効率よく仕事をするためのアイデアはたくさんあるが、そのアイデアをすべて活用したり、覚えておいて次々と試していくことは不可能だ。プロジェクトに取り組むときや、大切な家族のことを考えるとき、私たちはより 意識的に 物事を管理する必要がある。私たちの脳は多くのアイデアを考え、情報を蓄えることができるが、コンピュータのようにすべての情報の塊を保存し、必要なときに使うことはできない。
時間内に物事を終わらせるために、考えすぎて何もしないことは、私たちの心の平穏を著しく損なっている。頭の中で計画を立て、それを実践せず、時間だけが過ぎていくのは、私たちの肩にストレスだけをもたらす。だから、物事を適切に管理し、実行に移す必要があるのだ。
著名な生産性コンサルタントのデビッド・アレンは、タスクを効率的に管理するためのアイデアをもたらし、非常にシンプルなステップからなるタスク管理システムを提案した。アレン氏は、このアイデアを実務に導入し、物事を実際に成し遂げるために、「Getting Things Done Methodology」を導入した。
物事を成し遂げる方法論は、効果的なステップを掴み、残骸を置き去りにするのに役立ち、物事をより適切なものにし、重要性と時間制限に従って整理し、見直しを可能にする。
そこで、ここでは初めてで、シンプルだが効果的な不適切な方法で物事を成し遂げる方法を学びたい人のための完全ガイドを紹介する。物事を列挙し、雑念を取り除き、整理することで、心の葛藤、アイデア、情報を実践に結びつける一連のステップを踏む。
私たちの脳は、仕事を簡単にし、実りある結果を得るための創造的なアイデアを考えるのに十分発達していることは知っている。私たちの脳が考えていることは、既成概念にとらわれないものであることは間違いないが、それらは脳の中に保存できるものではない。
私たちはそれらを言葉や記号、数字の形で保存する必要がある。だから、最初の、そして最も重要なステップは、あなたの脳がどんな目標でも達成できるように計画するために考えていることを書くことだ。紙とペンであれ、アプリケーションであれ、シンプルなボイスレコーダーであれ、あなたが何をしたいかを記録するのに使うソースはあなた次第だ。
私たちの脳は何百万ものアイデアを思い浮かべることができるが、それを記憶することはできない。
頭の中に情報やアイデアを山積みにしたままにしておくと、それらはあなたの目標からあなたを遠ざけ、時間を浪費する。しかし、物事を成し遂げる方法論に従って、それらをToDoリストとして紙やモバイルアプリケーションに書き込むと、心が安らぎ、眠れるようになる。
紙やアプリケーションにすべての情報やアイデア、やるべきことを書いたら、まず重要で緊急なことを選び、他のことは次回に残して、物事を明確にする必要がある。あなたが紙に書いたことは、すべて役に立たなかったり、時間の要求に応えられなかったりします。
何がより必要で、誰がそれをすべきかを今決めておけば、役に立つだろう。仕事を始める前に、物事を成し遂げる方法論に従って、タスクの性質をはっきりさせておくべきである。
受信トレイをチェックし、すでに実行済みで、これ以上注意や時間を割く必要のないタスクを明確にする。そのようなタスクはタスクリストから削除し、スパムの山を避けるために明確にしましょう。
物事を成し遂げる方法論によれば、タスクの性質と重要性を決定した後、タイムラインを探すべきである。そのためには、次のタスクの日時をリマインドしてくれるEメールやデバイスのアプリケーションが適している。ここで、あなたはいくつかの質問を通過し、多くのタスクに対処し、それらを整理するための最良の方法を見つける必要があります。
どのタスクがより適切で、緊急に注意を払う必要があるかを考える。
実行しようとしているタスクが数分なのか、それ以上かかるのかを確認する。分以内のタスクであればすぐに実行し、それ以上かかるタスクであれば飛ばして、最も重要で直近のタスクに集中する。
リストアップした事柄を調べ、リストから散らかったものを取り除き、プロジェクトを完了させるためのタスクを整理したら、それを記録しておく必要がある。リストにあるものはすべて、明白なものでもなければ、常に注意を払う必要があるものでもない。そのため、数日後にタスクリストを見直して、プロジェクトの要件に従ってタスクを追加したり除外したりする必要がある。
毎週リストを見て、もう十分すぎるほどやったと思うこと、チームの効率や時間がこれ以上必要ないと思うことを除外する。そうしないと、リストが乱雑になり、多くの重要な仕事を放置することになる。
毎週タスクリストを見直さなければ、プロジェクトの効果を促進するために何か新しいことを追加することがおろそかになってしまう。あなたは未解決のルーズを見つけ、必要に応じてそれを処理する。だから、物事を成し遂げる方法論のこのステップは、あなたがやり遂げたことを見つけ、あなたの目標に向かって前進するために、週の新鮮なタスクのために空いているリストを作るのに役立ちます。
ToDoリストを作り、それを処理するというステップを踏めば、仕事の過重負担で疲弊する代わりに、仕事を大いに楽しむことができるようになる。整理整頓の習慣を身につけ、物事を順序立てて進め、時間通りにゴミをピークから出すようになれば、新たなイノベーションの道を切り開くことになる。物事に取り組む習慣は、あなたの心を悩みから解放し、あなたの熟練度に確実に影響する圧倒されるようにする。
物事を成し遂げるための方法論は、プロジェクトや目標を小さなタスクに分割し、時間内に完了させるという中核を担っている。ここでは、初心者が自分のプロジェクトを把握し、圧倒された心を疲弊させたりエネルギーを浪費させたりすることなく、時間内に完了させるためのプラスポイントをいくつか紹介する。
プロジェクトを完了させるために物事を成し遂げる方法論を守っているとき、あなたは心の平和を台無しにする障害物を取り除いている。頭の中にあることを紙やToDoリストに書く代わりに、何もしないで時間を浪費し、心の平和を損なっている。しかし、物事を成し遂げるための方法論に従えば、圧倒されることもなく、心の中でいつもさまざまな考えを砕く代わりに、安らかな眠りを楽しむことができる。
職場でもプライベートでも、身の回りのすべてが整理整頓される。すべてを計画し、ゴミを処分し、あらゆる面を明確にしたとき、あなたは積極的な人間として行動し、障害を簡単に回避できるようになる。
考えすぎたり、何もしなかったりすることは、あなたの時間を奪うだけだ。そのため、物事を心に留めておくことは、心の健康にとって毒となる。紙のアプリケーションに物事をマッピングし、完全に終わったら印をつけ続ける。
物事を整理すれば、特定の仕事を誰がよりうまく処理できるかが必ずわかるようになる。適切なスキルを持つ人に仕事を任せ、時間内に終わらせる。職場の人間関係も良好になる。
物事を成し遂げるための方法論は、常に最新の情報を入手し、自分自身やチームメンバーの各タスクを追い越すことで、プロジェクトを成功させるための道筋をつけるものだ。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
