Os gráficos de Gantt são um tipo de gráfico de barras que apresenta tudo o que precisa ser feito em um determinado projeto. Você pode criar quantos gráficos quiser para serem associados a diferentes projetos pelos quais você é responsável. A partir daí, você pode criar listas de tarefas e atribuições diferentes para cada pessoa que estiver participando do projeto. As barras representam tarefas individuais que precisam ser concluídas e mostram exatamente quando a atribuição ou tarefa deve ser iniciada e quando precisa ser concluída.
Ainda mais exclusivo desses gráficos é que eles podem mostrar a você as interconexões entre diferentes tarefas. Mas esses gráficos são muito mais do que apenas isso. Eles são ótimos para quem precisa saber o que está acontecendo no projeto ou em diferentes atribuições e exibem tudo o que você precisa, inclusive as diferentes tarefas, quem está encarregado de cada tarefa, quando precisa concluí-la, quem depende dele para concluir uma tarefa e até mesmo quando precisa iniciar uma tarefa ou quando o projeto completo precisa ser concluído.
Quem precisa ver os gráficos de Gantt?
Quem precisa ver o gráfico do projeto em que você está trabalhando? Bem, há várias pessoas nessa lista, dependendo do tamanho do projeto, é claro. Primeiro, qualquer pessoa que esteja trabalhando no projeto precisa ver esse gráfico. Isso permite que eles vejam pelo que são responsáveis e quando precisam fazer isso. Isso ajuda a mantê-los mais responsáveis perante o restante da equipe, pois todos sabem o que devem fazer e quando devem terminar (ou não).
Qualquer pessoa encarregada dessas pessoas também deve poder ver o gráfico. Você, como gerente de projeto, deve poder ver o gráfico. Todos os outros gerentes e líderes da sua equipe que tenham membros na equipe do projeto devem poder ver o gráfico e verificar os membros da equipe. Pelo menos, se eles forem responsáveis por essa parte da equipe, deveriam. Se você chamar alguém do departamento de contabilidade para trabalhar em um projeto, mas o gerente dessa pessoa não estiver envolvido de forma alguma, talvez ela não precise acessar o gráfico. No entanto, se ele estiver representando o trabalho que é feito por todo o departamento, talvez você queira incluir o gerente.
Qualquer pessoa acima de você, como gerente de projeto, também deve examinar esse gráfico periodicamente. Você deve se certificar de que seus chefes, até quem quer que esteja realmente encarregado desse projeto com o cliente, possam verificar e ver como está o progresso. Além disso, qualquer pessoa que seja considerada uma parte interessada no projeto precisa poder vê-lo. Isso também inclui o cliente que você está trabalhando. Isso também inclui o cliente com quem você está trabalhando no projeto. Isso permite que eles fiquem mais bem informados.
Preparação para criar um gráfico de Gantt
Antes de estar pronto para criar um gráfico, você precisará preparar algumas informações importantes. É aqui que você reunirá tudo para ter certeza de que, quando se sentar para começar a colocar as coisas em um lugar, não precisará se levantar. Afinal de contas, você não quer se sentar para trabalhar e descobrir que estão faltando alguns dos elementos mais importantes. Esses são os elementos necessários para criar o sistema e você só deve passar para a próxima etapa depois de ter feito isso.
Conheça seus entregáveis: Você precisará se reunir com o cliente, possivelmente mais de uma vez, para saber o que ele espera de você. Talvez você também precise se reunir com gerentes e líderes de nível superior da sua equipe. Isso ajudará você a descobrir o que precisa ser entregue no final.
Conheça seu prazo: Você também precisa saber o prazo firme para o projeto geral, bem como quaisquer outros prazos relacionados aos marcos que você atingirá ao longo do caminho. Todos esses prazos e o que precisa ser fornecido em cada um deles devem ser anotados.
Conheça suas tarefas: Saiba quais são as diferentes tarefas que precisam ser concluídas. Isso significa pegar os entregáveis e dividi-los em subtarefas e dividi-los em subtarefas e assim por diante até que você tenha tudo mapeado.
Conheça suas dependências: Se houver tarefas específicas que precisam ser concluídas antes de outras tarefas, você deve cuidar delas também. Saiba onde essas dependências ocorrem e marque-as para que você possa estar preparado ao criar o gráfico.
Conheça sua equipe: Quem trabalhará com você nesse projeto? Que pessoas você vai usar e como vai usá-las? Você quer estar preparado com cada pessoa que vai ajudar e precisa saber que elas estão disponíveis para ajudar.
Conheça suas atribuições: Você deve analisar atentamente cada pessoa que faz parte da sua equipe e cada tarefa pela qual ela é responsável. Em seguida, comece a definir como você vai organizar as coisas e quem será responsável por cada uma dessas diferentes tarefas.
Criação de um gráfico de Gantt
Você está pronto para criar um desses gráficos? Bem, você deve saber que isso não precisa ser complicado. Algumas pessoas criam esses tipos de gráficos no Microsoft Project, Microsoft Excel ou Google Sheets. No entanto, esses tipos de gráficos são designs relativamente simples. Por outro lado, mesmo que contenham informações muito básicas, são mais difíceis de executar e podem exigir muita habilidade nesses programas. É aí que um programa como o InstaGantt pode ser exatamente o que você está procurando.
Com esse programa, você começa criando um projeto dentro da plataforma. A partir daí, você pode designar diferentes pessoas para o projeto como um todo ou pode começar a criar tarefas individuais imediatamente. Você tem a liberdade de criar quantas tarefas quiser e depois pode atribuí-las a diferentes pessoas. Você pode criar tarefas gerais e dividi-las em subtarefas. Você pode criar algumas tarefas que dependem de outras tarefas e pode criar os prazos e as datas de início que desejar.
A partir daí, você pode tornar todo o gráfico acessível a qualquer pessoa que precise dele e ela poderá verificar suas tarefas. Você pode até mesmo conversar com outras pessoas sobre perguntas, comentários e preocupações diretamente no projeto para que todos possam ver o que está acontecendo. Você também pode marcar tarefas como concluídas e enviar informações que possam ser necessárias para iniciar a próxima tarefa. Tudo isso torna muito mais fácil para você e todos os envolvidos no projeto acompanharem o que está acontecendo e o que ainda precisa acontecer para atingir o objetivo final.
Há muitos benefícios diferentes para os criadores de gráficos de Gantt em sua empresa e para a execução de seus projetos. A chave é garantir que você encontre um sistema que funcione para a sua equipe. A partir daí, você verá todos esses benefícios e talvez até mais alguns.
1. Manter tudo organizado: Você saberá exatamente o que precisa ser feito e o que já foi feito. Você conhecerá cada uma das diferentes tarefas do projeto e estará mais bem informado ao longo do caminho. Tudo é organizado e explicado de forma mais fácil para todos.
2. Mantenha todos responsáveis: Todos saberão as tarefas que precisam concluir, assim como o restante da equipe. Isso aumenta a probabilidade de que eles façam o que devem fazer e o façam no prazo. Afinal, todos os outros estão esperando e observando.
3. Mantenha todos atualizados: Todos sabem o que está acontecendo e quando, o que torna mais fácil saber quando é hora de você começar o seu projeto, caso dependa de outra pessoa. Isso também torna muito mais simples para todos mostrarem o que estão fazendo.
4. Fácil de compartilhar informações: Você pode compartilhar comentários, feedback e até mesmo arquivos diretamente no sistema. Isso facilita o compartilhamento das informações necessárias e a criação de pastas e arquivos que todos podem acessar conforme necessário para realizar sua parte do trabalho.
5. Obtenha respostas para as perguntas: Se você tiver alguma dúvida ou preocupação, poderá fazê-la facilmente ao grupo e obter uma resposta rapidamente. Há também maneiras de enviar comunicações mais privadas e obter respostas individuais de membros específicos da equipe.
6. Manter o cliente informado: O cliente terá uma maneira de acompanhar o que está acontecendo e se o projeto está no caminho certo o tempo todo, em vez de ter de tentar se comunicar com a equipe ou tentar entrar em contato com alguém da empresa.
7. Capacidade de personalização: Esses tipos de gráficos oferecem toda a liberdade necessária para que você possa personalizar cada aspecto do projeto e o controle sobre o projeto de acordo com suas necessidades. Você pode decidir como o gráfico será organizado e exibido.
8. Projetos duplicados: Se você tiver de executar o mesmo projeto várias vezes ou se tiver um projeto com tarefas muito semelhantes, poderá duplicar tarefas, salvar projetos como modelos e até mesmo copiar projetos inteiros para criar novos, de modo que possa começar mais rapidamente.
9.Programe as coisas - Você pode ver o que a sua equipe está fazendo a qualquer momento e pode certificar-se de que eles estão recebendo tarefas suficientes para mantê-los ocupados, mas não tantas que os sobrecarreguem. Isso ajudará a manter todos na sua equipe fazendo o que precisa ser feito para o negócio.
Os benefícios dos gráficos de Gantt
Você pode criar um gráfico de Gantt usando o Excel ou outros programas, mas não terá o tipo de liberdade e personalização que terá com um gráfico InstaGantt. Aqui, você terá os benefícios que mencionamos acima e também terá recursos adicionais de personalização que o ajudarão a transformar o gráfico em algo específico para você. Você terá um sistema que o ajudará a acompanhar a sua equipe, as suas atribuições e tudo o mais ao longo do caminho.
Se você estiver pronto para começar a usar os gráficos de Gantt em sua empresa ou se quiser apenas experimentá-los, não deixe de nos consultar para saber mais. Você poderá experimentar uma avaliação gratuita que permitirá criar gráficos básicos e testar o processo. Dessa forma, você pode ter certeza de que sabe o que vai receber e como isso vai funcionar para você. Você pode melhorar a experiência de sua equipe e de seu gerenciamento de projetos se prestar atenção às ferramentas criadas para ajudá-lo. O Instagantt e os gráficos de Gantt, em geral, foram criados para ajudar você a fazer exatamente isso. Você só precisa saber como otimizá-los.
