Reuniões individuais: Benefícios, perguntas, dicas e modelo
Os gerentes têm diferentes ferramentas para ajudar os membros de sua equipe a serem bem-sucedidos, mas as reuniões individuais são uma das ferramentas mais comuns, simples e eficazes que os gerentes podem usar para garantir que os membros de sua equipe estejam sendo produtivos e para formar subordinados diretos honestos. Entretanto, para garantir a eficácia das reuniões individuais, elas precisam de estrutura.
As reuniões individuais são um espaço dedicado para que gerentes e funcionários discutam desempenhos, desenvolvimento pessoal, resultados e projetos futuros. Elas são uma ferramenta poderosa para os gerentes, pois permitem que eles circulem por uma variedade de tópicos em um período específico, dependendo do que você decidir priorizar.
As reuniões individuais não devem ser usadas apenas para perguntas operacionais focadas em tarefas, pois elas também permitem que os gerentes abordem outros aspectos, como o bem-estar, o crescimento, as aspirações de carreira e o alinhamento dos membros da equipe. Se você já realizou reuniões individuais no passado e acha que não obteve valor real com elas, provavelmente precisa verificar seus fundamentos. A falta de uma boa estrutura de reunião individual pode facilmente impedir que os gerentes aproveitem ao máximo seu tempo, porque a verdade é que, sem tomar as medidas necessárias antes e durante cada reunião, é fácil fazer com que suas reuniões não atinjam seu verdadeiro potencial.
Por que fazer reuniões individuais?
Em geral, as reuniões individuais ajudam os gerentes e seus funcionários a funcionarem melhor como uma equipe: elas permitem que os gerentes forneçam feedback e, ao mesmo tempo, permitem que os funcionários discutam coisas que gostariam de fazer ou mudar. A maioria dos gerentes usa as reuniões individuais para verificar o status de um projeto, mas elas também são uma excelente ferramenta para descobrir questões interpessoais antes que elas se transformem em um problema e prejudiquem o futuro do funcionário na organização.
É seguro dizer que as reuniões individuais permitem que os gerentes ajudem seus funcionários a ter sucesso. Os gerentes também podem usar esse tempo para discutir planos de carreira, compartilhar dicas e atribuir projetos que realmente atendam aos interesses de seus funcionários.
Perguntas sobre reuniões individuais
Reuniões individuais eficazes circulam por diferentes tópicos; no entanto, várias perguntas fornecem um contexto valioso para a reunião. É importante que você faça essas perguntas em todas as reuniões porque elas ajudam a entender como os funcionários estão se saindo em relação à vida profissional e ao bem-estar. Estas são as principais perguntas que você pode fazer:
1. Como você está se saindo hoje?
2. Quais foram os aspectos mais relevantes da semana passada?
3. O que você está pensando nesta semana?
4. Quais são seus planos e prioridades para esta semana?
Essas são as perguntas típicas de check-in, mas há também ótimas perguntas de alinhamento que você pode fazer regularmente aos funcionários para discutir o quanto eles estão conectados com seu trabalho e com a organização:
Pergunte se você tem dúvidas sobre alguma mudança recente envolvendo uma situação específica que tenha surgido na empresa.
Pergunte sobre o nível de confiança em relação ao rumo que a empresa está tomando.
Pergunte como eles se sentem em relação ao rumo que a empresa está tomando.
Aqui também estão ótimas perguntas que você pode fazer durante suas reuniões individuais para criar relacionamento, definir prioridades e dar suporte aos funcionários, quer eles trabalhem remotamente ou não:
Você tem alguma atualização ou situação sobre a qual devemos falar?
Você acha que a empresa oferece suporte eficaz aos funcionários remotos?
Você acha que nossos processos de tomada de decisão incluem aqueles que trabalham remotamente?
Como você administra as distrações durante o dia? Isso é um desafio para você?
O que você consideraria suas vitórias recentes?
Há alguma coisa ou ação específica que você poderia ter feito de forma diferente?
Em que você se concentrará até a próxima vez que nos encontrarmos?
Você está enfrentando algum obstáculo no momento?
Há algo que possamos fazer para melhorar a cultura da equipe?
Você tem algum comentário para mim?
Quais são suas metas profissionais no momento?
Você está satisfeito com o nível de comunicação da nossa equipe?
Modelo de reunião individual com o funcionário para impressão
Criamos um modelo no Instagantt que permite a você estruturar suas reuniões individuais. É muito fácil de usar e atualizar e, usando esse software de gerenciamento de projetos on-line, você pode planejar e atualizar facilmente suas reuniões individuais e também criar relatórios com base no desempenho de seus funcionários.
Você pode criar um modelo básico que lhe permita planejar e coletar informações rapidamente. Para os gerentes, isso é ótimo porque economiza horas de trabalho manual. Usando os gráficos de Gantt, você pode criar quantos modelos precisar, acessar essas informações de qualquer lugar, compartilhá-las ou imprimi-las por meio de imagem, PDF ou Excel.
Você pode acompanhar as atualizações, as vitórias, o desempenho e os desafios. Você pode codificar por cores os nomes dos funcionários ou os projetos para aproveitar essas informações e obter uma visão geral rápida do desempenho e do status da sua equipe. Além disso, ao manter o controle dessas informações em um único local, você pode garantir que elas estejam sempre acessíveis e analisá-las sempre que precisar.
