Escrever um sumário executivo convincente pode ser a diferença entre a vida e a morte da proposta do seu projeto. Por quê? Porque ele é a primeira parte da documentação que as partes interessadas lerão antes de aprovar seus planos. Assim, os resumos executivos devem fornecer uma visão geral que possa resumir com eficácia a visão que você tem do projeto.
Um sumário executivo pode ser definido como um breve relatório que destaca os itens mais importantes do plano de um projeto. Ele deve ser capaz de fornecer informações detalhadas suficientes para que os leitores possam se familiarizar de forma rápida e eficaz com a visão e as metas do seu projeto, resumindo os pontos principais. ¡
Os resumos executivos são uma importante ferramenta de comunicação para os seus projetos, pois, ao fornecer as informações corretas aos leitores-alvo, eles podem ser responsáveis pela aprovação e pelo início dos projetos.
O objetivo de um sumário executivo é atrair positivamente a atenção dos clientes e das partes interessadas, principalmente porque, ao apresentar um projeto, você pode ter apenas uma boa chance de convencê-los de que seu projeto deve receber luz verde.
O que você deve considerar ao escrever um resumo executivo
O sumário executivo deve parecer um roteiro para o plano de ação do seu projeto. Ele deve ser capaz de fornecer a quantidade certa de informações e, ao mesmo tempo, ser conciso e envolvente.
Pense nisso como a primeira interação que suas ideias terão com os tomadores de decisão e, portanto, as informações que você fornece devem ser poderosas, significativas e interessantes o suficiente para que valham o tempo e o investimento financeiro deles.
Mas você já fez sua pesquisa e documentou seus esforços e descobertas. Você tem certeza de que seu projeto tem um impacto profundo e particular, então o que deve ser considerado ao resumir seu plano?
Uma introdução forte, que garanta que seu público se sinta conectado e que explique como esse projeto específico afeta a organização como um todo.
Uma tabela de conteúdo na forma de uma lista com marcadores.
As funções são claras e os pontos fortes podem ser facilmente identificados.
O motivo que trouxe você até aqui. Explique a você a necessidade e sua importância.
Uma solução para o problema e por que você a escolheu.
Uma conclusão poderosa, capaz de resumir a importância do projeto e, mais uma vez, explicar por que ele deve ser aprovado.
O que você deve incluir em um resumo executivo
Há várias seções importantes que devem ser incluídas no seu sumário executivo. Siga as próximas etapas para produzir um sumário executivo conciso, bem escrito e envolvente.
Autoria. Use esta seção para incluir informações relacionadas à sua empresa, o nome do projeto que está sendo proposto, quem escreveu o sumário executivo e as informações de contato dessa pessoa.
Declaração de visão. Essa seção é fundamental para o seu trabalho, pois é aqui que você precisa chamar a atenção dos leitores para que eles continuem lendo na próxima página, onde encontrarão informações mais detalhadas relacionadas à sua proposta. Inclua sua visão e suas metas para esse projeto.
Introdução. Explique como seu projeto afeta sua empresa. Dê a eles um motivo para investir em seu projeto. Seja específico e explique por que essa é uma oportunidade de investimento e que você terá retorno.
Função da empresa. Cite as habilidades específicas que sua empresa tem para assumir esse projeto. Explique por que isso seria benéfico para todos.
Problema e solução. Que problema ou questão específica você está resolvendo? Fale sobre como você está resolvendo o problema e seja específico quanto a como a empresa se beneficiará com isso.
Documentação. Esta seção deve incluir provas de como você resolverá o problema. Inclua documentos de apoio e a pesquisa que você fez, mas seja conciso. Demonstre diligência.
Recursos. Liste todos os recursos de que você precisará para realizar esse projeto. Inclua software, hardware, equipamentos e membros da equipe.
Retorno sobre o investimento. Esta seção deve especificar como a empresa lucrará com a conclusão do seu projeto. Explique por que vale a pena o tempo, o esforço e o investimento financeiro.
Estratégia e marketing. Seu projeto exigirá uma estratégia de vendas ou marketing? Se for o caso, inclua essas informações aqui.
Orçamento. Use esta seção para detalhar quanto dinheiro você precisará para concluir seu projeto. Seja minucioso.
Cronograma. Especifique quanto tempo você precisará para concluir o projeto. Inclua marcos.
Conclusão. Até este ponto, você listou as informações mais relevantes. Use esta seção final para resumir a importância do seu projeto e por que você é a pessoa certa para o trabalho.
Como usar o modelo de resumo executivo do Instagantt
Os resumos executivos ajudam a comunicar os aspectos mais importantes de um plano de projeto e a demonstrar por que eles devem ser aprovados e levados adiante.
Software de gerenciamento de projetos, como Instaganttpode ser usado para preparar e delinear resumos executivos, principalmente porque oferece espaço para listar tarefas, cronogramas, marcos e para anexar informações relevantes encontradas durante o período de pesquisa.
Modelo de resumo executivo
Com o Instagantt, você poderá criar e gerenciar projetos em minutos. Mais importante ainda, você poderá acompanhar todas as diferentes atividades, bem como o progresso geral do seu plano. Graças ao design do gráfico de Gantt , você não apenas adicionará tarefas e atribuirá responsabilidades, mas também gerenciará uma linha do tempo clara para o seu trabalho.
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