O que é um SOP?

Um SOP é um conjunto de instruções escritas para explicar como realizar uma tarefa específica, passo a passo. Em geral, o procedimento inclui todas as etapas necessárias para a execução adequada de uma determinada tarefa. É importante seguir os POPs exatamente da mesma forma todas as vezes para garantir que a organização permaneça consistente e siga as regras do setor e os padrões comerciais.

O Procedimento Operacional Padrão normalmente tem como objetivo obter uniformidade na execução do processo. O processo não apenas ajuda a organização a seguir os padrões regulatórios, mas também diminui a falta de comunicação. 

O POP é mais do que apenas um documento de procedimento detalhado. Ele também oferece um guia de referência para você resolver problemas e, ao mesmo tempo, garantir a segurança. O POP também serve como um padronizador de desempenho em toda a organização. 

Os POPs fornecem as regras, as etapas e os padrões de que a organização precisa para funcionar bem. Eles podem ajudar uma empresa reduzindo os erros, tornando as coisas mais eficientes e lucrativas e mantendo o local de trabalho seguro. Além disso, fornecem orientação sobre como resolver problemas e superar desafios. 

Importância do procedimento operacional padrão 

Aqui estão os motivos que tornam o SOP importante para quase todas as organizações:

1. Aumento da conformidade 

Quando uma empresa tem um SOP bem definido, fica mais fácil para os funcionários seguirem as diretrizes e aderirem às normas. Os POPs descrevem as etapas e as regras para a execução de tarefas específicas. Isso, por sua vez, ajuda a aumentar a conformidade com os padrões do setor e os requisitos legais.

2. Facilitar a integração

Às vezes, é difícil navegar pelos meandros das operações da empresa, especialmente para os novos funcionários. O SOP fornece um roteiro claro para a integração. Assim, fica mais fácil para os novos contratados entenderem suas funções e responsabilidades. Isso não apenas economiza tempo, mas também garante que todos comecem com o pé direito.

3. Padronizar processos

A consistência é fundamental para o sucesso de qualquer negócio. Os procedimentos operacionais padrão ajudam a padronizar os processos. Isso ajudará a garantir que as tarefas sejam feitas sempre da mesma maneira. Essa consistência leva a uma melhor qualidade de trabalho, maior eficiência e, por fim, clientes mais satisfeitos.

4. Preservar o conhecimento 

Em toda organização, o conhecimento é um poder. O SOP serve como um repositório de conhecimento institucional, capturando as melhores práticas e percepções obtidas ao longo do tempo. As empresas podem preservar conhecimentos valiosos documentando esses processos. Em última análise, isso ajudará a evitar que ele se perca quando os funcionários saírem ou assumirem funções diferentes.

5. Assistência no treinamento de funcionários 

O treinamento de novos funcionários ou a atualização dos existentes fica muito mais fácil com a implementação de POPs. Esses documentos funcionam como materiais de treinamento, fornecendo um guia claro e estruturado para os funcionários consultarem à medida que aprendem e desenvolvem suas habilidades.

6. Certificação do procedimento 

O POP também pode desempenhar um papel fundamental para garantir que os procedimentos seguidos em uma empresa sejam certificados. Isso significa que os procedimentos da organização são reconhecidos pelas autoridades competentes. As empresas podem demonstrar seu compromisso de seguir os protocolos estabelecidos e as práticas recomendadas do setor por meio de um SOP documentado.

7. Melhoria da comunicação

A comunicação clara é a chave para o bom funcionamento de uma organização. O SOP facilita a melhoria da comunicação ao fornecer um ponto de referência comum para os funcionários consultarem. Isso minimiza os mal-entendidos e garante que todos estejam na mesma página quando se trata de executar tarefas.

Como criar um documento de POP?

Aqui, exploraremos as principais etapas da criação de um documento SOP:

1. Entenda o objetivo do seu POP

Antes de entrar nos detalhes da redação do SOP, é importante que você entenda o objetivo do seu SOP. Entenda o que você deseja alcançar com esse documento. Se você quer melhorar a comunicação ou padronizar um procedimento. 

Essa prática o ajudará a entender como você pode gerenciar melhor um processo ou tarefa específica que precisa ser documentada. Em palavras simples, compreender o objetivo do seu POP orientará você na criação de um documento que atenda à finalidade pretendida.

2. Registre os processos de negócios que exigem SOP 

Agora é hora de fazer uma lista dos processos para os quais você deseja criar um SOP. Liste os processos que fazem parte de suas operações normais. Isso ajudará você a escolher qual deles é o melhor para criar um documento SOP. Você pode fazer uma seleção adequada levando em conta seus objetivos e benefícios. 

3. Selecione um modelo e um formato adequados de POP 

A escolha de um modelo ou formato de SOP deve se basear nos requisitos específicos de sua organização. Não existe um modelo único para todos que você possa considerar para criar o POP. 

Você deve pensar se precisa de um:

• Documento formal com informações detalhadas, como referências e assinaturas de aprovação 
• Se uma simples lista de verificação for suficiente, você poderá fazer o trabalho. 

Usar um diagrama de fluxo de trabalho pode ser uma boa maneira de mostrar as etapas envolvidas em um processo. Desenhar esboços rápidos do fluxo de trabalho também pode ajudá-lo a reunir informações sobre os processos que você precisa documentar. Se necessário, crie um modelo antes de você começar a escrever.

4. Consultar especialistas que realizam processos de rotina 

Quando lhe pedem para escrever um POP, talvez você não conheça todos os detalhes e etapas de cada processo. Em vez de tentar descobrir tudo por conta própria, seria melhor conversar com as pessoas que realmente fazem o trabalho todos os dias. 

Talvez já existam alguns documentos que podem ajudar você a começar. Entretanto, as melhores informações geralmente vêm dos especialistas e dos funcionários da linha de frente. Você não apenas obterá um conteúdo melhor, mas também os capacitará a contribuir com os processos e documentos da organização, envolvendo-os. 

Você também deve considerar a possibilidade de sua própria equipe escrever os POPs em vez de contratar consultores externos. Alguns especialistas dizem que os POPs escritos por sua própria equipe são mais respeitados e podem aproximar a equipe.

5. Identificar como publicar seu POP

É sempre uma boa ideia documentar seus processos, mas também é importante garantir que esses documentos sejam facilmente acessíveis. Veja como você pode garantir que as pessoas que precisam desses documentos possam encontrá-los e usá-los facilmente:

• Considere armazenar as folhas impressas em fichários para facilitar o acesso.
• Como alternativa, você também pode usar um sistema de gerenciamento de documentos digitais que permita que todos acessem e leiam os documentos. Isso tornará seus POPs mais acessíveis para todos, estejam eles no local de trabalho ou trabalhando remotamente.

6. Teste o POP em relação ao processo 

É importante que você teste seu SOP em relação aos processos. Você deve certificar-se de que todos os envolvidos nesses processos sigam o que você escreveu. 

O teste que você fará dependerá de:

• Quanto tempo você tem?
• O número de pessoas que você tem disponível. 
• Qual é a importância do processo?

Além de tudo isso, você deve garantir que suas instruções sejam precisas e fáceis de entender para todos. 

É sempre melhor fazer com que o documento do POP seja revisado por especialistas depois que você tiver concluído os testes para uma perspectiva de terceira pessoa. Isso certamente ajudará você a detectar erros, se houver. 

Diferentes abordagens estruturais para SOP

Aqui estão diferentes abordagens estruturais para o SOP:

• Listas de verificação simples 

As listas de verificação são uma ferramenta popular usada pelas equipes de manutenção para padronizar os processos. Elas são particularmente úteis para ordens de serviço com instruções breves.

A manutenção preventiva geralmente se baseia em listas de verificação, que podem ser usadas em dois formatos:

• Formato "livre": onde a ordem das tarefas não importa, desde que todos os itens sejam concluídos.
• O formato "passo a passo" tem uma ordem específica para as tarefas. Se você precisar fornecer instruções detalhadas para cada etapa (por exemplo, "substituir o filtro" com uma explicação), considere criar um POP (Procedimento Operacional Padrão) hierárquico.

• Listas hierárquicas

Quando há muitas instruções para cada etapa, é melhor organizar as informações dos seus processos em diferentes seções e subseções.

Nos Procedimentos Operacionais Padrão (POPs) hierárquicos, o texto é dividido em vários pontos (1., 1.a, 1.b). Esses procedimentos são ótimos para processos complexos ou processos com riscos à segurança, como instalações e configurações.

Os procedimentos hierárquicos também são úteis para treinar e orientar novos funcionários, especialmente em setores com alta rotatividade. Além disso, podem ser incluídas decisões limitadas do tipo "e se/quando". Para processos com muitas variáveis, um esquema diagramático é mais adequado.

• Fluxograma 

Os fluxogramas são a melhor maneira de mostrar uma sequência de etapas que mudam com base nos resultados de cada etapa. Eles são úteis para manutenção reativa e solução de problemas. 

Se algo der errado, o fluxograma pode informar à pessoa que está lidando com o problema para que ela mesma o conserte ou peça ajuda técnica. As equipes de manutenção também usam fluxogramas para decidir a urgência de um problema, planejar o reparo e decidir onde o reparo deve ser feito (no local ou em uma oficina). Isso ajuda a garantir um nível consistente de serviço.

Considerações finais 

O SOP é uma ferramenta poderosa para qualquer organização que queira otimizar suas operações. Ele ajuda a garantir um desempenho consistente e de alta qualidade em todos os processos de qualquer organização. Quando criados corretamente, os POPs podem contribuir para a eficiência geral, a confiabilidade e o sucesso de uma empresa. Você pode seguir as instruções detalhadas aqui para se beneficiar da criação de documentos de POP.