ビジネスを長く続けていれば、このようなことは間違いなくある。特に社外の顧客と仕事をしている場合は。また、職場で経験したことがないとしても、家庭やプライベートで経験したことがあるのはほぼ間違いないだろう。では、どうすればいいのか？どうすればいいんだ？そこで今回は、チェンジ・マネジメントと、そのためにできることについてお話しします。
チェンジ・マネジメントについて話し始めても、それが何なのかよくわからないかもしれない。そこで、少し立ち戻って、その意味と知っておくべきことを見てみよう。
変更管理はプロセスであり、スコープ、予算、リソース、スケジュール、要件の変更、またはそれらの組み合わせなど、プロジェクトを変更する際に使用するプロセスである。また、変更の必要性の特定、変更の文書化、変更の実際の実行といったプロセス全体を指す。
さて、プロジェクトに大きな変更を加えるかもしれないし、小さな変更を加えるかもしれない。多くのことを変更することもできるし、1つか2つの小さなことを変更することもできる。さまざまなやり方があり、ビジネスの生涯を通じてやらなければならないやり方もある。しかし、あなたはそれを正しい方法で行っていることを確認したい。
変更依頼は、刻々と変化する市場において、あなたのビジネスとプロジェクトが必要なことに対応するためのものだ。もしあなたがプロジェクト計画を立て、その計画通りにしか進めないのであれば、クライアントや市場全体のニーズに適応することはできないだろう。そしてそれは、ビジネスを好調に維持する上で、間違いなく役には立たないだろう。
では、上司やクライアントから変更を求められたらどうすればいいのだろうか？方針を決めていますか？すべてが正しい方法で行われるようにするために何をすべきか知っていますか？もしそうでないなら、このまま読み進めていただきたい。これから、あなたが行う可能性のある、また行うべき最も重要な変更と、それをどのように行うべきかについて説明する。
変更が要求された場合、まずしなければならないのは、それが本当に必要なことなのかを確認することだ。プロジェクトそのものを見てから、要求された変更を見てください。その変更は実際に望ましい結果を達成するのか？その変更がプロジェクトの他の部分や他の側面にどのような影響を与えるのか？あなたはこれらすべてを知りたいと思うだろう。
利害関係者やチーム全体と、その変更とは何か、なぜその変更を要求するのか、その変更が目標達成に役立つかどうか（あるいは目標達成を可能にするかどうか）、その変更を行った結果どのような課題が生じるのかについて話し合うことになる。そこから、特にプロジェクトマネジメントの2大要素であるコストと時間に関して、それがあなたにとってどのような意味を持つかを決めることができる。
どのように変更を実行するのか、そのために（要求された変更以外で）何を変更する必要があるのか、計画を必ず書き上げるようにしたい。すべてを明文化し、できるだけ多くの意見を聞くことで、この仕事を成功させるために必要なことについてまとまった考えを得ることができる。そして、上司やクライアントにもそれを伝えることができる。
変更が必要な場合、あるいはプロジェクト内の状況が改善されると思われる場合は、変更すべき点をすべて変更するよう公式に要請すべきである。何人かに話して、変更するように言うだけではいけません。チーム（とあなた）がその変更を隅から隅まで評価できるように、チームが知る必要のあることをすべて書き出してください。
プロジェクト名 - 参照する具体的なプロジェクト名を記入してください。こうすることで、現在のドキュメントをすべて引き出し、適切なチームを集めてリクエストをレビューすることが容易になります。
Requested By - あなたは誰ですか？あるいは、プロジェクトの変更を要求しているのは誰ですか？ここに名前を書きたいのは、誰が変更を要求したかが重要かもしれないからです（たとえば、クライアントからの要求は、ほとんどの場合、要求された変更です）。
リクエスト名 -プロジェクト期間中に発生する可能性のある他のリクエストと区別しやすいように、リクエストに名前を付けます。
リクエスト番号 -同じように、変更リクエストに関連する番号が必要になります。なぜなら、プロジェクトが完了するまでの全過程を通じて、おそらくいくつかの異なる変更リクエストがあるからです。
変更の説明 -実際に何が要求されているのか？要求者が実際に望んでいる変更は何か？この部分は、その要求に対応するために変更する必要がある他の事柄には関係せず、最初に要求された変更のみに関係する。
変更理由 -なぜ変更したいのか？単なる美的感覚や個人的な好みかもしれないし、それ以上に深刻な、あるいは重要な理由かもしれない。理由を知ることは、変更が認められるかどうかにも影響します。
変更の影響 -この変更を行った場合、チームやプロジェクトの他の部分、あるいは他の何かに対して、どのような影響があるのか？この変更を行うために、他に何を変更しなければならないのか？正確な計画を立てるために、他にどのような影響があるのかを知っておきたい。
提案された行動 - 要求された変更を実行するために、あるいは要求された変更に対する妥協案として、何をすることを提案しますか？ここでは、成功するために必要な各ステップを詳しく説明することを恐れないでください。
関連するコスト - この変更を開始し実行するために、どれくらいのコストがかかるのか。これは、変更を行う前のプロジェクトのコスト以上のものである。このセクションは、あなたやプロジェクトの責任者が、利害関係者や顧客に対して、要求されたことを実行するためにかかる費用を知ってもらうために役立ちます。
関連する時間 - もう一つの重要な要素は、この変更を実行するために必要な時間である。新たな計画を作成し、新たな資材や追加チームメンバーを参加させるのに必要な時間は？追加作業を実際に行うために必要な時間は？これは、このような要求をする利害関係者や顧客にも示す必要がある。
Approved By - この情報すべてを誰が承認するのか？利害関係者やクライアントに提示したら、この文書に提示されているすべての内容にもかかわらず変更を行うことを承認する人が必要です。これらの決定を下す権限を持つ人物の署名と、その人物が承認した日付を少なくとも1つはもらいましょう。
公式の変更管理フォームは本当に必要なのだろうか？私たちは、絶対に必要だと言いたい。結局のところ、変更を行うことは十分に困難なことであるにもかかわらず、それがチームにとって何を意味するのか、誰がそれを承認したのかについて、適切な文書がないのはどうだろうか？それは結局、さらに問題を引き起こすだけだ。すべてをやり遂げようと奮闘したり、やるべきことを思い出したりすることになるだろう。
変更要求フォームを使えば、誰もが同じ方法で要求を提示できる。何を書けばいいのか、どんな情報が必要なのかを探し回る必要はない。フォームがどこに置かれたのか、承認されたのかどうかなど、誰も考える必要さえない。そして、後で誰かにこれは承認されたのかと聞かれても、心配する必要はない。
正式な書式があれば、関係者全員にとって、これらすべてがずっと簡単になる。誰が要求しているのか、何が変更される必要があるのか、なぜ変更されるのか、その変更はどのように実施されるのか、その結果他に何が変更されるのか、そしておそらく最も重要なことは、誰がその承認をしたのかが明記されていることだ。そうすれば、言われたとおりの方法で変更を実施しても、誰もトラブルに巻き込まれることはない。
しかし、プロジェクトマネジメントシステムがなければ、さらに複雑なものになります。Instaganttを使えば、好きなようにプロジェクトを設定し、時間や労力、混乱を招くことなく、100万通りもの変更が可能です。
ガントチャートは、すべてのタスクをドラッグ＆ドロップできるので、変更に合わせて簡単に移動させることができます。特定のタスクを削除する必要があれば、簡単にできます。新しいタスクが優先されたり、締め切りが変更された場合は、それらも移動できます。一般的に、プロジェクト全体のカスタマイズや再カスタマイズは何度でも行えます。
また、すべてのタイムラインを見ることができるので、現在のプランにどれくらいの時間がかかるのか、新しいことをプランに取り入れると何が変わるのかを確認することができます。そうすることで、何が変わるのか、新しいことを導入したときに何が起こるのか、実際に正確なプランを作成していることを確認することができる。
さらに良いのは、チームの全員、そしてステークホルダーやクライアントまでもが、プロジェクトで何が起きているかを正確に見ることができることだ。現在どのような状態になっているのかがわかるし、要求された変更を実施するために物事を変更した場合の状態も示すことができる。こうすることで、彼らはより多くの情報に基づいた意思決定を行うことができ、必要なマイナーチェンジにも関与することができます。
最後に、チーム全体と確認し、さまざまな変更を加える際にフィードバックを得ることができる。全員が協力し、意見を述べることができる。全員が自分の期限やスケジュールを変更し、やるべきことや進め方をより反映させることができる。それだけでなく、メッセージをやり取りしたり、ドキュメントなどを直接システムに添付することもできる。
プロジェクトに何らかの変化を起こそうとするとき、全員が現状を把握し、チームのニーズを反映した適切な決断を下せるようにしたいものだ。では、それを正確に行うにはどうすればいいのでしょうか？変更要求フォームが必要だし、プロジェクト管理システムも必要だ。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
