Getting Things Done: A arte da produtividade sem estresse, de David Allen

O livro Getting Things Done, de David Allen: The Art of Stress-Free Productivity, de David Allen, mudou a visão da população sobre produtividade e gerenciamento de projetos. O livro apresenta uma estrutura eficaz que visa a aumentar a conscientização das pessoas e das equipes sobre seu trabalho, sua abordagem consciente e seu nível de envolvimento com as tarefas.

Introduzir os métodos GTD no trabalho ou na sua vida diária é uma excelente maneira de melhorar a organização, reduzir o estresse e relaxar. Seja no gerenciamento de projetos que envolvem gráficos de Gantt ou na verificação de tarefas diárias, vamos capturar ferramentas e estratégias eficazes para que você consiga fazer as coisas.

O fluxo de trabalho para fazer as coisas acontecerem

O fluxo de trabalho consiste em cinco estágios principais: Capturar, Esclarecer, Organizar, Refletir e Engajar. Cada uma delas é essencial nos processos de formação de um sistema que levará à produtividade e ajudará a evitar situações estressantes.

Captura

A primeira etapa do fluxo de trabalho do GTD é a Captura. Isso envolve a coleta de todas as tarefas, ideias e compromissos em um sistema confiável. O objetivo é tirar tudo da sua cabeça e colocar em um sistema externo confiável, liberando sua mente do fardo de se lembrar de cada detalhe.

Isso pode ser feito usando várias ferramentas, como cadernos, aplicativos, gráficos de Gantt ou organizadores digitais. Ao reunir tudo em um só lugar, você pode garantir que nenhuma tarefa ou ideia fique esquecida, permitindo que você se concentre na tarefa em questão com a mente limpa.

Esclarecer

Depois que você tiver capturado tudo, a próxima etapa é Esclarecer. Esse estágio envolve o processamento de cada item que você coletou para determinar o que significa e qual ação é necessária. Durante esse processo, você faz a si mesmo perguntas como: "Isso é acionável?" e "Qual é a próxima etapa?"

Se um item for acionável, você define a próxima ação necessária para levá-lo adiante. Se não for, você decide se deve descartá-lo, incubá-lo para consideração futura ou arquivá-lo como material de referência. O esclarecimento ajuda você a ter uma compreensão clara das suas tarefas e de como lidar com elas de forma eficaz.

Organizar

Depois de esclarecer suas tarefas, a próxima etapa é Organizar. Esse estágio envolve a categorização e a priorização de suas tarefas com base no contexto, na urgência e na importância delas. Você pode usar listas, pastas ou ferramentas digitais para organizar suas tarefas em categorias como Próximas ações, Projetos, Esperando e Algum dia/talvez.

Ao organizar suas tarefas, você cria um sistema estruturado que permite acessar e gerenciar rapidamente suas tarefas com base no contexto atual e no tempo disponível. Essa organização ajuda você a manter o foco e garante que você esteja sempre trabalhando nas tarefas mais importantes.

Refletir

O estágio Refletir é crucial para manter a eficácia do GTD no futuro e também no momento atual. Isso implica uma revisão periódica de suas tarefas e projetos e a inserção correta no sistema para aumentar a confiabilidade do feedback. Sugere-se a realização de apresentações semanais em que você faça correções nas suas listas, dependendo do seu desempenho e do conhecimento adicional.

Carinhosamente descrito como o ato de revisar, ele permite que você gerencie seu trabalho, avalie problemas e modifique seus planos, se necessário. Isso faz com que você sempre mantenha o foco e saiba que está progredindo e, ao mesmo tempo, sempre se certifique de que está revisando o plano que definiu.

Engajamento

A última das fases da GTD é o Engajamento. É aqui que você trabalha de acordo com a lista de tarefas que compôs e analisou anteriormente. Portanto, se você for bem organizado e priorizar suas atividades, poderá começar a trabalhar em suas tarefas e não terá dúvidas de que está se concentrando nas coisas mais importantes no momento certo.

Ele se concentra no estágio de execução; é um estágio de "como" fazer. Seguindo os estágios anteriores, você pode executar as tarefas com eficiência e, assim, concluí-las com eficiência e com satisfação.

Principais ferramentas e técnicas

Muitos componentes e princípios do GTD foram criados por David Allen, mas os principais incluem as seguintes ferramentas e técnicas. Assim, cada uma delas é essencial para o planejamento de tarefas de modo que nada passe despercebido.

Na bandeja

A bandeja interna é o ponto de entrada em que todas as informações, tarefas, ideias e compromissos são processados antes de serem classificados e colocados em um local apropriado. É um local onde você acumula tudo o que precisa de sua atenção, funcionando como um repositório. O In-Tray pode ser uma bandeja em sua mesa, um centro de mensagens computadorizado ou, de forma mais prática, um caderno.

O conceito aqui é ter uma área específica onde você possa transferir imediatamente qualquer coisa recebida para uma pilha. No caso do In-Tray, sua liberação e processamento regulares garantem que novas tarefas ou ideias sejam bem gerenciadas sem sobrecarregar a pessoa em questão.

Próximas ações

As próximas ações são os detalhes práticos de como você realizará suas tarefas. Depois de saber o que precisa ser feito, você decompõe cada tarefa em sua próxima ação gerenciável. Isso ajuda a evitar situações em que as tarefas não são muito claras ou em que a quantidade de trabalho é muito grande para ser realizada.

A próxima ação elimina a procrastinação ao enfatizar a próxima ação física mais próxima a ser tomada e, assim, incentivar a pessoa a começar e continuar trabalhando. As próximas ações podem ser categorizadas com base no contexto, por exemplo, no trabalho, em casa e no computador, entre outros. É fácil ver o que você deve fazer, dependendo da posição atual e das ferramentas disponíveis.

Lista de projetos

Essa é simplesmente uma lista que consiste em todos os seus projetos ativos, por isso é conhecida como Lista de Projetos. O GTD explica um projeto como qualquer produto que provavelmente precisará de várias etapas de ação antes de ser concluído. A Lista de Projetos evita que você se esqueça de qualquer tarefa que exija várias etapas e preserva uma visão geral das metas gerais.

Todo projeto deve cumprir sua meta de gerenciamento de projetos e deve haver um conjunto de Próximas Ações conectadas à tarefa em questão. Ao revisar a Lista de Projetos de tempos em tempos, você tem certeza de que está alinhado e pode avançar a maioria dos seus projetos cruciais de forma consistente.

Contextos

Os contextos são a parte da tarefa que é organizada em relação a onde ou como uma determinada tarefa pode ser executada. Você pode recuperar de forma rápida e eficiente quaisquer tarefas pertinentes à sua situação atual com base nos Contextos e executar as tarefas pertinentes na mesma zona.

Os contextos comuns são

• Telefone quando você precisar fazer uma chamada
• Computador quando você precisa digitar algo
• Tarefas para coisas que você precisa fazer fora de casa e do escritório.

Ele ajuda a otimizar o tempo e o esforço usados, simplesmente direcionando seus esforços para o trabalho que se encaixa no contexto determinado.

Lista de algum dia/talvez

A lista Someday/Maybe é um local no qual você pode anotar as ideias, tarefas ou projetos que não são suficientemente desafiadores ou importantes para justificar a implementação no momento atual, mas que valem a pena ser realizados algum dia. Usando essa lista, você pode captar oportunidades de desenvolvimento de negócios sem necessariamente ser pressionado a agir imediatamente.

Olhar para a lista de Algum dia/Meio dia de tempos em tempos permite que você se lembre das ideias que estão em espera e considere quando deseja levá-las para a lista ativa. Isso também dá a você uma sensação de segurança de que seus sonhos futuros estão escritos e selados em um local seguro.

Benefícios de aplicar os ensinamentos do Getting Things Done

Usar o conhecimento do Getting Things Done oferece muitas vantagens, incluindo maior foco, redução do estresse e aumento da produtividade. O registro de todas as tarefas e compromissos em um único lugar limpa a sua mente do cansativo pensamento sobre o que precisa ser feito ou onde você precisa estar.

Isso leva a uma maior produtividade, pois há menos distrações, permitindo que você se concentre no que está fazendo. A abordagem sistemática para dividir e definir atividades minimiza a tensão e a confusão, tornando as tarefas mais compreensíveis. Definir claramente o que precisa ser feito e ter um plano reduz o estresse causado por tarefas e prazos esquecidos.

Além disso, a GTD aumenta a produtividade, dividindo o trabalho em próximas ações gerenciáveis e garantindo a consistência. A manutenção reflexiva e planejada do sistema garante que as suas prioridades estejam alinhadas com os seus objetivos, permitindo que você faça mais com menos tempo e menos problemas.

Conclusão

O livro Getting Thing Done ensina uma técnica que pode alterar significativamente a maneira como você lida com tarefas e projetos. Sua metodologia CCORE garante que você realizará suas tarefas com menos esforço. A metodologia GTD, quando se trata de organização, é muito flexível e pode ser implementada em muitas áreas da vida, incluindo simples listas de tarefas a ferramentas de gerenciamento de projetos, como gráficos de Gantt.

Ansioso por uma produtividade livre de estresse, dê as boas-vindas ao sistema GTD e obtenha mais do que há em você.