Relatórios de status para gerentes de projeto

O que é um relatório de status do projeto?

Um relatório de status do projeto é um documento que resume o progresso geral de um projeto. O objetivo de um relatório de status do projeto é informar as pessoas-chave sobre o andamento de um projeto e abordar quaisquer dúvidas ou problemas antes que eles surjam. Geralmente, um relatório de status do projeto informa o progresso em relação ao plano projetado do projeto, para garantir que o projeto esteja no caminho certo para ser concluído dentro do prazo designado.

Os relatórios de status do projeto são uma parte essencial do gerenciamento de projetos porque ajudam a manter uma estratégia de comunicação saudável e eficaz, fornecendo atualizações regulares à equipe do projeto, aos clientes e às partes interessadas. Além disso, um relatório de status pode simplificar o processo de comunicação por meio da padronização de um relatório formal que manterá todos informados, o que pode ajudar a minimizar perguntas e dúvidas sobre qualquer seção do seu projeto. 

Por que usar um relatório de status para comunicar o progresso?

Os relatórios de status mostram aos seus clientes e às partes interessadas que você está no caminho certo, mantendo um canal de comunicação formal para garantir que as metas sejam atingidas conforme planejado. Eles também ajudam a fornecer um histórico documentado do projeto, o que beneficiará projetos futuros. 

Um relatório de status bem escrito deve parecer um guia prático para as partes interessadas e os membros da equipe. Alguns dos principais benefícios são:

• Eles melhoram a comunicação entre equipes, clientes e partes interessadas e simplificam o processo.
• Eles transmitem mensagens importantes e mantêm as pessoas informadas sobre o progresso, os riscos, os problemas ou os atrasos. 
• Eles proporcionam transparência no progresso em direção a marcos previamente definidos.
• Elas ajudam a evitar surpresas desagradáveis.
• Eles ajudam a fornecer um rastro de papel que ajuda a documentar todo o ciclo de vida do projeto.

O que incluir em um relatório de status de gerenciamento de projetos

Discutimos a importância de você enviar relatórios regulares sobre o status do projeto. Mas o que você deve incluir em um relatório? A estrutura e a consistência são dois dos aspectos mais importantes. Siga este guia para entender o que você deve incluir em seu próximo relatório de status do projeto:

1. Informações gerais sobre o projeto. Comece com o básico: inclua o nome do projeto, bem como o nome do gerente de projeto. Quantas pessoas estão trabalhando nesse projeto? Quais são os recursos? Essas são as informações que serão úteis quando você fizer uma pesquisa histórica sobre seus projetos.
2. Informações gerais sobre o status. Inclua a data em que o relatório foi gerado, o autor, bem como qualquer outra informação relevante, como a indicação de que o projeto está em andamento, em risco ou fora de andamento.
3. Revisão dos marcos. As partes interessadas se preocupam com marcos, portanto, certifique-se de indicar como você está se saindo em termos de cumprimento desses marcos previamente identificados.
4. Resumo do projeto. Forneça um breve resumo de seu projeto. Lembre-se de que o objetivo é comunicar os aspectos mais importantes às pessoas que não têm tempo para ler uma visão geral completa do seu projeto. Inclua uma previsão de conclusão das tarefas e certifique-se de informar as partes interessadas sobre quaisquer questões ou problemas que possam afetar o prazo ou os custos do projeto.
5. Riscos. Você está lidando com algum risco em potencial? Inclua uma explicação rápida de como você está planejando resolvê-los. Como eles afetarão seu projeto? Explique.
6. Orçamento. Aborde o orçamento que você gastou. É sempre uma boa ideia anotar o status geral do seu orçamento: atrasado, adiantado ou dentro da meta. 
7. Destaques. Use esta seção para acrescentar qualquer informação adicional. Você se deparou com algum obstáculo? Você terá algum desafio específico ao longo do caminho? Também é uma boa ideia incluir as próximas etapas ou mencionar destaques relevantes.
   
   

Como você pode ver, os relatórios de status não precisam ser muito detalhados. O objetivo é fornecer as informações mais relevantes de forma resumida, indicando às partes interessadas se o projeto está no caminho certo, em risco ou fora do caminho certo. 

Mantenha tudo sob controle com relatórios de status de projetos perfeitamente elaborados

Os relatórios de status do projeto são uma excelente maneira de os gerentes de projeto comunicarem informações resumidas aos clientes, colegas de equipe e partes interessadas. Escrever relatórios de status usando o Microsoft Word, os modelos do Excel ou o PowerPoint pode ser uma abordagem comum, mas essas ferramentas só podem ir até certo ponto. Não haveria uma maneira de informar facilmente o progresso de determinadas tarefas ao lado de cada um de seus prazos, ou de criar e visualizar facilmente marcos, só para mencionar algumas desvantagens. E é exatamente nesse ponto que um software de gráfico de Gantt como o Instagantt pode realmente fazer a diferença.
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O Instagantt, um dos melhores softwares de gráficos de Gantt, ajuda você a gerenciar todo o seu projeto, e você também pode criar relatórios regulares sobre o status do projeto. Graças às nossas opções de Exportar e Compartilhar, você poderá gerar pontos de controle de seu projeto, que poderão ser facilmente compartilhados com seus clientes e partes interessadas, garantindo que todos estejam sempre informados. 

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Exemplo de relatório de status do projeto

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