まず基本的なことから、プロジェクト概要とは何かを説明しましょう。プロジェクト・ブリーフとは、クライアントにあなたが提供するものを正確に伝えるためのものです。つまり、プロジェクト概要を作成すれば、あなたが実行しようとしているプロジェクトや計画について、その手順から最終的な最終ゴール、つまりクライアントが要求しているであろう成果物まで伝えることができるのです。
通常は、かなり詳細なブリーフが必要です。つまり、プロジェクトの目的から成果物、途中のさまざまなマイルストーン、プロセス、リソース、タイミング、プロジェクトの範囲など、プロジェクトのさまざまな側面についてすべて説明することになります。一般的に、ブリーフが詳細であればあるほど、クライアントは満足するはずだ。もちろん、実際に何が行われるのか（そして何が行われないのか）、どれくらいの時間がかかるのかについて、全員が同じ見解を持つことができるのは言うまでもない。
さて、プロジェクト・ブリーフが何であるかを理解したら、なぜプロジェクト・ブリーフが必要なのかを理解する必要がある。まあ、これについてはすでに触れたとおりだ。プロジェクト・ブリーフがあれば、クライアントはあなたが何をするのか、どのようにするのかを正確に知ることができる。各工程にどれくらいの時間がかかるのか、マイルストーンはいつになるのか、そしてその過程であなたがクライアントに期待するさまざまなことを正確に伝えることができる。
クライアントは、あなたが提供する予定以上のものを期待していないことを確認したい。クライアントは、合意した料金で期待通りのものが得られるかどうかを確認したいのです。プロジェクト概要を作成することで、この2つの目的を達成することができる。あなたにとってもクライアントにとっても、何が起こっているのかがわかりやすくなり、十分な情報が得られるので、よりハッピーになるはずだ。思っていたようにできなかったからと、誰かが不満に思うような結末になる危険性もない。
では、いつプロジェクト概要を作成するのか？まあ、仕事を獲得する前に、一般的なプロジェクト概要書（前回紹介した短いもののひとつ）を作成するかもしれない。これは、最初から仕事を勝ち取ろうとする場合、クライアントへのピッチの一部になります。短いプロジェクト・ブリーフは、あなたがやろうとしている仕事に期待できることの大まかな概要を伝えるものです。
仕事を受注したら、より詳細なプロジェクト概要の作成に取りかかりましょう。クライアントに、すべてをまとめるのにどれくらいの時間がかかるのか（属するはずはないのですが）を伝えておく必要があります。そして、できる限りすべてを詳細に説明するようにする。また、チームやクライアントと一緒に詳細を確認する必要があるかもしれません。クライアントと打ち合わせをした後、クライアントが期待する（そしてあなたも期待する）方法ですべてが行われていることを確認するために、修正したり変更したりする必要があるかもしれません。しかし、ブリーフは仕事を始める前に完成させておく必要がある。
最後の疑問は、プロジェクト概要をどのように作成するかということだろう。幸いなことに、思ったほど複雑な作業ではない。時間はかかるが、その分努力は必要だ。かかる時間を確保し、実際にプロジェクトを始めるときにチームに加わることになる人たち全員と協力する必要があるだけだ。
プロジェクト概要にまず必要なのは、プロジェクトそのものに関する情報だ。結局のところ、プロジェクトで何が起こっているのかさえわからないのに、どうやって質の高いブリーフを作るつもりなのか？誰が関わっているのか？最終目標は何か？チームワークは？クライアントは何を期待しているのか？チームは何を期待しているのか？誰が意思決定の責任を負うのか？これらの質問には圧倒されるかもしれないが、プロジェクト概要を作成するために必要な質問の一部に過ぎない。
これらのことがわかれば、ブリーフを誰もが理解できるような形式にレイアウトするプロセスの準備ができる。結局のところ、それを理解できるのがあなただけなら、あまり役には立たない。
次に、プロジェクト概要を実際に書き始めることになるが、ここでガントチャートが 本当に役に立つ。プロジェクト概要書は、一般的に報告書のように情報を書き出した文書になる。
ガントチャートメーカーでガントチャートを作成すると、ブリーフに記載する重要な情報をすべてレイアウトできます。完成させる必要のある各タスク、開始と終了の時期、担当者、関連するサブタスク、依存関係、その他何でもレイアウトできます。達成すべきマイルストーンや、各マイルストーン、成果物、プロジェクトの終了期限を設定することもできる。
さらに、ガントチャートをカスタマイズして、すべてを色分けしたり、納得のいく順番に並べたり、さまざまな見出しをつけたりすることもできます。こうすることで、あなたやあなたのチームは、チャートが何を伝えているかを理解しやすくなり、各自に委譲されたさまざまな任務を見つけやすくなります。
それだけでなく、全員が、チャート自体を通じて互いにコミュニケーショ ンをとることができます。そうすれば、あなたや他の誰かが質問をしても、外部との連絡を探す必要はない。すべては同じプロジェクト管理システムを通じて直接行うことができる。そしてそれは、チャットやメモを残すなどして行うことができる。あなたや彼らが何かを更新する必要がある場合も、複雑なプロセスを踏むことなく、すべてチャート上で行うことができる。また、更新はチャート内に記録されるため、プロジェクトの進捗状況を常に把握することができる。
一度ガントチャートを作れば、プロジェクト概要の作成がずっと楽になる。必要な情報が目の前にあるのですから。タイムラインのすべての情報をよく見て、クライアントが理解しやすいように肉付けしていく作業を始めることができます。
オンラインのガントチャートでは、情報をレイアウトし、作業内容を把握することができますが、成果物の提供方法や、プロジェクトを進めるためにクライアントがすべきことなど、クライアントが知りたいと思うような細かい部分まで詳しく説明することはできません。しかし、プロジェクト・ブリーフを作成する際には、まずタイムラインを作成し、その後で詳細を詰めていくことができます。そうすることで、ブリーフの骨組みができあがります。
物事をできるだけ詳細に具体化する準備ができたら、いくつかの重要な質問に目を向けたい。なぜこのプロジェクトを行うのか。クライアントにとっての最終的な目標と、それを達成するための方法を理解する必要がある。途中の小さなマイルストーンや成果物をいつ達成するのかを知る必要がある。各マイルストーンがいつ始まり、いつ終わるのか、最終的なプロジェ クトがいつ始まり、いつ終わるのか、プロジェクトが順調に進んでいるかど うかを、あなたとクライアントがどのように判断するのか。
クライアントに報告する責任者は誰なのか、クライアントはどれくらいの速さで 対応を期待できるのか、質問や懸念事項がある場合は誰に連絡すればよい のか、途中で緊急事態や問題が発生した場合の対応策はどうなっているのかなど、 クライアントのために多くの質問に答える必要があります。
これらの詳細がすべて固まる頃には、クライアントに提示するプロ ジェクト概要が完成しているはずです。ただ、細かい点については、クライアントと協力する必要があるかもしれません。つまり、ブリーフを作成し、クライアントと一緒にそれを確認した後でも、いくつかの部分を微調整し、他の部分を改善する必要があるかもしれないということです。最初に作成するブリーフは、これまであなたが知っている情報に基づいていますが、だからといってすぐにすべてがわかるわけではありません。あなたとクライアントは、まだ交渉しなければならないことがあるかもしれない。
では、プロジェクトの概要をどのように始めるのか？そして、ブリーフに役立つタイムラインをどのように作成するのでしょうか？Instaganttをチェックして、あなたの生活をより簡単にするオプションや機能についてもっと知りましょう。
