プロジェクトマネジメントのコミュニケーションプランを立てるとき、実際に行うことは、プロジェクトを通して起こるすべての情報をどのように伝えるかを正確にレイアウトすることだ。結局のところ、あなたはクライアントにあなたが送っているすべての情報を確実に伝えたいし、クライアントからの可能な限りのフィードバックを確実に受け取りたいのだ。This is going to take some understanding between the two of you because communication is essential to any project being successful.
When you think about any sort of project you know that you’re going to have to keep your clients up to date on your progress.目標や進捗状況を知らせる必要がある。さまざまなマイルストーンと、それを実際に達成したかどうかを知る必要がある。プロジェクトが完了する過程で必要な情報は必ず提出すること。また、プロジェクトの状況に変更があった場合などには、必ず知らせておきたい。All of this means that you need to know exactly how to reach out to anyone involved.
If you don’t have a way of communicating with your client you could find yourself with a great deal of trouble when it comes to executing the project.You want to make sure that if you ever have a question or if anything else happens you know which way to reach out to your client, whether it’s through email, by phone or through some other method.結局のところ、何か問題が発生したときや何か必要なことがあったときに、あなたがクライアントに連絡するためにできることを実際に行ったことを証明したいのだ。
計画を立ち上げる準備はできていますか？もし、すべてをきちんと実行に移すのであれば、実際にクライアントと時間をかけてじっくりと話し合いたいものだ。1時間、あるいはそれ以上の時間を確保し、プロジェクトを適切に進行させるために必要なすべてのことを話し合うとよいだろう。コミュニケーションプランの設定だけではない。
座って、プロジェクトの各ステップについて話しましょう。プロジェクトに必要なマイルストーンとゴールをそれぞれ整理しましょう。クライアントがあなたに何を期待し、あなたがクライアントに何を提供しようとしているのかを整理し、あなたがクライアントに何らかのアップデートを提供する各段階についても指摘するようにする。
もちろん、プロセスのコミュニケーション部分をレイアウトする際には、クライアントがどのようなコミュニケーションを望んでいるのか、また、どのくらいの頻度でコミュニケーションを望んでいるのかを確認する必要があります。すべて文書に記録しておきましょう。どのようにコミュニケーションを取るか、そして何をするのかを明確にすることで、すべてを効果的に実行することができる。つまり、クライアントに言ったとおりの方法ですべてを伝え、合意したとおりにタスクを完了させれば、この先、何か問題が発生した場合に備えて、自分自身をしっかりと整えておくことができるのだ。
では、コミュニケーション・プランにはどのような部分があるのでしょうか？実際に法的強制力を持たせるためには、この計画に何を盛り込む必要があるのでしょうか？
最初のセクションは、プロジェクトの目標です。ここでは、プロジェクトに取り組んでいる間、どのようなコミュニケーショ ンをとるか、どのような目標を持つかについて話します。例えば、皆に情報を提供し続けること、情報を提供すること、あるいはどのような種類の情報を提供するかなどについて話し合います。これは一般的に短いセクションになり、誰もが理解しやすいように箇条書きにすることもできる。
次に、交流や更新を担当する人たちの表をレイアウトします。ここには、その人たちの名前、会社での役職、そしてプロジェクト遂行中、その人たちとどのようにコミュニケーションをとるかについての情報をすべて書き込むことになります。
最後に、プロジェクトのさまざまな場面で、どのようにコミュニケーションをとるかを明確にする必要があります。誰が情報を共有するのか、どのような情報を共有するのか、いつ共有するのかなどについて話し合うとよいでしょう。成果物が何であるかを説明する必要があり、このセクションはできるだけ明確かつ具体的にする必要がある。結局のところ、これは文書全体の中でも最も重要な部分のひとつであり、最も詳細な部分でもあるのです。
例えば、週次メール報告など、特定のタイプのコミュニケーションを記載することができます。いつ送るのか、誰に送るのか、どのような内容で構成されるのかなどを表現することができます。さらに、そのメールレポートに記載する情報を箇条書きにします。次に、毎日配信するメールなど、別の見出しをつけ、誰にいつ配信するかをレイアウトします。さらに、このタスクを適切に実行するために必要なすべての情報を箇条書きにしたリストを作成します。
さて、このような計画がどのようなもので、どのような内容で構成されているのか、もう少しお分かりいただけただろう。どうすればうまくいくのか、なぜそれが重要なのか、おわかりいただけただろう。しかし、実際にどのように詳細な計画を立てればいいのかご存知だろうか？私たちは、プロジェクト・コミュニケーション・プランの最も重要な側面についてお話しし、あなたの準備が万全であることを確認します。結局のところ、あなたはクライアントとのコミュニケーションを維持するのに苦労したくないのです。
プロジェクトのパラメータとは、誰と仕事をするのか、どのチームが関わるのか、全体的なスケジュールはどうなっているのか、クライアントにどのような成果物を提供する責任があるのか、といったようなことだ。これらのことをきちんと整理して、自分が何をしているのかを正確に把握し、他の書類やスケジュールだけでなく、プロジェクト・コミュニケーション・プランにまとめておく必要がある。そうすることで、コミュニケーションが正確なものになる。
次に、プロジェクトを通して達成すべき各目標を明確にする必要がある。ここで、あなたが提供するさまざまな成果物について話すことになる。また、あなたが担当するさまざまな人々と、彼らに提供する必要があるものについて話す場所でもある。
プロセス全体を通して達成すべき目標を明確にすることは、非常に重要です。まだコミュニケーション・プランが必要な段階には至っていないが、ゴールと、そのゴールについて対話する必要のある人々を明確にすることは、そのプランを練り始める前の最後のステップになるだろう。結局のところ、あなたは自分がやっていることを自分も知っていることを確認したいのだ。
最後に、実際に必要なコミュニケーション・プランを作成する時が来た。ここでは、プロジェクトの責任者である各関係者と、どのような方法でコミュニケーションをとるかについて話し合います。つまり、それぞれの利害関係者をリストアップし、どのような方法で彼らとコミュニケーションを取るか、またその頻度について話し合う必要があるのです。
コミュニケーション・プランはある程度流動的である必要があり、途中で変更や調整が必要になる可能性があることを覚えておこう。しかし、始めたら、このプロセスにできるだけ忠実に従うようにしましょう。クライアントから「週に1回電話してほしい」と言われたら、必ずコミュニケーション・プランに書き留め、実際に週に1回電話するようにしてください。
そのコミュニケーションプランは、後日クライアントに、あなたがすべて決められたとおりに行ったことを証明する必要がある場合、あなたのケースの重要な一部となる可能性があります。クライアントが望む連絡方法を提示したコミュニケーションプランを作成し、それを実行したことを示すことで、自分がやるべきことをやった、自分がやると言った仕事を実際にこなしたと言えるようになります。
このプロセスに従うと、同じクライアントに対して異なるコミュニケーション方法を取ることもあれば、クライアントのチームメンバーによって異なる方法を取ることもあります。ある人にはメールで連絡を取り、決められた時間内に返事がなければ電話で連絡を取ることになるかもしれない。これらのことはすべて、あなたが必要なタスクを完了するのを容易にし、クライアントがこのプロジェクトであなたに期待し、望んでいることを正確に守ろうとしていることを示すことになる。
計画書ができ、それをまとめるために必要なこと、そしてなぜそれが重要なのかがわかったところで、実際にそれを使って何をするつもりなのだろうか？というのも、このプランはあなたとクライアントのためだけのものではないからだ。この計画は、プロジェクトに関わるすべての人のためのものだからだ。この計画は、プロジェクトに関わるすべての人のためのものなのだ。彼らが小さな局面に取り組んでいるにせよ、大きな仕事を手伝っているにせよ、全員が何が起こっているのかを知る必要がある。
チームの全員が、計画の内容と自分の役割を知る必要がある。誰とどのようにコミュニケーションを取るべきかを知る必要がある。誰に連絡を取るのか、どのような情報をどのような方法で共有すればいいのか、そしてクライアントに定期的な最新情報を提供するためにはどうすればいいのか。彼らとのコミュニケーション・プランをレイアウトすることで、実際に必要なときに必要な情報をすべて入手できるようになる。
計画を立てたら、その計画に基づいて自分を軌道に乗せ、自分がやると言ったことをすべて実行しているかどうかを確認する必要がある。そうすれば、クライアントとの関係がより良いものになる。そうでなければ、大問題になりかねない。
チームと協力し、コミュニケーションプランに基づいて仕事をすることで、物事を正しい方法で進めることができます。クライアントと情報を共有するときに、必要な情報があるかどうかを心配する必要はない。その代わりに、その情報を準備する責任者に連絡を取り、彼らから情報を得ることができるはずだ。
覚えておいてほしいのは、もしあなたが合意したコミュニケーショ ン戦略に従っていないことに気づいたら、後々面倒なことになりかね ないということです。クライアントは、あなたが送った情報を受け取らないかもしれませんし、受け取っていないと主張するかもしれません。そのような場合、あなたはクライアントに情報を提供し続けるためにできることはすべてやったと証明するのが難しくなるかもしれません。このことは、プロジェクトを引き渡すとき、そして間違いなくあなたが行った仕事に対する報酬を得るときに問題になるかもしれない。
ルールを変えると、それを証明するのが難しくなる。一方、あなたがやると言ったこと、クライアントが望むと同意したことをすべてやったのであれば、クライアントがあなたが提供した情報を受け取っていない、あるいはあなたが提供した情報の形式が気に入らなかったと言おうとしたとき、あなたは優位に立てるでしょう。
もしその文書があれば、成功するための準備を整え、可能な限り最高の状態にすることができる。それがなかったり、完全であることを確認しなかったりすると、逆効果になる可能性があり、それは間違いなくあなたが対処したいことではありません。その代わりに、クライアントに連絡を取り、理想的なプロジェクト・コミュニケーション・プランを作成するためのミーティングを設定するようにしましょう。
何を計画しているのか、どんなタイプのプロジェクトに取り組んでいるのかにかかわらず、最も重要なことは、絶対に文書にまとめる必要があるということです。可能であれば、クライアントにサインしてもらうと、後々必要になったときに、自分自身を証明するためのより良いラインができます。あなたが一番避けたいことは、クライアントがあなたに別のことを言った後に、クライアントがあることを主張したために、あなた自身が何らかのトラブルに巻き込まれたり、報酬を得られなかったりすることです。あなたの証明は、全体のことの重要な側面になるだろう。
必ずしも正式なコミュニケーション・プランにする必要はない。すべての事実と情報を並べた非公式な文書でも構わない。しかし、絶対に理解できるものでなければならない。また、コミュニケーション・プランが完成したら、ガントチャート・ソフトウェアで ガントチャートを使って、プロジェクト全体の管理部分を設定してください。
このソフトで全てをセットアップし、誰が、いつ、どのように全ての責任を負うのかをレイアウトしておけば、はるかに効果的です。また、このソフトウェアをプロジェクトに使用することで、驚くほど多くのメリットが得られる。それは、あなたが正しい道を歩んでいることを確認し、あなたのクライアントがあなたを頼りにして、すぐにすべての世話をすることができるようにすることです。ただ、あなたがそれを設定し、あなたが起こっているすべてのループでそれらを維持していることを確認してください。顧客は、もっと早くあなたと仕事をしておけばよかったと思うはずだ。
