グレッグ・マッキューンのエッセンシャリズムを応用して、プロジェクト管理をより簡単にし、ガントチャートの無駄を省き、少ない労力で最も重要な結果を出すためのチームを編成する方法をご覧ください。
忙しく、多くのことをこなすことが当たり前の時代に、エッセンシャル主義：The Disciplined Pursuit of Less）は、読者が集中することを学ぶのに役立つ。本書は、自分の貢献に役立つことだけに集中し、邪魔になるものを避けるようアドバイスしている。このアプローチは、人々の生産性にとっても、チームや企業におけるプロジェクト編成にとっても重要である。
ガントチャートのようなツールを使い、プロジェクト環境で仕事をするということは、細かいことを追いかけるのではなく、重要な行動に集中することを意味する。ここでは、エッセンシャル主義の本質的な資質を検証し、それらがプロジェクトマネジメントの成果、スケジュール、手順を大きく押し上げる方法を説明する。
エッセンシャル主義の背後にある主な信念は、より少ないことをうまくやることだ。すべてを成し遂げようとすることは、適切なプロジェクトを成し遂げようとすることほど役に立たない。そのためには、明確で集中力があり、人にノーと言えることが必要だ。
その結果、プロジェクトマネージャーはこうあるべきだ：
本質主義的なアプローチを用いることで、プロジェクトチームは不必要なタスクの完了を控える。チャートで開始されたすべてのタスクは、無駄ではなく、重要なものになる。
マッキアウンは、選択肢の中から選ばなければならないことは、企業がより戦略的になるのに役立つのであって、そうでなくなるのに役立つのではないと指摘する。一度にすべてをやっても、最良の結果は得られない。真の成功を収めるには、最も重要なことに取り組むために、些細な仕事から目をそらすことができるようになることが必要なのだ。
したがって、プロジェクトを計画する際には、実際に変化をもたらさないようなアイデア、タスク、リクエストは却下することが重要である)。ガントチャートに明瞭さを反映させたいなら、小さなタスクや繰り返しの多いタスクは除外すべきです。多くの場合、典型的なソフトウェアプロジェクトでは、人はまず主要な部分に集中し、追加される統合は後回しにすることがあります。こうすることで、タスクが追加される可能性を減らし、品質を安定させることができます。
まず始めに、本質主義は自問自答することを求める：自分ができることの中で、今この瞬間に最も重要なことは何か？この指針のもと、チームは活動の中心となるひとつの目的を持つ。すべての活動や、タスクと重要な日付との関連は、最初に選んだ主目標と一致していなければならない。
プラクティスとして、これはプロジェクトの明確なビジョンを最初に作り、ガントチャートを作成するときにそれを使ってタスクを選択することを意味する。チームの全員が、「成功」とは何かについて合意する必要がある。このような理由から、マーケティングチームは非生産的な広告チャンネルを使うのをやめ、主要なオーディエンスに最もリーチする少数のチャンネルを中心に据えることができる。
エッセンシャリズムの主な考え方のひとつは、定期的に慎重に依頼を断ることだ。プロジェクトマネージャーとして、要求やアイデアに引っ張られすぎないようにする必要がある。ステークホルダーからの緊急要請、土壇場での機能追加、非生産的なミーティングなどは、すべてプロジェクトの主目的を混乱させる可能性がある。プロジェクトマネージャーは、核となるタスクのアウトラインを示すガントチャートを作成し、プロジェクトがカバーするものとしないものを明確にし、明確で測定可能な肯定的な結果が得られない限り、決定に「ノー」と言うフレームワークに頼るべきである。そうすることで、成功に導くための時間、エネルギー、リソースを節約することができる。
会議に費やす時間は、たいてい生産的なものよりも多い。マッキアウンは、不必要なコミュニケーションや中断を省くことが非常に重要だと強調する。
プロジェクト管理に関しては：
ワーカーはスケジュールが違っても、必要なときにいつでもコラボレーションできるようにしましょう。無関係なミーティングをなくすことで、チームはトップタスクに集中することができます。
ガントチャートは単なるタイムラインではなく、どのタスクが最も重要かを表示するものだ。本質主義を使えば、システムには本当に重要なものしか表示されません。本質主義のガントチャートを作ることから始めるべきだ。
大規模プロジェクトでは、多くのプロジェクトマネジャーが潜在的な問題をすべてカバーしようとしすぎる。そうではなく、戦略を大きな成果に集中させ、些細な点についてはある程度調整できるようにする。このような計画を立てることで、選択肢を減らし、物事を迅速に終わらせることができる。
効果的な共同作業への第一歩は、明確にすることだ。チームの全員が自分のしていることとその理由を理解していれば、プロセスはよりスムーズに進み、緊張も少なくなる。マッケイウンによれば、各人の仕事の概要を明確にすることで、同じ仕事に取り組むことを防ぎ、物事をスムーズに進めることができるという。
プロジェクトリーダーが、ガントチャートで示された主要な項目やマイルストーンごとに、主要な担当者を1人ずつ割り当て、重複を避けるのも1つの方法だ。チームメンバーに自分のコアスキルだと思うことに専念してもらうことで、作業の質が高まり、各フェーズが他のフェーズとつながりやすくなる。このように役割分担を合わせることで、プロジェクトはより円滑に、より集中して進行する。
チームのエネルギーと能力を温存するという考え方はマッキーンのもので、だからこそ彼のメッセージは重要なのだ。燃え尽き症候群の主な原因は、スケジュールに追われること、理不尽なストレス、必ずしも成果を上げられない仕事である。
その解決策として、プロジェクトマネージャーはガントチャートを使って、チーム間のタスク分担計画を確認し、処理することができる。休憩やフィードバックを得たり、新しいアイデアを考えたりするために短い休憩時間を使うことで、全員が良いパフォーマンスを発揮し、不安を感じなくなる。さらに、真剣なタスクのために中断のないセッションを設けることで、心を覚醒させ、注意深く保つことができる。
本質主義者であるということは、やらなければならないことを、やらなければならない限りやり続けるということである。コミットし続けるということは、プロジェクトの目的にそぐわないものを日常的にチェックし、排除する必要があるということだ。プロジェクトが進行している間は、毎週ガントチャートに目を通し、不必要な活動を取り除き、継続的なフィードバックを使って気が散るものを見つけ、取り除くことで、この計画を維持することができる。
余分な仕事を発掘するような重要な成功を祝えば、重要なことに集中し続けるよう人々を納得させることができる。
一見すると、エッセンシャル主義は非常に構造化された環境に適しているように思えるかもしれない。にもかかわらず、その中心概念である集中を保つこと、明確であること、不必要な作業を取り除くことは、アジャイルや混合型プロジェクトマネジメント手法によく適合する。どちらのモデルも、重要なことに集中し、役に立たないものは取り除くべきだと指摘している。
本質主義は、アジャイル環境における多忙なイテレーション中に集中するのに役立つ。スプリントごとに1つの目標を設定することで、チームは最大の結果を得ることに集中できる。不要なステップを削除し、ワークフローを更新し、レトロスペクティブで重要な目標を確認することができる。ガントチャートは、アジャイルで移動中に変更することができ、チームが重要なタスクだけに集中できるようにする。
ハイブリッドモデルでは、アジャイルチームの柔軟性が、本質主義が支持するウォーターフォールの組織性と統合される。プロジェクトのあらゆる部分が明確な目的にリンクしているため、プロジェクトマネージャーは矛盾を克服し、無秩序な変更を避けることができる。
計画を綿密に立てるか、素早く実行するかは関係なく、エッセンシャル主義は常に、チームが重要なタスクに作業を集中させ、単に速く仕事をするだけでなく、より効果的に仕事をするよう導く。この哲学に同意することで、チームはより良い集中力を発揮し、より良い協力関係を築き、長続きする成果を達成することができる。
本質主義のポイントは、単に効率を上げることだけではない。仕事への取り組み方、成果、成功の定義について、新しい考えを生み出すことでもある。プロジェクトマネジメントは時として、複雑さゆえに非効率さを隠してしまうことがあるため、本質主義的思考は強力な解決策を提供してくれる。
ガントチャートに重要なタスクだけを追加せずに完成させれば、効果的な戦略ツールになる。プロジェクトでは、物事がより迅速に進む。チームには明確な違いが現れる。プロジェクトマネジャーがより少ないことを追求すると、結果的に違いが生まれる。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
