プロジェクトの作成と実行は、あなたのビジネスにとって非常に重要なステップであり、もしこの2つのことができなければ、クライアントはほとんどいなくなるだろう。では、どうすればいいのか？まずは、毎回成功するプロジェクト・プランの作り方を学ぶことだ。しかし、プロジェクト・プランと一口にいっても、あなたが取り組んでいるプロジェクトと同じようにさまざまだ。では、どうすれば毎回素晴らしいものを作ることができるのか？素晴らしいプロジェクト計画を書くには、次の10のステップを踏む必要がある。
プロジェクトプランとは何か、その前にもう少し詳しく見てみましょう。プロジェクト計画とは、あなたが今いる場所から、最終ゴールと期限（クライアントがあなたに与える）まで、段階を追って進めていく計画プロセスのことです。計画書は、あなたがそのゴールを達成するために必要なことをすべて把握するのに役立ち、あなたのチームの他の人たち（あなた一人では絶対にできないからです）が同様に必要なことを把握するのに役立ちます。
プロジェクト計画を立てるときには、チームが進むべき方向へ到達するために達成すべきさまざまなタスクやサブタスクを並べることになる。計画はプロセスである。旅行の準備をしているときに、道順をプリントアウトする（あるいは携帯電話にダウンロードする）ようなものだ。その道順には、A地点（今いる場所）からB地点（最終目的地）まで行くために必要なことがすべて書かれている。これは、ビジネスでタスクを達成しようとするときにも同じことが言える。
しかし、プロジェクトプランが何であるか知っていたとしても、なぜそれが重要なのでしょうか？プロジェクト計画を立てることで何が得られるのでしょうか？実は、いろいろなことが得られる。最も重要なのは、成功の可能性が高まるということだ。達成したいことを書き出し、そこに到達するために必要なステップを並べることで、プロセス全体があなたの脳裏にさらに定着し、A地点からB地点に到達するためにそれぞれのステップをやり遂げる可能性が高くなる。
。また、自分自身にとってもプロセスが簡単になる。あなたやチームの他のメンバーが担当する各ステップを書き出すと、全員がチェックしやすくなり、何がまだ必要なのか、何がすでに終わっているのかなどを確認することができる。進捗状況や遅れている箇所を確認することもできる。また、スケジュールが正しいかどうか、あるいはそれを改善するために何をすべきかを確認することもできる。
最後に、プロジェクト計画はクライアントが期待するものを確実に提供するものです。計画があれば、タスクや割り当てを常に把握することができます。マイルストーンを時間通りに完了させ、クライアントが要求した成果物を提供する。そうすることで、クライアントを満足させ、ビジネスを継続させ、すべての顧客に優れたサービスを提供し続けることができるのだ。より良い計画を立てれば立てるほど、顧客や潜在的な顧客が求めているものを得ることができるのだ。
プロジェクト計画を正しい軌道に乗せるためには、いくつかの重要なステップがあります。ここでは、最も重要な10のステップと、計画を正しい軌道に乗せるためのポイントを紹介します。そうすることで、あなたのチームがすべてのプロジェクトを適切に遂行し、クライアントがその結果に満足するようにすることができる。そして、その計画を作成するための10のステップは、それほど多くないように思えるでしょう？あっという間に終わってしまうかもしれない。
計画の範囲とは、まさにあなたが達成したいと思っていることです。あなたが到達すべき最終目標は何ですか？これは上司やチームリーダー、あるいはクライアントが定義している可能性が高い。しかし、あなたが何を目指しているのかわからなければ、そこに到達することはできない。そしてあなたの計画は、あなたが何を達成したいのか、どうやってそこに到達するのかを、誰にでも正確に説明できるものでなければならない。だから、目標から始めよう。
計画の範囲を設定し、すべてをレイアウトする準備をすることになったら、プロジェクトで何が起きているのかをよく把握しておきたい。何をしなければならないのか、プロジェクトのさまざまな側面がそれぞれ何を伴うのか、その詳細をある程度把握しておく必要がある。しかし、このプロセスの次のいくつかのステップを進めていくうちに、さらに多くのことが分かってくるでしょう。結局のところ、私たちはその計画を成功させるために必要なすべてについて話すつもりなのだ。
次はリサーチだ。最初から知るべきことをすべて教えてもらえるとは思わないこと。上司やチームリーダー、あるいはクライアントが最初からすべてを知っているとは思わないことだ。しかし、プランニングのプロセスに入りすぎる前に、すべての事実を確認しておく必要がある。それは、私たちがステップ2、ステップ3と呼んでいるものから始めることになる。
、必要な情報の多くは、あなたにこのプロジェクトを手渡した人から渡される書類や文書に記載されていることに留意してください。だからといって、その人がすべての書類を読んだとは限りませんが、書類作成は、プロジェクトを立ち上げ、ステップ3（すぐに説明します）に進むための、もう少し強力な土台作りに役立ちます。手持ちの情報を精査することで、達成すべき目標、目的、期待、さらにはチームの一員となる人物などが見つかるはずだ。少なくとも、これらの情報のいくつかは見つかるはずだ。
質問することを恐れてはいけない。そして、飛び込んで本当に難しい質問をすることも恐れないでください。プロジェクトを完了するために必要な情報は、最初から提供されているはずです。そうでない場合は、答えがわかるまで、誰彼かまわず質問すること。結局のところ、そのプロジェクトについて知っておくべきことをすべて知らなければ、プロジェクトを完了させることはできない。
プロジェクトの各側面について、誰が責任を持つことになるのかを尋ねる。あなたが取るさまざまな手順について誰が知る必要があるのかを確認する。プロセスのさまざまな部分について、誰がサインオフする必要があるのかを上司に尋ねてください。フィードバックや問題への対処方法を確認する。プロジェクトがいつ完了し、誰がそれを受け取る必要があるのかを確認する。誰かと連絡が取れないときや、プロセスを通じてどのような問題が起こるかも知っておく。このプロジェクトに参加するにあたり、できる限り多くのことを知っておきたい。
次に、アウトラインを作り始める。あなたはこのプロジェクトにあまり早く飛び込みすぎたくはないでしょうから、あまり早い段階であまり詳細な計画を立てないということです。その代わり、最終的な期限や途中のマイルストーン（クライアントや上司によってすでに設定されている場合）などをレイアウトしたアウトラインを作成する。チームに提示できるフレームワークがあることを確認し、それに沿って作業を進めたい。
アウトラインは、（承認が必要な人から）承認を得るためのプロセスを示すものだ。また、さまざまなマイルストーンや期限などを達成するために、いつまでに何を完了させる必要があるかを示す必要がある。また、リソースや成果物についてすでに知っている情報や、決定やレイアウトの根拠となるものを少しスケッチしておくとよい。これは完全に具体化する必要はないが、すでに確信している情報は何でも含めるべきだ。タスクの順番についてはあまり具体的にする必要はないが、例えば、すでにやるべきことがわかっているタスクのリストをレイアウトすることはできる。
次に、このプロジェクトを担当するチームと話を始める。チームには誰がいるのか、また、どのようなタスクを手伝ってくれることになっているのか。彼らと、すでに作成したアウトラインをもとに、追加で完了させる必要のあるタスクや、必要なリソースや消耗品、各タスクにかかる時間などを考えます。
また、ここで先ほど作ったアウトラインに肉付けを始めます。各タスクの横に、スケジュール、リソース、責任者などを書き込んでいきます。言われたタスクの残りをどんどん追加していけばいい。また、この方法をとることで、あなたのアイデアに対するサポートやフィードバックをより多く得ることができる。あなたのチームは、あなたがアウトラインを作成しているときや、次のステップで一緒にすべてを起草し始めるときに、あなたを助けてくれるでしょう。
次に、プロジェクト全体の草案を作成します。ステップ4で作成したアウトラインとステップ5で得たフィードバックや追加情報をもとに、より詳細な草稿を作成します。各課題を順番に並べ、各課題に印をつけて、すべてを紙に書き出します。できる限り多くの情報を入れ、作成したプロジェクトが正確であるか、少なくともチームからの最終的なインプットやサポートなしでも可能な限り正確であることを十分に確信できるようにしましょう。
この部分は時間がかかるかもしれませんが、できることはすべてやり遂げるようにしてください。あなたが持っているドラフトは、あなたが理解できるようにレイアウトされ、達成すべきことに集中できるようにしたい。すべてを整理しておけば、選んだ プロジェクト管理 システム（ステップ7で説明する）に入れるのも簡単になる。すべてを見ることができ、すでに整理されているので、セットアップも簡単だ。
ここでプロジェクト管理ツールを使います。Instaganttを使えば、様々なタスクやサブタスクを自由に入れることができます。期限、マイルストーン、依存関係、その他もろもろを作成できます。また、各タスクをチーム内のさまざまな人に割り当てることもできます。
また、ガントチャートや カンバンチャートでタスクを表示することもできます。いずれにせよ、あなたはすべてを追跡し、プロジェクトのトップを維持するためのシンプルな方法を持つことになります。さらに、このシステムを他のシステムやプログラムとリンクさせることができるので、情報を一度入力するだけで、各プラットフォームで確認することができる。そうすることで、すべてを把握し、情報を必要とするすべての人に、何が起こっているのかを知らせることができる。
ここで、図表やボードのレイアウトやデザインを最終決定する。プロジェクトとそれに関連するすべてのタスクを整理するために、どのようなシステムを使おうと決めたとしても、注意深く、完全に目を通すようにしたい。システムに入れたものはすべてダブルチェックし、その場所で何が起こっているのか、誰が読んでも簡単に理解できるようにしたい。そうすることで、あなたが望む結果を達成しやすくなる。
さて、チャートとプロジェクト計画を調整するのは、これが最後になるわけではないことに注意してほしい。まだあと2、3ステップある。しかし、この時点で、あなたは計画がどのようなもので、どのようにそれを達成するのかについて、かなり良いアイデアを持っているはずです。Instaganttのプロフィールで見るプランは、あなたが期待しているものにかなり近く、プランの最終版のように見えるはずだ。そのプランに基づいて目標を達成できると感じるはずです。
計画が完了し、実行に移せると思ったら、もう一度フィードバックを求める時です。だからといって、計画の改善をチームに求めるのはこれが最後というわけではありません。しかし、計画を実行に移す前の最後の機会なのだ。そこで、チームに連絡を取り、あなたが作成したインスタント・チャート（Instagantt chart）に彼らがアクセスできるようにする。そして、彼らにそれをレビューしてもらい、全体的なスコープ、マイルストーン、その中の自分のタスクについて彼らがどう考えているかを確認する。
あなたは、彼らがこの計画が現実的で、自分たちができることの代表だと考えているかどうかを知りたいのだ。そうであれば、次のステップに進むことができる。そうでない場合は、そのチームメンバーと協力し、彼らが提供してくれるどんなフィードバックも参考にしながら、何を変えるべきかを考えたい。そうすれば、プロジェクトをさらに進め、成功に導くことができる。フィードバックを求めることは、チームを味方につけ、目標を達成するための重要なステップなのだ。
プロジェクト計画の最終段階は継続的なものです。決して完了することはありません。プロジェクト計画は素晴らしく、関係者全員が圧倒的な成功を収めると思っているかもしれません。あなたは、あらゆる調査をし、あらゆる質問をし、あらゆるフィードバックを活用し、あなたやあなたのチーム、上司、クライアント、そしてあなたがそれを見せるすべての人に完璧と思われる計画を作成したかもしれません。しかし、これが現実だ。そして、実際には完璧なものなどないのだ。
つまり、あなたのプランは変更しなければならないということだ。小さなことであれ、大きなことであれ、プロジェクト計画には、ただ正しくないことや、何らかの形で軌道から外れることがある。誰かが体調を崩してタスクを完了できなかったり、使うはずだった備品が突然市場から撤去され、代わりのものを探さなければならなくなったりする。予期せぬ出来事で生産が一時的にストップしたり、クライアントがしばらくの間無反応だったりするかもしれない。それが何であれ、計画に大きな狂いが生じることは避けられない。そのため、常に変更を加える準備をし、その過程で改善を続けるのだ。
結局のところ、プロジェクト計画は、チーム全員が理解し、実行できるように書かれたものでなければなりません。さらに重要なのは、その過程で正確さを犠牲にすることなく、可能な限り迅速かつ効率的に仕事を終わらせるように設計されていることだ。そのためにはどうすればいいのか？それは、上記で説明したステップに従い、Instaganttを利用できるようにしておくことだ。適切なシステムさえあれば、プロジェクト・プランニングは簡単です。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
