O que é planejamento de recursos e sua importância para os gerentes de projeto?

Antes de iniciar o projeto, o gerente de projeto deve desenvolver um plano, destacando onde iniciará o projeto, quantos membros da equipe ele precisa e pode pagar também. O gerente também precisa verificar qual é o orçamento das partes interessadas, quais recursos, inclusive os salários dos funcionários, o transporte e o material usado no projeto, ele precisa. Em palavras simples, é necessário entender o que é planejamento de recursos. 

Planejamento de recursos: Uma visão sobre o que é

Ao aprender sobre o que é planejamento e alocação de recursos, você conhecerá a identificação, a estimativa e a alocação dos diferentes recursos necessários para o projeto. O planejamento de recursos não é uma tarefa muito simples, mas precisa de tempo, criação mental saudável e habilidades de liderança para que você possa lidar melhor com tudo, liderando sua equipe de forma proativa.

Ao realizar essa tarefa, o gerente de projeto não apenas planeja os recursos, mas decide como usará os recursos definidos de forma eficaz.

No planejamento de recursos, os gerentes de projeto usam um software para categorizar a equipe de acordo com o conjunto de habilidades e os recursos que serão usados. O cronograma também é um grande obstáculo se não for definido antes de iniciar o projeto. Ao fazer isso, ele pode atribuir facilmente o trabalho a cada membro da equipe de acordo com seu conjunto de habilidades.

Quais elementos fazem parte do planejamento de recursos?

Para entender claramente o que é gerenciamento de recursos, um novo gerente de projeto deve conhecer os componentes importantes do planejamento de recursos. Os principais elementos sem os quais a conclusão do projeto é impossível são uma equipe capacitada e responsiva, registro de tempo, dados precisos sobre recursos, previsões precisas, categorização da equipe de acordo com seu conjunto de habilidades e gerenciamento de orçamento.

Aqui, aprenderemos a lidar com todos esses componentes de forma mais eficaz para que o projeto seja bem-sucedido.

Formação de equipes para um projeto

Sem uma equipe, apenas uma pessoa não consegue lidar com o projeto e entregá-lo no prazo. Não é possível que um gerente de projeto tenha um conjunto de habilidades muito amplo. Os conjuntos de habilidades são limitados, e a capacidade de trabalho de uma pessoa também é limitada. Portanto, um gerente de projeto precisa formar uma equipe de resposta para seu projeto.

Ele deve desenvolver um mapa mental sobre as tarefas que atribui aos diferentes membros da equipe e definir as habilidades necessárias para a conclusão da tarefa. O gerente de projetos selecionará os funcionários da organização e contratará novos funcionários se achar necessário. Portanto, a formação de equipes é o componente necessário, demorado e caro do planejamento de recursos.

Registro de tempo

O tempo também é um elemento importante do planejamento de recursos, pois permite que você decida o tempo esperado para tarefas específicas, seus prazos e também a entrega. Ao fazer isso, o gerente de projeto pode acompanhar facilmente o trabalho de sua equipe e o progresso do projeto, combinando-o com a extensão esperada que ele definiu no início. O registro de tempo ajuda a organizar reuniões periódicas com a equipe e as partes interessadas. O gerente de projeto pode lidar com o cronograma mais cedo se encontrar algumas horas ou minutos extras, para que nunca se atrase na entrega do projeto.

Dados corretos

Os dados de projetos anteriores também ajudam o gerente de projetos a prever o melhor uso dos recursos e do tempo. Como os dados são uma parte importante do planejamento de recursos, eles devem ser corretos e compreensíveis.

Antecipação correta

Ao fazer o planejamento de recursos, você não pode saber a quantidade exata de material que usará, o tempo que utilizará e os membros da equipe que o ajudarão. Você não pode dizer os números exatos, mas pode prever os mais próximos.

Portanto, certifique-se de que você conhece o trabalho, o tempo e a mão de obra para a conclusão de um projeto. Crie uma lista estimada de todos esses itens importantes e planeje de acordo. Se você fizer uma previsão correta, terá muito tempo para superar os obstáculos que surgirem no caminho do seu projeto.

Designar grupos de funcionários de acordo com seu conjunto de habilidades e disponibilidade.

A organização é a melhor chave para lidar facilmente com sua equipe e suas tarefas. Como gerente de projeto, você deve conhecer o perfil de cada membro da equipe para poder identificar o conjunto de habilidades. Se você conhecer o conjunto de habilidades de todos os membros da equipe, poderá atribuir melhor as tarefas de acordo com suas especialidades. Y

Você também deve saber sobre a disponibilidade dos funcionários, pois alguns deles estão disponíveis para horas extras, enquanto outros estão disponíveis apenas para algumas horas específicas.

Gerenciamento de orçamento

A última, mas não menos importante, parte do planejamento de recursos é o orçamento, sem o qual uma empresa não pode sequer iniciar seu projeto. Para definir o orçamento, o gerente de projeto pode obter ajuda do projeto anterior. 

Etapas envolvidas no planejamento de recursos que você precisa conhecer

Para entender o significado exclusivo do que é planejamento de recursos, você deve conhecer suas principais etapas. Cada etapa é de grande importância e você precisa planejá-la cuidadosamente para que a execução seja direta. O planejamento de recursos inclui as seguintes etapas importantes.

- Prepare uma lista de tarefas para que você tenha um fim claro em mente.

Você acha que, se não souber o que fazer hoje, amanhã e durante toda a semana ou um mês, conseguirá concluir um projeto? Isso é impossível. O título do projeto não é suficiente para sua conclusão. Todo projeto que parece simples tem muitas partes complexas.

 Você precisa identificar essas tarefas e desenvolver suas listas. Quando você conhece as tarefas, sabe muito bem a quem atribuirá essas tarefas e pode desenvolver uma estratégia adequada.

- Incluir os membros da equipe no circuito, organizando uma reunião de apresentação

É necessário desenvolver um ciclo com a sua equipe por meio de uma reunião no início, na qual você não só atribuirá as tarefas a eles, mas também saberá mais sobre eles. Ao fazer essa reunião, você compartilhará todos os pontos importantes sobre o projeto e também sobre o prazo.

Essa reunião é necessária para que sua equipe entenda a maneira correta de trabalhar, seguindo o caminho certo que você compartilhará.

- Obter os recursos de acordo com a natureza e a necessidade do projeto

Ao aprender o que é planejamento de recursos, você deve conhecer os truques para comparar os recursos e as necessidades do projeto. Se você escolher o recurso errado ou não tiver criado um plano para o recurso do projeto, enfrentará muitos obstáculos.

Portanto, durante a primeira reunião com a sua equipe, você deve perguntar qual material ou recurso eles precisam para concluir as tarefas que você está atribuindo a eles. Ao discutir o assunto, você pode escolher o recurso certo. Caso contrário, você desperdiçará seu tempo e dinheiro.

- Definir o orçamento do projeto

Para contratar uma equipe, comprar recursos e entregá-los, você precisa de dinheiro. O gerente financeiro pode ajudar você a decidir o orçamento do seu projeto de acordo com a condição e a política financeira da empresa. Portanto, você deve definir o orçamento nos estágios iniciais do projeto.

- Planejamento mensal para diferentes recursos e equipes

Os líderes mostram à sua equipe o caminho certo a ser seguido e os ajudam a monitorá-lo para saber se estão indo na direção certa ou não. Portanto, certifique-se de que você está se tornando um líder e ajudando sua equipe a desenvolver um plano para o mês. Desenvolver um gráfico de Gantt seria um ponto positivo, pois ele nos ajuda a definir a frequência das pequenas tarefas que realizamos em uma semana para atingir uma meta. A meta de cada membro da equipe será diferente, de acordo com a natureza da tarefa atribuída pelo gerente de projeto.

- Gerenciamento e controle de tempo

Agora, você pode dividir sua semana em dias e depois em horas, como, por exemplo, em um dia, quanto tempo você passará em

- Observação do local

- Organização de reuniões

- Briefing do projeto

- Análise etc.

O software de gráfico de Gantt para a definição e o acompanhamento do tempo o ajudará a ver se você realizou as tarefas definidas para segunda, terça e quarta-feira.

- Continue verificando e atualizando o plano de recursos de acordo com a necessidade de um projeto

O planejamento de recursos também inclui o desenvolvimento de estratégias para acompanhar o recurso usado e sua parte restante. Se você mantiver o controle e o equilíbrio, saberá melhor se precisa adicionar mais ou remover do seu plano.

- Análise dos resultados do projeto

Então, você sabe o que é planejamento de recursos, mas ele não termina apenas com o planejamento. Ele também leva à análise de seus resultados. Eles o ajudam a desenvolver um relatório final em que você mede sua taxa de sucesso e encontra as principais lacunas que você e sua equipe deixaram e que precisam ser preenchidas com mais proficiência.

- Manter as partes interessadas atualizadas

Do planejamento à execução, você deve atualizar constantemente as partes interessadas para que elas saibam o que você está fazendo e quanto investimento é necessário. Eles podem adicionar ou subtrair as etapas ou os elementos que acharem necessários. Ao fazer isso, eles não poderão culpar você se surgir alguma situação inconveniente. 

Motivos pelos quais precisamos usar o planejamento de recursos.

O planejamento de recursos é tão necessário quanto o oxigênio para respirar, caso contrário, todo esforço e dinheiro serão desperdiçados. Precisamos entender o que é planejamento de recursos e por que precisamos dele.

- Um gerente de projeto pode lidar melhor com os recursos

- Ele seguirá o prazo e será pontual

- Ele não excede o limite orçamentário

- Ele pode projetar e seguir a linha do tempo

- Ele pode lidar com diferenças de capacidade

Observações finais:

Se quiser saber o que é planejamento de recursos, você deve saber qual é seu principal componente e como um gerente de projeto pode planejá-lo e executá-lo. E por que precisamos dele.