まず、作業計画とは何かを掘り下げてみよう。これは、基本的にプロジェクトの具体的な目標と、そのプロジェクトを担当する個人がどのように実行するかを示した計画書です。個人的な仕事にも効果的ですが、主に仕事に従事している人に使用され、一般的には、さまざまな人から多くの意見をもらい、多くのステップを踏んで完成させる必要があるプロジェクトに使用されます。
作業計画では、1つの最終的な目標を掲げ、その包括的な目標を成功させるために達成する必要がある小さなステップに分解することができます。物事をできる限り小さなステップに分解し、そのステップを確実に実行し、次のステップを担当する人が準備できるよう、各ステップを担当する人に割り当てるのが、一般的に最も効果的です。それでは、作業計画を作成するために必要なことを詳しく見ていこう。
まず最初に知っておかなければならないのは、計画によって何を達成したいのかということです。達成しようとする具体的で測定可能な結果が必要であり、そうでなければ目的を達成できたかどうかを実際に知ることはできない。さて、これが巨大で包括的な目標なのか、それともやや小さな目標なのかは、あなた次第だ。作業計画書は（一般的に大規模なプロジェクト用に保存されることが多いが）、小規模なプロジェクトにも間違いなく使用できる。重要なのは、複数のステップを経て到達できるもので、SMARTであることだ。
SMARTゴールとは、Specific（具体的な）、Measurable（測定可能な）、Achievable（達成可能な）、Relevant（関連性のある）、Time-Bound（期限付きの）です。つまり、何をするのか、なぜするのかを知る必要があります。また、結果を測定し、目標が達成されたことを知る必要があります。また、目標を達成できることも必要です。あなたがやろうとしている方法でそれを成し遂げることは現実的ですか？目標に関連性があること、つまり目標内の各ステップが、最終的に求める結果に結びつく必要がある。そして最後に、時間的制約があること。つまり、いつまでに達成するかという具体的な時間枠が必要なのだ。
次に、包括的な目標を、一人でも少人数のチームでも簡単に処理できるような小さなステップに分解する必要があります。これらのステップはそれぞれ具体的で測定可能なものであるべきで、チームのメンバー全員がいつ達成されたかを判断できるようにします。ステップが大きすぎたり変化しすぎたりすると、そのステップが完了したかどうかを判断するのが難しくなり、次のチームや個人がプロジェクトを前進させるためのステップに取りかかれるかどうかもわからなくなる。また、そのステップに取り組んでいる個人が、何を達成しようとしているのかを理解することも難しくなります。
Using a Gantt chart and your SMART goal setting makes it easy to accomplish this.
最終的な目標を実現するために必要な、さまざまなステップをそれぞれ見てみましょう。次に、達成する必要があると判断した小さなステップをそれぞれ見てみよう。最後に、これらのタスクを割り当てるために、あなたが自由に使えるチームを見てみよう。彼らの強みは何か？彼らがプロジェクトの推進に貢献できるのはどこだろうか？各メンバーが最も得意とするタスクは何か？そうやって、各人が最高のパフォーマンスを発揮できる分野で働けるように、率先して仕事を割り振っていくのだ。
各メンバーが何を目指しているのか、いつまでにやらなければならないのかを把握できるように、各タスクには期限をつけるべきである。期限を決めないと、誰も自分のタスクを完了させることができなくなる。結局のところ、彼らには好きなだけ時間があるのだろう？そのため、全員が守るべき期限を時間をかけて設定し、チームの各メンバーが自分の期限を把握していることを確認する。自分のタスクの期限、自分のタスクの直前のタスクの期限、プロジェクト全体の期限（最低限）を把握しておくことで、自分のタスクが時間通りに遂行され、あなたが求めている全体的なスケジュールと一致するようにすることができます。
あなたは、チームのメンバー全員にフォローアップを 行い、全員が決められたルールや期限を守っているかどうかを確認したい。これは、すべてのオフィスに入って何が起きているかを確認する必要があるという意味ではありません。適切なワークプランとガントチャートがあれば、オフィスに出向くことなく、社員の進捗状況をチェックすることができる。これらのチャートを使えば、ToDoを設定し、誰が計画やスケジュールに従っているかを確認することができる。また、チームがどこで苦戦しているのかを確認することもできる。
このプロジェクトに関わる全員をフォローアップしていれば、何か問題が起きているかどうかすぐにわかるはずだ。また、何か問題があれば、すぐにプロセスや関係者、手順を変更することができるはずだ。さらに重要なのは、どこで人々が軌道から外れているのか、あるいは自分の力を発揮できていないのかがわかることだ。このような側面があれば、すべてを把握することができるため、プロジェクトを時間通りに予算内で終わらせることが容易になる。
あなたが一緒に仕事をしているチームの中には、他の人と一緒に仕事をする必要がある人が何人かいるはずです。常に直接一緒に仕事をする必要はないかもしれないが、少なくともプロジェクトのいくつかの段階については、コミュニケーションをとる必要があるだろう。フルチームのメンバーが集まって話し合い、あなたや他のチームメンバーに質問できるよう、チェックインの時間を設定しましょう。
さて、チェックインに関しては、効果的に行えるようにしたいものです。これは、あなただけが従業員にチェックインするのではなく、全員がお互いにチェックインすることですが、いくつかのヒントがあります。ひとつは、彼らの時間が貴重であることを尊重し、その時間を奪いすぎないようにすることだ。また、作業計画やプロジェクトのいくつかの側面について理解するために、手助けや説明を求めることを恐れてはならない。自分が理解できないのは構わないが、自分が何を言っているのかわからないのに、他人に何をすべきかを教えようとするのは、長期的には問題を大きくするだけだ。
プロジェクトが完了したら、あるいはプロジェクトの各段階が完了したら、全員が作業計画に沿って作業しているかどうかをよく見てみるとよい。タスクが正しく遂行されていない可能性もあるし、何かが変わったために作業計画を変更する必要がある可能性もある。もしかしたら、彼らはあなたが期待したり要求したりしたレベルまでタスクを完了させていないかもしれない。それが何であれ、あなたが責任者なのだ。
もしプロジェクトの一部で、設定された基準を満たさない部分に出くわしたら、その時こそ、あなたはもう少し掘り下げて、なぜ想定通りにいかなかったのかを確認すべき時だ。プロジェクトの一部をやり直さなければならなくなるかもしれないが、そのことに早く気づけば気づくほど、あなたにとってもプロジェクト全体にとっても良い結果になるだろう。本来あるべき時に何も起こらないというダウンタイムはなくなる。
プロジェクトが完全に完了し、あなたに提示されたとき、それはすべてが完了したことを意味しません。それは、チームが作業計画のすべての段階を完了したと考えていることを意味するが、プロセスにはまだ続きがあるかもしれない。最終的なプロジェクトマネージャーであるあなたの仕事は、完成した結果を見ることです。プロジェクトが紙であれ、物理的な物体であれ、あるいはまったく別のものであれ、その結果があなたの望んだものであるか（あるいは、望んだものが不可能だったとしても、それが効果的な結果であるか）を確認する必要があります。
結果に満足しているか、あるいは、あなたの望んだ結果が可能性ではなかったと認識しているのであれば、それで終わりです。どのような形であれ、プロジェクトを終わらせる時です。フレンドリーなフレンドリーフレンドリーフレンドリーフレンドリーフレンドリーフレンドリーなーあるいは、ただどこかにしまっておく必要があるかもしれない。一方、望んだ結果が得られなかったり、なぜ望んだ結果が得られないのか納得のいく理由にたどり着けなかったりした場合は、数歩後退する時だ。テーマをー、ークをー。
さあ、次のプロジェクトに取り掛かる時だ。ーすでにー、ーすでにーーーーのーまだ何も決まっていない場合は、チームに何もしてもらう必要はないかもしれない。その代わり、ただ座ってリラックスし、チームが再び必要とされるのを待つことができる。この段階は、他に何があろうと、作成した作業計画を消して、きっぱりと終わらせる段階だ。もし完成させなければならない別のプロジェクトがあれば、やはり新しい作業計画が必要になる。
結局のところ、あなたのためになる仕事計画が必要であり、それはあなたが何をしているかを知っていれば可能なのです。あなたは、あなたが効率的かつ効果的に各タスクを完了していることを確認する必要があります。可能な限り最善の方法ですべてのステップを計画していることを確認する必要があり、また、すべての人にやるべき仕事をさせていることを確認する必要がある。このすべては、正しい作業計画と、ガントチャートソフトウェアの使用で間違いなく行うことができます。
