業界や競合他社と比較することをベンチマーキングと呼ぶ。これには、穴の特定、イノベーション、穴を解決するための計画の社会化が含まれる。ベンチマーキングは、プロジェクトのワークフローやタイムラインが、確立されたベストプラクティスを満たすことができるかどうかを確立するプロセスである。
このプロセスは、ガントチャートのようなツールによってさらに強化される。どのようなベンチマークの種類があるのか、どのように実践し、行使することができるのか、そして、最終的にプロジェクトでより良いベンチマークを行うにはどうすればよいのかを学ぶために、この先を読んでください。
ベンチマークとは、同業他社や業界のリーダーとの比較に基づき、業績結果を評価する方法への戦略的アプローチである。ベストプラクティスを特定し、業務を合理化し、改善を推進するために使用され、広く利用されている。
例えば、ベンチマーキングは、ヘルスケア、製造業、プロジェクト管理などのビジネスで、より高いレベルを目指すために利用されている。ガントチャートのようなツールと組み合わせれば、マイルストーンを追跡し、学んだ洞察に基づいて目標を微調整することができる。
ベンチマーキングを理解することで、組織は競争力を維持し、常に改善するために何をすべきかを知ることができる。
ベンチマークは幅広い概念であり、用途に応じて複数の種類があります。以下に、ベンチマークの最も重要な種類をいくつか紹介する：
内部ベンチマーキングとは、同じ組織内のチームや部門間のパフォーマンスを評価するプロセスである。小売チェーンであれば、地域間で店舗の販売実績を比較することができる。
このようなベンチマーキングでは、社内の強みと弱みがわかる。特に、組織の規模が大きい場合、拠点やチームによってプロセスが大きく異なる可能性があるため、非常に価値がある。
競合ベンチマーキングでは、組織のパフォーマンスを競合他社と比較します。企業は、価格設定、顧客満足度、納期などの分野に注目し、どこにギャップがあるかを判断します。
例えば、フードデリバリーアプリは、競合他社がどのようなレスポンスタイムを持っているかを研究し、自社のレスポンスタイムを改善することができる。このアプローチにより、企業はライバルのベストプラクティスを適応させることで競争力を維持することができる。
機能的ベンチマーキングとは、同じ分野で卓越した、関連性のない業界の組織とプロセスを比較することである。航空会社は、患者の予約に関するプロセスを強化するために、ある病院のスケジュール管理システムを研究するかもしれない。この方法は、他業界の新しい慣行を取り入れることに挑戦することで、企業をイノベーションの領域にとどめる。
戦略的ベンチマーキングとは、業界リーダーが採用している戦略のベンチマーキングを通じて、企業が長期的な目標に焦点を当てることである。このような研究のひとつに、成長モデル、技術的進歩、顧客維持アプローチの研究がある。
例えば、大手企業のデジタルトランスフォーメーション戦略を参考にし、自社のビジネスの成長に役立てる新興企業だ。
これらのベンチマーキングにはそれぞれ異なる目的があり、特定の目標を達成するための独自の洞察が得られる。
ベンチマーキングとは、業界リーダーと比較することだけではない。以下のような複数の要素において極めて重要な意味を持つ：
ベンチマークを使用することで、パフォーマンスがどの程度遅れているのか、また、これらの問題を効果的に解決するためにエネルギーを集中させる最善の方法を調査するための実際のデータが得られます。
ベンチマーキングは、組織内の非効率を浮き彫りにし、それを逆手に取ってリソースを節約し、ワークフローを合理化するのに役立つ。
トップ・パフォーマーを研究するという考えは、持続的な成長のために新しいアイデアや技術を採用するのに役立つ。
適切なツール（ガントチャートもその1つ）があれば、ベンチマーキングは簡単に統合でき、チームがタイムラインや進捗をモニターしやすくなる。例えば、プロジェクトのスケジュールをベンチマークと比較することで、スピードアップを図ることができる。
時間をかけて一貫してベンチマークを行う組織は、変化する市場環境に適応し、競争力を維持する準備ができている。
ベンチマーキングは組織内のさまざまな業務に適用できる。ここでは、ベンチマーキングを応用した実際の業界事例をいくつか紹介する：
ある通信会社は、業界大手と比較して自社の電話対応時間をベンチマークした。彼らは自分たちのやり方を見つけ、スタッフのトレーニングとAIベースの問い合わせ管理システムを改良した。これにより、問題が比較的早く解決され、サービス品質が向上するため、顧客満足につながる。
その自動車メーカーは、自社の生産率を他の競合他社と比較している。同社はライン組立のボトルネックを特定し、リーン生産技術を適用する。その結果、ダウンタイムが減少し、効率が向上し、全体的な歩留まりが向上した。
ソフトウェアでは、企業は競合他社に対して自社のウェブサイトのコンバージョン率をベンチマークする。競合他社のキャンペーンを分析し、ウェブサイトのデザインを最適化し、ターゲットを絞ったプロモーションを実施する。また、リードジェネレーションやコンバージョン率も向上する。
ある建設会社は、自社の建設スケジュールを業界標準と比較している。ガント・チャートを採用するのは、遅れを把握・排除し、資源配分を最適化するためだ。それは、プロジェクトの迅速な完了と顧客の満足につながる。
これらの例は、ベンチマーキングがいかに多くの業界で測定可能な改善につながるかを示すベンチマークとなる。
ベンチマーキングとは、単に2つのデータを並べて比較することではない。徹底的なプロセスを経て、最終的には実用的な洞察を得ることができる。以下はベンチマーキングの詳細なステップである：
まず、何を改善したいのか、どのプロセスや成果を改善したいのかを明確にすることで、問題を現実のものにする。顧客サービス、プロジェクトのスケジュール、業務効率などである。例えば、ボトルネックを特定するためにタスク完了率をベンチマークするチームなどがその例だ。
競合他社や業界リーダーを評価し、関連するベンチマークを選択する。選んだベンチマークが目標に関連し、良いデータを生み出すものであることを確認する。例えば、マーケティングチームは、成功している競合他社のリードジェネレーションの方法をベンチマークすることができます。
信頼できる情報源から、定性的・定量的データを入手する。多くの場合、調査、パフォーマンスレポート、ガントチャートで重要な指標を把握することができます。データの正確さは分析の核となるため、ここでは極めて重要です。
ベンチマークと自分のデータを比較し、自分のデータがベンチマークのどこで、どのように下回っているかを確認し、何を変える必要があるかをよりよく理解する。単純な例として、プロジェクトの進捗を競合他社と比較することで、リソース配分の不備がわかるかもしれません。
パフォーマンスのギャップを埋めるための明確な道筋を立てる。自分自身やチームに実行可能なステップを設定し、役割と期限を割り当てる。例えば、プロジェクトマネジメントをしていて、新しいタイムラインやリソースの割り当てが必要になったときにガントチャートを更新するとしよう。
常に正しい道を歩んでいるかどうかを注視し、ベンチマークが変わればそれに応じて戦略を調整する。定期的に見直すことで、計画がうまくいっていること、目標が常に最新であることを確認することができる。
ベンチマーキングには、以下のような複数の課題がある：
競合他社がデータを共有しない可能性があるため、データを入手するのは難しい。データが入手できない場合は、各業界の媒体や公的な報告書を参考にする。
ベンチマーキングを通じて開発された新しい手法や慣行は、従業員から抵抗される可能性がある。意思決定プロセスにおいて、オープンなコミュニケーションと、オープンなローリングを心がけましょう。
無関係なベンチマークは、あなたの仕事をミスリードする可能性がある。ベンチマーキング活動は、その結果が実用的であるよう、目的に沿ったものであることを確認する。
ガントチャートのようなツールは時に便利だが、依存しすぎると創造性や幅広い戦略的思考を阻害してしまう。理性に代わる松葉杖ではなく、道を切り開く女性を支える手として使おう。
ベンチマーキングに取り組んでいるのであれば、効率的になるヒントをいくつか紹介しよう。
ベンチマークの前に具体的で測定可能な目標を設定し、最初から最後まで集中力を保つ。
あなたの課題を革新的に解決するために、他の人がどのように今まで見たことのないことをしているかを見る。
顧客維持率、生産効率、プロジェクト完了時間など、より優先順位をつけられるデータを測定する。
ガントチャートなどのツールを使って、進捗状況を把握し、スケジュールを調整し、説明責任を果たす。
ベンチマーキングは、パフォーマンスを向上させ、競争力を維持しようとする組織にとって重要なツールである。ギャップの発見、ベストプラクティスの採用、目標に向けた戦略の策定に役立つ。
ツールとの組み合わせにより、ベンチマーキングはプロジェクトマネジメントにおいて効果的に機能する。ベンチマーキングは、顧客サービス、プロジェクトのタイムライン、その他多くの最適化に利用できる。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
