フランクリン・コヴィーは、著書「7つの習慣」の中で、時間管理マトリックスの4象限を紹介している。フランクリン・コヴィーは、「7つの習慣」を小学生から壮年のビジネスマンまで、さまざまなレベル別に展開している。
時間管理マトリックスの4つの象限は、人間関係に集中し、家族のタスクに期限通りの優先順位をつけるのに役立つ。
数学で数字を並べるのと同じように、タスクを昇順または降順に並べなければならない。タスクを並べたり分類したりするのは、戸棚に物を並べるのと同じだ。モノが整理されていれば、それを見つけるのは簡単だ。優先順位に従ってタスクを追跡し、簡単に実行することができる。ここでは、時間管理マトリックスの4つの象限について詳しく説明します。
時間管理マトリックスの4つの象限を使う前に、これらの象限にタスクを分類するためのパラメータを知っておく必要がある。タスクには基本的に2つのタイプがある。
重要な仕事は長期的な仕事であり、その完了にはより多くの注意と時間が必要である。
時間管理マトリックスの4つの象限のうち、第1象限には、重要で緊急性の高いタスクを入れる。この象限は、時間管理マトリックスの4つの象限のうち左上にあり、緊急に対応する必要があるタスクのグループを保持します。この象限は、緊急、問題、危機が大半を占める。
このクワドラントには、短期的で、期限が近く、急な対応が必要なタスクを入れます。この象限は複雑なため、妥協するチャンスはありません。この象限で妥協すると、請求書の支払いや課題の提出など、多くの問題に直面することになります。
第1象限と平行して右側にあるのが第2象限である。この象限には、長期的なタスクも重要である。この象限のタスクはより重要であり、どんな犠牲を払ってもおろそかにできない荒々しいものであり、長期的な計画を立てる必要がある。締め切りのない小さなプロジェクトや、締め切りが非常に長いプロジェクトと言えるかもしれません。これらの仕事は個人的なものであったり、運動やジムで健康を維持するような公的なものであったりする。これは最も重要な象限であり、私たちは皆、他のすべての象限の完璧さを保証するために、主にこの象限で生活する必要がある。
第3象限は、フランクリン・コヴィーの時間管理マトリックスの4つの象限のうち、第1象限の下に位置する。この象限には、緊急だが重要ではないタスクが格納されている。重要ではないが、緊急にやらなければならない活動です。
このようなタスクは計画に含まれていないが、緊急にやらなければならない。例えば、電話に出ることは計画に含まれていないが、緊急のタスクのスケジュールから時間を捻出して電話に出なければならないとする。
この象限は、時間管理マトリックスの4つの象限の最後の象限であり、緊急性も重要性もない活動に属する。時間を最大限に節約するためにこの象限の活動をやめ、その貴重な時間を第2象限に投資する必要があります。
時間管理マトリックスの4つの象限を説明しましたが、4つの象限の作り方や使い方についてまだ混乱しています。ご心配なく、ここにガイドがあります。
まず第一に、その月を通して自分が最も多くこなすと思われる仕事と、これからこなすと思われる仕事のリストを作成する必要がある。リストができたということは、自分の責任となるタスクが明確になったということだ。タスクを分類し、重要なものに優先順位をつけるのに役立つだろう。それはまた、あなたの仕事をシンプルにし、楽しみにしていることを最も明確にします。
その月のタスクを書き出したら、そのままにしておかずに、正確な期限や予想される期限に従って実行するタスクの期限をメモしておく。そうすることで、自分がやらなければならないタスクを把握しやすくなる。
次に、時間管理マトリックスの4つの象限を紙かMS Wordのようなソフトウェアに描く。ワードなどのソフトで。各象限に番号と名前、そしてタスクの特性ごとに名前をつける。
時間管理マトリックスの4つの象限を使う次のステップは、他のタスクから抽出する必要があると思われる緊急タスクをチェックすることです。この緊急タスクを集め、タスクの重要性を認識して第1象限と第3象限に入れる必要がある。
次に、1、2、3のように数字を付けて、重要度の昇順にタスクを分類する。こうすることで、計画の中で重要なタスクの数を確認することができる。
ったな、、ったな。フランクリン・コヴィーは、これらの最も重要なタスクを、非常に効果的な人の習慣を身につけるという一貫性を持って達成すべき大きな岩として取り上げている。
時間管理マトリックスの4象限は、私たちが行うタスクを分類し、整理し、さらに追跡することを容易にした。 時間管理マトリックスの4象限は、私たちを良い社会人にするために人生のあらゆるレベルで有利になっており、それは私たちが組織化されている場合にのみ可能です。ここでは、時間管理マトリックスの4象限を採用することの利点をいくつか紹介しよう。
教育であれ、プライベートであれ、ビジネスであれ、人生においてこの4象限の時間管理に従えば、時間を守る、自分の責任と義務を認識する、重要な仕事とそうでない仕事を区別する、他人の意見を大切にする、といった良い習慣が身につくだろう。
時間管理の4象限はまた、事前に計画を立て、規則正しく、責任感を持ち、反応的でなくなるという意味で、私たちを積極的にさせ、周囲で起こっている変化を受け入れ、それに抵抗するのではなく、率先してその変化に立ち向かうようにさせる。
ファイル、物、部屋、そしてタスクのすべてを整理していれば、自分の責任に圧倒され、肩の荷を下ろすようなことはなくなる。
時間管理マトリックスの4象限は、タスクの正確な価値と配置を把握し、タスクを追跡することもできるため、正しい軌道に乗せることができる。
重荷を感じなければ、仕事に時間を費やし、家族や友人との時間を作るというバランスの取れた生活を送ることができる。
組織化されることで、時間通りに目標を達成することができ、生産性も向上する。
時間管理の4象限は、ビジネス、教育、そして私生活においても非常に重要であり、整理整頓し、人生の各活動に適切な結びつきを与え、人生に圧倒されたり、落ち込んだり、うんざりしたりすることなく、バランスの取れた健康的な生活を送るのに役立つ。
プロジェクトを効率的に管理し、もう複雑なツールに悩まされることはありません。
