ガントチャートは棒グラフの一種で、特定のプロジェクトで行う必要のあるすべてのことを並べたものです。あなたが担当するさまざまなプロジェクトに関連付けるために、必要な数だけこれらのチャートを作成することができます。そこから、タスクリストや、プロジェクトに参加する各人に異なる割り当てを作成することができます。
このチャートのさらにユニークな点は、異なるタスク間の相互関係を表示できることです。しかし、このチャートにはそれだけではありません。このチャートは、プロジェクトで何が起こっているのか、または様々な割り当てを知る必要がある人に最適で、様々なタスク、そのタスクを完了する必要があるときに誰が各タスクの責任者なのか、タスクを完了するために誰が彼らに依存しているのか、さらにはいつタスクを開始する必要があるのか、またはいつプロジェクト全体を完了する必要があるのかなど、必要なものすべてを表示します。
あなたが取り組んでいるプロジェクトのチャートを見る必要があるのは誰か？もちろんプロジェクトの規模にもよるが、そのリストにはかなりの人数が含まれている。まず、プロジェクトに携わっている人なら誰でも、このチャートを見ることができる必要がある。こうすることで、自分が何を担当し、いつまでに終わらせなければならないかがわかる。
その人たちの責任者も、この表を見られるようにしておく。プロジェクトマネージャーであるあなたは、チャートを見ることができるはずです。プロジェクトチームにメンバーを持つ、チーム内の他のマネージャーやリーダーも、チャートを見てチームメンバーと確認できるはずです。少なくとも、彼らがチームのこの部分を担当しているのであれば、そのはずだ。経理部門から誰かをプロジェクトに参加させたとしても、その上司がプロジェクトに関与していない場合は、チャートにアクセスする必要はないかもしれません。
プロジェクトマネージャーであるあなたの上の人も、定期的にこのチャートを見るべきです。上司はもちろん、クライアントとこのプロジェクトを実際に担当する人まで、チェックインして進捗状況を確認できるようにしておきたい。また、プロジェクトのステークホルダーと見なされる人なら誰でも見ることができるようにする必要がある。これには、一緒にプロジェクトに取り組んでいるクライアントも含まれます。彼らにより良い情報を提供することができる。
チャートを作成する前に、重要な情報を準備する必要がある。これは、座って物事を配置し始めたときに、立ち上がる必要がないことを確認するために、すべてを収集する場所です。結局のところ、仕事に取りかかったときに、最も重要な要素のいくつかが欠けていることに気づいたくはないだろう。
成果物を把握 する：クライアントがあなたに何を期待しているのかを知るために、クライアントと複数回会う必要があるかもしれません。また、チーム内の上級管理職やリーダーとも会う必要があるかもしれません。
締め切りを 知る：また、プロジェクト全体の締切日だけでなく、途中のマイルストーンに関連するその他の締切日も把握しておく必要があります。
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タスクを把握する：完成させる必要のあるさまざまなタスクを把握しましょう。つまり、成果物をサブタスクに分解し、そのサブタスクをさらにサブタスクに分解するなどして、すべてをマッピングする。
依存関係を知る： 他のタスクの前に完了させる必要がある特定のタスクがある場合 は、そのタスクも処理しなければなりません。このような依存関係がどこで発生するのかを把握し、印をつけておくことで、チャートの作成時に備えることができます。
自分のチームを知る： このプロジェクトでは、誰に協力してもらうつもりですか？どのような人をどのように使うつもりですか？手伝ってくれそうな人は、それぞれ準備しておきたいし、その人たちが手伝ってくれそうなことも知っておく必要があります。
自分の割り当てを知る： チーム内の各担当者と、チームが担当する各タスクをよく見 てください。その上で、どのように段取りをし、誰がそれぞれの仕事を担当するのかを考えましょう。
このようなチャートを作る準備はできていますか？複雑なことをする必要はない。 マイクロソフト・プロジェクト、マイクロソフト・エクセル 、グーグル・シートでこの種のチャートを作る人もいる。しかし、これらのチャートは比較的シンプルなデザインである。その一方で、非常に基本的な情報を含んでいるにもかかわらず、実行するのは難しく、これらのプログラムではかなりのスキルが必要になることもある。
このプログラムでは、まずプラットフォーム内でプロジェクトを作成する。そこから、プロジェクト全体にさまざまな人を割り当てることもできるし、個々のタスクをすぐに作り始めることもできる。好きなだけ自由にタスクを作成し、様々な人に割り当てることができます。全体的なタスクを作成し、それをサブタスクに分解することもできます。他のタスクに依存するタスクも作成でき、期限や開始日も自由に設定できます。
そこから、必要な人なら誰でもチャート全体にアクセスできるようにし、自分のタスクをチェックできるようにします。質問、コメント、懸念事項をプロジェクト内で他の人に話すこともでき、誰もが状況を把握できます。また、タスクに完了マークをつけたり、次のタスクに取りかかるために必要な情報を送信することもできる。これらによって、あなたやプロジェクトに関わるすべての人が、何が起きているのか、そして最終的な目標を達成するために何がまだ必要なのかを把握しやすくなります。
ガントチャートメーカーには、ビジネスやプロジェクト遂行において様々な利点があります。重要なのは、あなたのチームに合ったシステムを見つけることです。
1.すべてを整理整頓： 何が必要で、何が終わったかを正確に把握できる。プロジェクトの各タスクを把握することで、より良い情報を得ることができる。
2.全員が責任を持つ：全員が自分のやるべき仕事を把握し、チームの他のメンバーも同様です。そうすることで、やるべきことを時間通りにこなす可能性が高まります。
3.全員に最新情報を伝える：いつ、何が起きているのかを全員が知っていることで、他の誰かに依存している場合、いつプロジェクトに取り掛かればいいのかがわかりやすくなります。
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4.情報共有が簡単：コメントやフィードバック、さらにはファイルをシステム内で直接共有することができます。
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5.質問に答える：質問や懸念事項があれば、グループ内で簡単に質問し、すぐに回答を得ることができます。また、よりプライベートな連絡を送り、チームの特定のメンバーから個別に回答を得る方法もあります。
6.クライアントへの情報提供：クライアントは、チームと何度もやり取りしたり、会社の誰かと連絡を取ったりする必要がなく、常に何が起こっているのか、プロジェクトが順調に進んでいるのかを把握することができます。
7.カスタマイズ能力：このタイプのチャートは、必要な自由をすべて与えてくれるので、プロジェクトの各側面やプロジェクトのコントロールを、あなたのニーズに合わせてカスタマイズすることができます。チャートの構成や表示方法を決めることができます。
8.ー 重複プロジェクト。ー同じプロジェクトを複数回実行する必要がある場合、または非常に類似したタスクがあるプロジェクトがある場合、タスクを複製したり、プロジェクトをテンプレートとして保存したり、プロジェクト全体をコピーして新しいプロジェクトを作成することもできます。
9.スケジュール管理 -チームが今何をしているのか、いつでも確認することができます。これにより、チーム全員がビジネスのためにやるべきことをやり続けることができます。
Excelや他のプログラムを使ってガントチャートを作成することはできますが、InstaGanttチャートから得られるような自由度とカスタマイズ性は得られません。InstaGanttチャートでは、上記で述べたような利点に加え、チャートをあなただけのものにするためのカスタマイズ機能があります。チームや割り当てなど、あらゆることを把握するのに役立つシステムです。
もしあなたのビジネスにガントチャートを 使い始める準備ができているのなら、あるいはただ試してみたいのなら、私たちをチェックして詳細を確認してください。基本的なチャートを作成し、プロセスを試すことができる無料トライアルを試すことができます。そうすることで、何が得られるのか、どのように機能するのかを確認することができます。あなたを助けるためにデザインされたツールに注意を払えば、チームの経験やプロジェクト管理の経験を向上させることができる。Instaganttとガントチャートは、一般的に、まさにそれを支援するように設計されています。あなたは、それらを最適化する方法を知る必要があるだけだ。
