Mantenha suas reuniões estruturadas e dentro do tema com uma agenda de reunião de equipe
Você e sua equipe às vezes têm dificuldade em manter as reuniões dentro do tema? Todos nós sabemos que as reuniões são uma parte crucial da colaboração eficaz da equipe, mas também sabemos como é importante fazer com que as reuniões pareçam ser um bom uso do tempo para todos os envolvidos. Um modelo de pauta de reunião de equipe pode ajudar você a se preparar para as reuniões, alinhar prioridades e discutir informações relevantes com os membros da sua equipe.
Todos nós já passamos por isso. Reuniões em que os participantes chegam despreparados, inseguros em relação aos tópicos, o que acaba fazendo com que a discussão seja desviada, sem nenhum avanço, desperdiçando o precioso tempo das pessoas envolvidas.
As reuniões são uma parte essencial da colaboração eficaz do projeto e, como gerentes de projeto, é importante reservar um tempo para a sua equipe para alinhar as prioridades, discutir problemas e soluções e seguir juntos na direção certa. Uma pauta de reunião é uma ferramenta eficaz que pode ajudar você a aproveitar ao máximo o seu tempo.
O que é uma pauta de reunião? Ela pode ser definida como uma lista de atividades que os participantes esperam realizar e discutir durante a reunião programada. Uma pauta de reunião de equipe ajuda você a planejar e executar suas reuniões, o que permite uma melhor colaboração multifuncional.
Benefícios de uma agenda de reunião de equipe
Um dos benefícios mais importantes de se trabalhar com pautas de reunião é que elas fornecem estrutura para o seu horário predefinido e ajudam você a se concentrar nas informações que precisa compartilhar com a sua equipe. As pautas de reunião também ajudam sua equipe a chegar a um acordo sobre metas, itens de ação e próximas etapas.
Reservar um tempo para trabalhar com uma pauta de reunião pode facilmente evitar reuniões improdutivas, o que acabará por poupar muito tempo significativo para você e sua equipe. Alguns dos benefícios mais relevantes que uma pauta de reunião de equipe geralmente oferece são
As pautas das reuniões ajudam você a reconhecer os esforços individuais e a comemorar os marcos.
Eles ajudam você a definir expectativas claras sobre o que precisa ocorrer antes e durante uma reunião.
Mantenha os participantes concentrados no tópico que precisa ser discutido.
Discutir a produtividade ou os obstáculos ao progresso e as possíveis soluções
Defina o ritmo da reunião, mas lembre a todos que você só tem um determinado período de tempo programado para a discussão de assuntos cruciais.
Analise o progresso em relação aos objetivos da equipe e aos principais resultados.
Compartilhe atualizações relevantes do projeto.
Faça brainstorming para obter novas ideias e soluções.
O que você deve incluir em uma agenda de reunião
Uma pauta de reunião de equipe eficaz deve incluir:
Planejar detalhes como data, hora, local e quem precisa comparecer.
Uma pessoa para liderar a reunião
Tópicos a serem discutidos
Itens de ação, problemas ou bloqueios
Também é importante que você discuta e chegue a um acordo com a sua equipe sobre o horário ideal para esse tipo de reunião. Além disso, certifique-se de conversar com sua equipe antes da reunião para obter feedback sobre os pontos de discussão mais relevantes. Dessa forma, todos se sentem ouvidos e reconhecem que contribuíram para a pauta da reunião.
Com relação aos tópicos da pauta da reunião, eles dependerão do objetivo da reunião e também dos problemas mais relevantes que você está enfrentando durante o ciclo de vida do projeto. Entretanto, a maioria das pautas de reunião incluirá:
Itens de informação, que podem incluir atualizações ou dados que você precisa compartilhar com os membros da sua equipe.
Itens de ação, que se referem às tarefas que sua equipe deve concluir durante ou após a reunião.
Itens de discussão. Esses serão os tópicos sobre os quais você deseja que sua equipe forneça feedback. Os itens de discussão também incluem problemas ou possíveis gargalos.
Para tornar suas reuniões ainda mais produtivas, inclua detalhes adicionais úteis, como quem apresentará cada tópico e quanto tempo cada apresentador terá para discutir seus itens de ação.
Como escrever uma agenda de reunião eficaz
As agendas de reuniões podem ser facilmente personalizadas para qualquer tipo de projeto, função ou departamento. Você pode criar pautas que o ajudarão a discutir qualquer coisa, desde métricas até planejamento de sprint e projetos futuros. Aqui estão algumas dicas para você planejar a melhor pauta para a sua próxima reunião de equipe:
Os objetivos da reunião devem ser claros:
Você deve ser capaz de fornecer uma visão geral do que a reunião abordará sem entrar em itens específicos da agenda. Para isso, ofereça clareza sobre os objetivos da reunião e o que se espera de todos os participantes.
Liste os tópicos da agenda como perguntas ou tarefas:
Itens vagos da pauta são seus inimigos. Suas reuniões serão mais produtivas quando você deixar claro o objetivo da discussão imediatamente. Certifique-se de adicionar perguntas ou tarefas de apoio para que sua equipe esteja pronta para a discussão.
Esclareça as expectativas e responsabilidades:
Se você costuma ter problemas com o fato de os participantes aparecerem despreparados para determinados tópicos importantes, provavelmente não está sendo claro o suficiente sobre quem é responsável por cada tópico. Informe antecipadamente à sua equipe quem será responsável por cada tópico para que ela possa se preparar com antecedência.
Faça uma estimativa realista do tempo para cada tópico de discussão:
Suas reuniões não devem parecer apressadas, cada item de discussão deve ser igualmente importante. Leve em consideração quanto tempo seria necessário para apresentar e discutir cada tópico e estime um tempo realista para toda a reunião antes de agendá-la.
Crie e centralize as agendas de suas reuniões com o Instagantt
Não importa se você trabalha com equipes grandes ou pequenas, ou se suas reuniões são mais uma discussão casual do que eventos formais, uma pauta é a melhor maneira de manter o foco e fazer bom uso do tempo de todos, pois, quando elaborada corretamente, uma pauta de reunião pode evitar definitivamente reuniões improdutivas.
Agora que você entende o que é uma pauta de reunião e como ela funciona, é hora de escolher a ferramenta certa para criar a sua. É claro que você poderia usar o Microsoft Word para escrever sua pauta, mas poderia facilmente acabar esquecendo onde a escreveu e, por fim, perder suas informações. Faria muito mais sentido criar suas pautas de reunião e mantê-las organizadas e acessíveis em um único lugar - e você pode conseguir isso rapidamente usando o Instagantt.
O Instagantt é um software de gráfico de Gantt on-linepara gerenciamento de projetos que ajuda equipes de todo o mundo a planejar, coordenar, programar e executar seus projetos, do início ao fim. As equipes podem contar com o Instagantt para criar gráficos de Gantt com aparência profissional em questão de minutos e para gerenciar seu trabalho de forma eficiente, podendo visualizar informações relevantes relacionadas ao projeto, como prazos, recursos e orçamento, e manter tarefas, conversas e documentos em um único local centralizado.
