チームをスケジュール通りに動かし、クライアントのためにすべてをやり遂げるためには、ガントチャートに勝るものはない。ガントチャートを使えば、チームが最初から最後まで予定通りに進むように、必要なことをすべて書き出すことができます。しかし、少し話を戻そう。
ガントチャートは、プロジェクトを成功させるために必要なタスクの一つひとつを書き出したものです。すべてのタスクを作成し、完了すべき順序を設定し、全体的なタイムラインを作成し、途中のマイルストーンを作成し、開始日と終了日だけでなく、中間期限を設定し、あなたが考えることができる他のほとんどすべてを取得します。
実際、あるタスクが他のタスクより先に完了しなければならないという依存関係を示すタスクを作成することもできる。さらに、タスクが適切に遂行され、全員が自分の仕事を理解していることを確認するために、特定の人やグループに割り当てることもできる。そうすることで、プロジェクトの特定の部分が時間通りに終わらない場合や、何かを待っている場合に、誰がフォローアップすべきかを知ることができる（そして他の全員が知ることができる）。このチャートで、タスクのどれだけが完了し、プロジェクト全体のどれだけが完了したかを示すこともできる。
ガントチャートがそんなに素晴らしいものなら、ガントチャートについてどうすればいいか知りたくなりますよね？チーム全体が最初から正しい軌道に乗れるように、作成方法を知りたいですよね。良いニュースは、作り方がとても簡単だということだ。そして、さまざまなサービスやプログラムを使って、いくつかの異なる方法で作成することもできます。ここでは、Microsoft Projectに アクセスできることを前提に、最初のチャートを作成するために必要なことを説明します。
チャートを作成するには、まずプロジェクト内で完了させる必要のあるさまざまなタスクを並べることから始める必要がある。そのため、まず何をしなければならないかをよく考えることから始める。プロジェクトによっては、タスクリストがかなり長くなる可能性もあります。Microsoft Projectでは、最初からすべてをレイアウトする必要があるので、忘れ物がないようにしたい。
また、タスクリストは順番に並べるようにしたい。つまり、タスクAをタスクBの前にやる必要がある場合、タスクリストにそのようにリストアップしたい。こうすることで、チャートを開始したときに、タスクが適切な順番で残っていることを保証します。
タスクをリストアップするには、新しいプロジェクトを立ち上げ、エクセルのスプレッドシートのようなものにタスクを追加していく。それぞれのタスクに好きな名前をつけて、どんどんリストアップしていけばいい。この時点で、すべてのタスクをリストアップして好きな順番に並べるまで、あちこちを飛び回って編集したり、別のスペースに入れたりすることもできます。また、サブタスクを作成し、いくつかのタスクをつなげることもできます。
次のステップは、プロジェクトの開始日と終了日を設定することです。これを行うと、全体のスケジュールを作成することができるようになるので、タスクリストが完成する前ではなく、できるだけ早くこれらの日付を設定することが重要です。
本当に良いのは、この設定が簡単なことだ。開始日』と書かれたフィールドをクリックし、好きな日付を選択するだけです。同じことを「終了日」にもできる。具体的な日付がよくわからない人のために、60日、2ヶ月、1年など、タスクの「期間」を追加することができます。
次に、タスクの開始日と終了日を設定します。完了すべきプロジェクトごとにマイルストーンを設定することもできる。これも簡単にできる。スプレッドシートにタスクを作成するだけだ。そこから「期間」をゼロに設定すれば、システムが自動的にマイルストーンとして設定するか、行を作成してマイルストーンを設定するボタンを選択することができる。マイルストーンにタスクをリンクさせることもできます。
これだけでガントチャートが完成です。そう、たった2、3のステップで完了し、それだけで準備が整うのだ。だからといって、これで終わりではありません。チャートに追加したり、途中で改善したりする方法はいくつかありますが、始める準備はできていますし、作成したものをチームと共有することもできます。
まず、あなたのチャートは、Microsoft Projectなどに再度アップロードできるmpp形式になることを知っておく必要があります。チャートを他の人と共有したり、他の人に送ったりする場合は、この形式に注意してください。誰もがこの形式のファイルを開けるとは限りません。
次に、テンプレートを作成またはインポートするオプションがあります。これは、同じタイプのプロジェクトがよくある場合や、ゼロから始めることなく微調整を加えたい場合に便利です。テンプレートを使えば、いくつかの箇所を記入したり更新したりすることができ、時間と労力を節約することができる。ただ、通常のシートとして保存するのではなく、テンプレートとして保存するようにしてください。
チャートをエクスポートする必要があれば、簡単にできます。これは、チームの他のメンバーがチャートを見て、何をすべきかを知る必要があるため、重要なことです。つまり、彼らに情報を送信し、フィードバックやその他の必要な情報を得ることができる必要があるのです。
チームのメンバーや情報を共有する相手がMicrosoft Projectを持っていることを確認し、開くことができるようにする。次に、チャートをコンピュータやその他のデバイスに保存します。Microsoft Projectから直接チャートを送ることはできませんが、共有することはできます。
Microsoft Projectファイル（mppファイルであることを忘れずに）を読み込んで使用するサードパーティ製プログラムが必要です。そのプログラムにチャートをアップロードし、保存します。そうすれば、作成したチャートを編集したり、調整したり、表示したりすることができる。また、このプログラムを通じてプロジェクトを送信・共有することもできますが、ダウンロードや閲覧には適切なプログラムが必要です。
カルテをプリントアウトして、物理的なコピーを手に入れることもできます。サードパーティのプログラムに直接チャートをアップロードすることで、すべての機能にアクセスでき、希望する形式で印刷されていることを確認できます。実際、そこからPDFにエクスポートすることができます。
チャートをエクスポートしたら、それをPDF形式で見て、印刷設定をします。そこから印刷し、必要なことを何でもすることができます。もちろん、チャートを編集可能な状態にしておくことで、最高の機能と能力を得ることができます。
Microsoft Projectは、ガントチャートの基本を提供してくれます。そして、必要なことのいくつかを実現することができます。シンプルなチャートを作成し、それを編集し、タスクの先頭に立つために必要なことを行うことができる。しかし、見逃してしまうものもたくさんある。
Microsoft Projectは、より詳細なチャートが必要な人や、大規模なプロジェクトに取り組む人にとっては、高度な機能をあまり提供していない。その上、Microsoft Projectはセットアップに多くの時間と労力を要する。そして、セットアップが終わったときには、ほとんど機能がない......これでは、あなたやあなたのチームが必要とするものをすべて手に入れることはできない。では、どうするか？
まず最初にすることは、自分にとって物事がずっと簡単になるプラットフォームを探して、飛び込むことだ。
ガントチャートに関しては、あなたは自分ができること、すべきことのすべてに気づいていないかもしれません。しかし、私たちがお手伝いします。Instaganttは、ガントチャートを作成し、チーム全員をすぐに参加させるために必要なすべての機能を提供します。
Instaganttを使えば、タスクの作成プロセスがこれまで以上に簡単になります。各プロジェクトに必要な数のタスクを設定し、開始日、期限、依存関係などを設定できます。メモを追加したり、各タスクを担当者やグループに割り当てたり、質問したり、必要なことは何でもできます。
一度作成したタスクは、その都度簡単に編集・更新することができます。さらに、リアルタイムでチームと連携し、それぞれのタスクやプロジェクトで起きているさまざまなことを共同作業することができます。また、色分け、テンプレートの作成、タスクやマイルストーンの追加・削除・移動、Instaganttアカウントと他のお気に入りサービスとの連携も可能です。
Instaganttを使用することで、今回だけでなく、毎回プロジェクトをタスク通りに進めるために必要なものがすべて揃います。Instaganttは、あなたのビジネスに必要なすべてのことを実現する、あなたにとって素晴らしいプログラムです。小規模なビジネスから大規模なビジネスまで、インスタガントがお手伝いします。
また、Instaganttは、セット価格で完全にすべての機能にアクセスすることができます。5つのプロジェクトに完全に無料でアクセスし、サービスを試すことができます。その後、グループ（10対20や20対50など）を気にすることなく、またいくつかのシステムで課金される「ボーナス機能」を気にすることなく、人数分のみお支払いください。
Instaganttでは、アクセスする人一人につき一つの料金を支払います。その料金には、サービスを通じて利用可能な機能の100%へのアクセスが含まれています。そのため、追加のアクセス権を得るために高額な料金を請求されることはありません。
ガントチャートの作成に関しては、可能な限りシンプルで効率的であるべきだと考えています。私たちは、お客様が求める品質と使いやすさを常に提供できるべきだと考えています。そのため、Instaganttは、お客様がお探しのすべてを一箇所で提供することに誇りを持っています。ぜひ一度、Instaganttのサービス内容をご覧ください。数日、数週間、数ヶ月、そしてそれ以上かかるプロジェクトの達成に向けて、チームがどれだけ簡単に軌道に乗れるか、きっと感心されることでしょう。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
