プロジェクトを効果的にリードするために、集中的な生産性を引き出しましょう。Deep Workがガントチャートとプロジェクト管理へのアプローチをどのように変えるかをご覧ください。
本書は、注意散漫な現代社会において、集中し、中断することなく仕事をすることがいかに重要であるかに焦点を当てている。ニューポートによれば、ディープ・ワークの価値は高まっているが、時間が経つにつれてその数は減っている。
複数のタスクを整理するためにガントチャートを使用するプロジェクトマネージャは、緊密に集中する必要があります。Deep Workは個人を支援し、チームとそのプロジェクトをより正確なものにする。
ディープ・ワークとは、ある課題に完全に集中して取り組むことで、自分の精神的な能力をフルに試し、開発する作業のことである。カル・ニューポートは、ディープ・ワークは重要な仕事を素早く終わらせ、勉強していることをより深く理解するのに役立つと言っている。
ニューポートはこのマニュアルを「ディープ・ワーク」と呼ばれるものと「シャロー・ワーク」と呼ばれるものに分けている。メールに返信したり、何気ないミーティングに出向いたり、小さな事務仕事を担当したり。
ディープワークの最も重要な部分は、それが非常に効果的であることを可能にするものである。脳は、他の何ものにも邪魔されない場合にのみ、これを最高の状態で行うことができる。ディープワークに取り組むことで、私生活でも仕事でも能力を高めることができる。これらの作業は本質的に非常に難しいため、複製や自動化は不可能である。
プランニング、リスクチェック、レポート作成など、プロジェクトマネジメントには深い作業が求められます。ガントチャートを変更しながら更新したり、新しいガントチャートを作成したりするには、細かい集中力が必要であり、雑念がない状態で行うのがベストである。プロジェクトのより正確な予測と計画は、深い作業を行うことで可能になる。
浅い仕事をしていると、生産性が高いように感じるかもしれないが、たいていはプロジェクトの進展にはあまり役立たない。ニューポートによれば、メッセージや通知に反応したり、タスクを絶えず切り替えたりすることは、精神的なエネルギーを損ない、生み出すものの効果を下げるという。毎日多くの時間を使うが、浅い仕事は長続きせず、放っておくとスケジュールに負担をかける。
時々、私たちは無造作に投稿やコメントをしたり、不要なメッセージを送ったりするが、どちらも議論の流れを止めてしまう可能性がある。ひとつのタスクから別のタスクへと無造作に移行すると、頭が散漫になり、生産性が低下することが多い。浅い仕事はプロアクティブというよりむしろリアクティブなので、より戦略的な計画を立てる時間が減ってしまう。
深い仕事とは、ガントチャートに不必要な複雑さを生み出すタイムライン上に、多くの短いタスクを追加することである。重要なマイルストーンやクリティカルパスのタスクは、重要度の低い仕事に飲み込まれてしまう。慎重に考えることを優先することで、プロジェクトマネージャーは重要なつながりを正しく割り当て、ガントチャートで進捗を目立たせることができます。その結果、より明確に見えるようになり、よりシンプルにタスクをこなせるようになる。
ニューポートによれば、競争の激しい職場では、深い仕事をやり遂げられることが特に強力な特質となる。つまり、雑念が入り乱れ、ディープワークに費やす時間が少なくなればなるほど、ディープワークの重要性が増すというわけだ。ディープ・ワークに精通している人は、自分の声を聞き入れ、キャリアをさらに前進させることができる。
マネジメントの観点からプロジェクトを見ると、この仮説は大きな意味を持つ。計画を始めるときに重要なタスクに十分な時間をかければ、大きな混乱は最後まで避けられる。効果的なスケジュールを立てることで、誤った情報に対処し、同じ作業を何度も行うことを避けることができる。
同じように、ガントチャートでタスクがどのように相互作用しているかを見るには慎重な思考が必要であり、それは深く働いたときに最も効果的に開発される。
彼の著書の最初の章で、ニューポートは、深い仕事をするためには、自分の戦略に本当に注意を払い、それに従う必要があると指摘している。このアプローチは偶然の産物ではなく、人は常に気を取られないようにルーティンや習慣を設定する必要がある。
ニューポートの複数の方法は、あなたが深く働くのを助けることができる。長い間、修道士主義の信奉者たちは他者から自分を切り離す。それは通常チームでは起こらないが、研究やシステム構築における遠隔地での役割には大いに役立つ。
この方法では、ある日は集中的に働き、他の日は他の人と会う。リズミカルでは、1日の中で切れ目のない時間を確保することを奨励する。最後に、ジャーナリスティック・メソッドでは、自分に合った場所で深い仕事を加えることができる。多くの人にとって有用だが、このシステムはすでに深い集中をマスターしている人により適している。
プロジェクトマネジャーは、ガントチャート上に深い作業タスクの概要を具体的に示すべきである。計画、文書化、問題解決の各タスクを、ミーティングやスタンドアップのスケジュールと同じようにスロットに入れる。これは、全員がクリティカルシンキングを重要なものとして扱うことを意味する。
ニューポートは、現代社会で働く人々は常に新しいインプットを求めていると考えている。ソーシャルメディアやEメール、インターネットに忙殺され、物事を成し遂げることができなくなっている。深い仕事に打ち込む人は、有益でない注意散漫に抵抗するよう心を教育する必要があり、多くの場合、それには刺激の欠如を許容する必要がある。
つまり、気を散らさないようにするのではなく、集中できる時間を計画するのだ。常に携帯電話に気を取られていてはいけません。メールやチャットをする時間を決めて、それを守りましょう。他の習慣と同じように、アテンション・マネジメントを実践することは、上達に役立ちます。
プロジェクトも同じだ。すべてのタスクをガントチャートに書き込む必要はない。反省し、新しいアイデアを検討することで、最終的にはるかに良い結果を出すことができる。ただ多くのタスクをこなすだけでなく、状況をよく分析するようにチームを動機づけることで、成果が上がり、仕事をやり直す必要も減る。
ニューポートは、ソーシャルメディアは便利ではあるが、実際には重要な仕事から注意を奪う幻想であると指摘する。彼はデジタル・ツールを歓迎するが、一般的には「職人のツール・アプローチ」として知られるアプローチを使って、選択的に選ぶよう促している。この原則に従えば、人生や仕事でやりたいことを本当にサポートするツールだけを取り入れることができる。
それぞれのアプリやプログラムを見直すことで、チームは不要なものを取り除き、よりよい仕事に役立つものに集中する。例えるなら、あるプラットフォームが提供するものが本質的な目的を果たさないのであれば、それはもはや計画の一部ではないはずだ。
このロジックは、プロジェクトを管理する上で直接的に重要である。多くのオンライン・プロジェクト・サイトは、優れたコミュニケーション・ツールを備えているが、明確な焦点が欠けている。チームワークを容易にし、各自が仕事に集中できるようなプロジェクト管理ソリューションを選びましょう。ガントチャートツールは、チームが自分たちのタスクとタイムラインをよく確認できるようにすべきであり、多すぎるアラートや使わないツールでチームを混乱させるべきではない。
彼は、迅速な仕事はスケジュールを圧迫しないよう、一定の時間帯に処理すべきだと考えている。ビジネスにとって本当に重要な分野で卓越性を追求すべきなのだ。彼のやり方は、1日の仕事の1分1秒をスケジュールの一部にして、自分の時間の使い方を確認することだ。
彼は、些細な事務処理、ミーティング、インスタントチャットなどに制限を設けるようアドバイスしている。それらは必要だが、残りの時間を支配すべきではない。プロジェクトマネージャーにとっては、各タスクにどれだけの時間を割くかを再考する時期に来ているということだ。レポートのフォーマットやステータスアップデートの仕事は、ガントチャートのカレンダーに設定されたウィンドウを超えるイベントとして処理するのがベストだ。
システム設計、予算編成、あるいは戦略はすべて、主要な深い仕事によって導かれるべきである。この関係を逆転させることで、より良い結果と労働者の幸福を達成することができる。
Deep Workの教えをプロジェクトに取り入れるということは、タイムラインの一部としてアウトラインを描くということだ。プロジェクトマネージャーはガントチャートを使って、重要な活動を行うための時間を特別に割り当てることができる。それを明確にマークすることで、利害関係者がその使用を認識し、その期間にスケジュールを入れないようにすることができる。
決まった時間帯に浅いタスクをスケジューリングすれば、生産性を妨げることはない。例えば、1日の最後の1時間にメールに返信したり、論文を見直したりすることだ。こうすることで、重要なタスクが最も生産的な精神的時間を使うことができる。
例えば、ソフトウェアのローンチプロジェクトを実例として挙げることができる。初期のアーキテクチャー・プランニングとユーザー・エクスペリエンスのデザインに深い作業を捧げ、あらゆる問題を注意深く報告し、フィードバックに耳を傾けるために特別な時間を割く。構造化された計画を使うことで、すべての段階で必要な量の注意を払うことができる。
ディープ・ワークは、より良い仕事をするためだけのものではなく、思慮深く仕事をするための方法でもある。ニューポートのアイデアを使うプロジェクトマネージャーは、優位に立つことができる。ガントチャートは単なる予定表ではなく、明確な焦点でタスクを管理するのに役立つ。
プロジェクトを管理し、時間を守り、チームの成果を高めるスキルを向上させることが重要なら、Deep Workのアドバイスに従おう。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
