによって考案されたが、主なものには以下のツールやテクニックが含まれる。GTDは、タスクの計画を立てる際に、何一つ抜け漏れがないようにするための重要なツールである。
イントレーは、すべての情報、タスク、アイデア、コミットメントを整理し、適切な場所にセットする前に処理する入口である。イントレーは、あなたの注意を必要とするものすべてを集積する場所であり、保管庫の役割を果たします。イントレーは机の上のトレイであったり、コンピュータ化されたメッセージセンターであったり、より実用的なノートブックであったりします。
ここでのコンセプトは、受け取ったものをすぐに山に移せる特定のエリアを持つことだ。In-Trayの場合、定期的に整理・処理することで、関係者に負担をかけることなく、新しいタスクやアイデアをうまく管理することができる。
次の行動とは、どのようにタスクを終わらせるかという現実的な詳細である。やるべきことがわかったら、各タスクを管理可能な次のアクションに分解する。こうすることで、タスクが曖昧になったり、作業量が多すぎて実行できなくなったりする事態を避けることができる。
ネクストアクションは、次に行うべき物理的な行動に最も近いものを強調することで、先延ばしをなくし、その結果、作業を開始し、継続するよう促す。ネクストアクションは、職場、自宅、コンピューター上など、状況に応じて分類できる。現在の位置や利用可能なツールによって、何をすべきかが簡単にわかる。
これは単純に、あなたのアクティブなプロジェクトをすべてまとめたリストであり、それゆえプロジェクトリストとして知られている。GTDでは、プロジェクトとは、それが完了するまでに複数のアクションステップが必要になる可能性のある成果物のことだと説明しています。プロジェクトリストは、複数のステップを必要とするタスクを忘れるのを防ぎ、大局的な目標の概要を維持する。
すべてのプロジェクトは、プロジェクトマネジメントのゴールを達成し、そのタスクに関連する「次のアクション」が設定されていなければなりません。プロジェクトリストを時々見直すことで、整合性がとれていることを確認し、重要なプロジェクトのほとんどを一貫して進めることができる。
コンテクストとは、あるタスクがどこでどのように実行できるかを整理したタスク部分のことである。コンテクストに基づき、現在の状況に適したタスクを素早く効率的に検索し、同じゾーン内で該当するタスクを実行することができる。
一般的なコンテクスト
与えられたコンテクストに合った仕事に力を注ぐだけで、時間と労力の最適化を支援する。
Someday/Maybeリストとは、現時点ではまだ実行するほどやりがいも重要性もないが、いつか実行する価値があるアイデアやタスク、プロジェクトを書き留めるための場所である。このリストを使えば、すぐに行動を起こさなければならないというプレッシャーを感じることなく、ビジネス展開の糸口をつかむことができる。
Someday/Maybeリストをときどき眺めることで、保留になっているアイデアを思い出し、いつそれをアクティブ・リストに持っていくか考えることができる。また、将来の夢が書き込まれ、安全な場所に封印されているという安心感も得られる。
Getting Things Doneの知識を使うことで、集中力の向上、ストレスの軽減、生産性の向上など、多くのメリットが得られます。すべてのタスクとコミットメントを一か所に記録することで、何をしなければならないか、どこにいなければならないか、といったつらい思考から解放される。
気が散ることが少なくなり、自分のしていることに集中できるため、生産性の向上につながる。活動を分解して定義する体系的なアプローチは、タスクをより理解しやすくすることで、緊張や混乱を最小限に抑えます。やるべきことを明確に定義し、計画を立てることで、忘れがちなタスクや期限に対するストレスが軽減される。
さらに、GTDは仕事を管理しやすい次の行動に分割し、一貫性を確保することで生産性を向上させます。反省的かつ計画的なシステムメンテナンスは、あなたの優先順位があなたの目的と一致していることを保証し、より少ない時間と手間でより多くのことを成し遂げることを可能にします。
Getting Thing Done』という本は、タスクやプロジェクトの処理方法を驚くほど変えることができるテクニックを教えてくれる。そのCCORE方法論は、あなたのタスクがより少ない労力で達成されることを保証する。単純なToDoリストからガントチャートのようなプロジェクト管理ツールまで、GTDの方法論は非常に柔軟である。
ストレスのない生産性を期待して、GTDシステムを歓迎し、あなたの中にあるものをより多く達成しましょう。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
